Hệ thống quản lý khách sạn (PMS - Property Management System) là hệ thống giúp người quản lý và chủ sở hữu tối ưu hóa các nhiệm vụ hàng ngày của khách sạn, đồng thời tăng lượng đặt phòng trong cả ngắn hạn và dài hạn. Hệ thống này không chỉ giúp nâng cao trải nghiệm của khách từ lúc bắt đầu hành trình đặt phòng đến khi kết thúc mà còn giúp nâng cao trải nghiệm quản lý khách sạn.

Bài viết này sẽ giúp người quản lý hiểu thêm các thông tin cơ bản của hệ thống quản lý khách sạn như các chức năng cần có và các lợi ích khách sạn của bạn nhận được khi sử dụng hệ thống này.

Hệ thống quản lý khách sạn trong ngành khách sạn

Phần mềm quản lý khách sạn PMS cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn cải thiện cách điều hành hoạt động kinh doanh và tối ưu hóa công việc hàng ngày tại khách sạn của mình. PMS là chìa khóa giúp các hoạt động tốn nhiều thời gian được hoàn thành nhanh chóng và nâng cao hiệu suất ví dụ như đối chiếu các dữ liệu quan trọng đến các quy trình được tự động hóa. Từ đó, bạn có thể tập trung vào các hoạt động quan trọng hơn tại khách sạn.

Mỗi một khách sạn sẽ cần một hệ thống PMS với các chức năng khác nhau. Tuy nhiên, việc tìm kiếm một hệ thống phù hợp có thể sẽ khiến bạn gặp khó khăn vì sự đa dạng của các chức năng, bạn cần biết khách sạn của mình cần gì và đưa ra các lựa chọn phù hợp.

Lợi ích của hệ thống quản lý khách sạn

Hệ thống quản lý khách sạn có thể giúp bạn đẩy nhanh tốc độ của các công việc bằng cách tự động hóa, giúp khách có những trải nghiệm tốt hơn khi lưu trú tại khách sạn. Dưới đây là những lợi ích mà khách sạn có thể nhận lại được khi triển khai một hệ thống PMS phù hợp:

Giảm thời gian dành cho công việc hành chính

Hệ thống quản lý khách sạn phù hợp sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc, giảm thời gian dành cho các công việc quản trị viên thông thường, cho phép bạn dành nhiều thời gian tập trung vào bức tranh toàn cảnh hoạt động tại khách sạn. Hệ thống cũng sẽ gợi ý cho bạn về cách giữ chân nhân viên, tăng sự hài lòng và năng suất trong công việc.

Tăng sự xuất hiện trực tuyến khách sạn của bạn

Phần mềm quản lý được tích hợp với trình tạo trang website cho phép bạn chấp nhận đặt chỗ trực tuyến và phát triển trang website thân thiện với người dùng. Điều này giúp tăng khả năng hiện thị website khách sạn khi khách tìm kiếm trên các công cụ tìm kiếm.

Xây dựng mối quan hệ với khách

Phát triển mối quan hệ tốt hơn với phân khúc thị trường mục tiêu của khách sạn. Những vị khách đã lưu trú tại khách sạn một vài lần sẽ đánh giá cao trải nghiệm được cải thiện này. Phần mềm quản lý khách sạn không chỉ mang lại lợi ích cho khách quay lại mà còn giúp khách sạn tiếp cận các thị trường mới.

Quản lý phân phối khách sạn

Với hệ thống PMS được tích hợp với công cụ quản lý kênh (CMS - Channel Manager), giúp khách sạn có thể quảng cáo trên nhiều kênh trong khi vẫn duy trì mức giá ngang bằng. Từ các kênh OTA, GDS (Global Distribution System) đến các trang siêu tìm kiếm, bạn sẽ có thể cung cấp ngay thông tin đặt chỗ theo thời gian thực cho các đại lý giúp thúc đẩy việc đặt phòng.

Tối ưu hóa doanh thu khách sạn

Bằng cách sử dụng các công cụ định giá cho phép khách sạn tạo chiến lược định giá phòng linh hoạt, người quản lý hoặc chủ sở hữu có thể tối đa hóa doanh thu trên mỗi phòng tại bất kỳ thời điểm nào. Định giá phòng phù hợp là chìa khóa đạt được nhiều lượt đặt phòng hơn đối thủ và việc có sẵn những công cụ này có thể giúp ích đáng kể cho chiến lược quản lý doanh thu của khách sạn.

Tăng đặt phòng

Hệ thống quản lý khách sạn giúp bạn quản lý các đặt phòng đến từ nhiều kênh khác nhau như OTA hay website nhờ vào việc tích hợp với hệ thống quản lý kênh (CMS - Channel Manager). Kết hợp với hệ thống quản lý doanh thu (RMS - Revenue Management System) giúp bạn có các mức giá hợp lý vào các thời điểm khách đặt phòng. Qua đó, khách sạn có khả năng tăng tỷ lệ đặt phòng thành công thông qua việc xuất hiện ở đúng kênh khách tìm kiếm với mức giá phù hợp mà họ mong muốn.

Các chức năng thường có của hệ thống quản lý khách sạn

Hệ thống quản lý khách sạn rất quan trọng đối với các chuỗi khách sạn cũng như các khách sạn độc lập. Có một số chức năng hệ thống này có thể cung cấp như:

Đặt phòng

Hệ thống quản lý khách sạn giúp khách sạn quản lý hiệu quả các đặt phòng bằng cách tự động hóa quy trình. Nó cho phép khách sạn tập trung hơn vào việc tương tác với khách hàng. PMS cũng giảm khả năng đặt trước quá nhiều phòng (overbook), trực tiếp cải thiện trải nghiệm của khách.

Và với việc khách du lịch ngày nay có xu hướng đặt phòng trực tuyến hơn là gọi điện hoặc đặt qua đại lý du lịch, quản lý khách sạn cần xem xét cả đặt chỗ trực tiếp và đặt chỗ của bên thứ ba. Điều này sẽ giúp khách sạn tối đa hóa doanh thu được tạo ra trên mỗi lượt đặt phòng. Hãy xem xét phần mềm tích hợp với công cụ đặt phòng trực tuyến.

Hoạt động lễ tân

Chức năng này sẽ cho phép người quản lý lễ tân xem và cập nhật việc đặt phòng, kiểm tra khách đến và rời đi, xử lý các thanh toán một cách nhanh chóng. Thông qua chức năng của hệ thống, các quy trình được vận hành suôn sẻ đảm bảo khách hài lòng khi vừa tới khách sạn của bạn. Đồng thời nhân viên cũng có nhiều thời gian để xử lý, hỗ trợ các vấn đề khác của khách.

Và đừng quên khách thường muốn có một trải nghiệm liền mạch và công nghệ là yếu tố then chốt giúp bạn thực hiện điều đó. Bạn có thể xem thêm 4 lợi ích khi triển khai nhận phòng không tiếp xúc tại đây.

Quản lý kênh

Quản lý kênh CMS là một công cụ kết nối giữa khách sạn và các kênh OTA giúp kiểm soát tình trạng phòng trống và giá trên nhiều kênh phân phối online. CMS thường được tích hợp vào PMS, cho phép bạn tạo và thực hiện chiến lược phân phối kênh đa dạng để liên tục thúc đẩy lượng đặt phòng. Tạo mối quan hệ tốt với các đối tác như các đại lý du lịch OTA, GDS là cần thiết để tồn tại trong môi trường cạnh tranh này.

Quản lý doanh thu

Hệ thống quản lý doanh thu (RMS - Revenue Management System) giúp người quản lý khách sạn hiểu cách điều chỉnh và cải tiến các quy trình để đạt được kết quả tốt hơn và tối ưu hóa tài chính. Các chỉ số quản lý chính như công suất phòng, doanh thu trên mỗi phòng có sẵn (RevPAR) và tổng lợi nhuận hoạt động trên mỗi phòng có sẵn (GOPAR) đều là những thước đo giúp cải thiện chiến lược giá để bán được nhiều phòng hơn với tỷ lệ tối ưu nhất.

Tích hợp dữ liệu khách hàng và CRM

Việc thu thập và sắp xếp dữ liệu về khách là rất quan trọng đối với bất kỳ chủ khách sạn nào. Hệ thống đặt phòng trung tâm (CRM - Central Reservation System) cần tích hợp với bộ phận lễ tân và hệ thống đặt phòng để đối chiếu tất cả dữ liệu về khách đến từ các nguồn. Sau đó, hệ thống sẽ cung cấp cơ sở dữ liệu cho người quản lý giúp khách sạn giữ liên lạc với khách trong và sau thời gian lưu trú. Hành động này giúp các chiến dịch tiếp thị trong tương lai của khách sạn dễ triển khai hơn nhờ vào việc lưu trữ các thông tin khách hàng trước đó. Khách sạn có thể thu thập các phản hồi hoặc chia sẻ các chương trình khuyến mãi đến các khách hàng đăng ký chương trình thành viên.

Dịch vụ dọn phòng

Chức năng dọn phòng trong hệ thống PMS có thể kết nối với hệ thống lễ tân. Chức năng chính của dọn phòng như quản lý tình trạng phòng, phân công nhân viên buồng phòng... Nếu khách sạn đang sử dụng phần mềm PMS dựa trên đám mây, lễ tân chỉ cần cập nhật trạng thái công việc trên hệ thống và nhân viên buồng phòng có thể nhanh chóng nhận được thông tin phòng cần dọn dẹp.

Hệ thống điểm bán hàng

Chức năng điểm bán hàng giúp cho các dữ liệu tài chính của khách sạn được an toàn hơn khi được lưu trữ thông tin tại một nơi. Khi lưu trú tại khách sạn, khách có thể sử dụng nhiều dịch vụ khác nhau như nhà hàng, spa,... và điểm bán hàng giúp khách sạn thu thập và xử lý các thông tin giao dịch từ nhiều nguồn khác nhau.

Ngoài xử lý thanh toán tự động, hệ thống điểm bán hàng có thể hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, tạo báo cáo hoạt động bán hàng và lưu trữ dữ liệu tài chính.

Tùy chọn hóa đơn và thanh toán

Khi hệ thống PMS khách sạn tích hợp với hệ thống thanh toán, khách hàng sẽ được hưởng lợi từ việc thanh toán nhanh hơn, giảm sai sót và có nhiều tùy chọn hơn cho quy trình thanh toán tự động. Điều này không chỉ có lợi cho khách hàng mà còn có thể mang lại hiệu quả cho nhân viên khách sạn của bạn. Các hệ thống thanh toán này được thiết kế để xử lý thanh toán bằng thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng tại quầy lễ tân, thanh toán trực tuyến và có thể tự động tạo hóa đơn cho khách hàng.

Báo cáo hiệu suất

Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu là chìa khóa để hiểu và nâng cao hiệu quả kinh doanh của khách sạn. Báo cáo và phân tích cho phép bạn xem xét các quy trình hiện tại, xác định những gì đang hoạt động tốt và những gì cần cải thiện. Một số báo cáo tiêu chuẩn có trong PMS như báo cáo hàng ngày, báo cáo tỷ lệ sử dụng phòng, doanh thu trên mỗi phòng trống,...

Xem thêm 9 chức năng cần có của hệ thống quản lý tài sản khách sạn PMS.

Kết luận

Hệ thống quản lý khách sạn là công cụ kinh doanh thiết yếu cho bất kỳ khách sạn nào. Công nghệ thúc đẩy mọi việc chúng ta làm trong cuộc sống hàng ngày. Do đó, việc sở hữu phần mềm PMS hàng đầu có thể nâng cao đáng kể hiệu suất kinh doanh của khách sạn.

Bằng cách nâng cấp hệ thống PMS, bạn có thể cập nhật các xu hướng công nghệ mới nhất và đáp ứng được các nhu cầu của khách. Ví dụ như các tùy chọn thanh toán linh hoạt hoặc nhận phòng không tiếp xúc là một trong các nhu cầu mà khách sạn đang hướng tới để đáp ứng được mong muốn của khách.