Ngày nay, có nhiều kênh phân phối phòng khác nhau, phần lớn khách hàng thường đặt qua các OTA như Airbnb, Booking.com, hay Traveloka. Việc quản lý phòng trống, điều chỉnh giá và đồng bộ lịch đặt phòng giữa các kênh này có thể trở nên rất tốn thời gian, đặc biệt khi bạn phải quản lý nhiều OTA cùng lúc.

Một số chủ homestay, khách sạn thậm chí sử dụng hơn 10 kênh OTA khác nhau. Đa dạng kênh phân phối không chỉ giúp tăng khả năng tìm thấy homestay của bạn trên internet mà còn nâng cao uy tín của bạn.

Để quản lý hiệu quả nhiều kênh OTA cùng lúc, phần mềm quản lý kênh (CMS) trở thành công cụ không thể thiếu, giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý và vận hành cơ sở lưu trú của mình một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Phần mềm quản lý kênh bán phòng là gì?

Phần mềm quản lý kênh bán phòng (Channel Management System - CMS), được hiểu là phần mềm giúp quản lý, phân phối phòng và giá phòng trên nhiều kênh bán phòng trực tuyến khác nhau. Đây là công cụ quan trọng giúp đảm bảo rằng thông tin về phòng trống và giá cả luôn được cập nhật trên tất cả các kênh một cách nhất quán.

Xem thêm: Xu hướng sử dụng giải pháp công nghệ thông minh khi vận hành Khách Sạn

Phần mềm CMS dành cho ai?

Không chỉ dành riêng cho khách sạn mà mọi loại hình lưu trú từ resort, homestay, airbnb, motel,... đều có thể sử dụng CMS. Nếu cơ sở lưu trú của bạn phân phối phòng qua nhiều kênh OTA khác nhau, bạn chắc chắn sẽ cần sử dụng đến hệ thống quản lý kênh bán phòng. CMS giúp tiết kiệm thời gian, tránh các tình trạng overbook hay trùng lặp lịch đặt phòng.

Những chức năng cần có của phần mềm CMS

Quản lý giá phòng 

Giá phòng là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến quyết định đặt phòng của du khách và doanh thu của cơ sở lưu trú. Tuy nhiên, việc quản lý giá phòng trên nhiều kênh OTA khác nhau một cách thủ công là điều vô cùng tốn kém thời gian và tiềm ẩn nhiều sai sót.

CMS hoàn toàn có thể giải quyết được bài toán khó đó. Chỉ với một vài thao tác đơn giản hệ thống đã có thể tự động cập nhật giá phòng theo thời gian thực trên mọi kênh OTA, đảm bảo giá phòng luôn được đồng nhất và chính xác.

Dựa trên dữ liệu thị trường, nhu cầu đặt phòng, cạnh tranh và các yếu tố khác, CMS giúp bạn đưa ra chiến lược giá phòng hiệu quả, tối ưu hóa doanh thu và lợi nhuận. Bên cạnh đó, hệ thống cũng cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu quả của các chiến lược giá phòng, dựa trên những phân tích này các chủ nhà có thể điều chỉnh chiến lược giá cả phù hợp.

Hình ảnh quản lý giá và số lượng phòng của GoHost CMS

Quản lý số lượng phòng trống trên các OTA

Quản lý số lượng phòng trống và đồng bộ số lượng này lên các OTA là một trong những tính năng chính của một CMS.

Hãy tưởng tượng bạn đang quản lý một khách sạn với hơn 20 phòng, và các phòng này được đăng bán qua 10 kênh OTA khác nhau. Khi cần bảo trì một vài phòng hoặc dành một số lượng phòng cho các đoàn khách đặt trước từ các đơn vị du lịch, bạn phải cập nhật thông tin trên tất cả 10 kênh OTA để đảm bảo số lượng phòng trống được hiển thị chính xác.

Việc này không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót. Đó là lý do tại sao việc sử dụng phần mềm quản lý kênh (CMS) là cần thiết để tự động hóa và đồng bộ hóa thông tin trên tất cả các kênh, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro.

Đồng bộ lịch đặt phòng tránh overbook

CMS sẽ kết nối với tất cả các kênh OTA mà bạn sử dụng và tự động đồng bộ lịch đặt phòng theo thời gian thực. Việc này sẽ giúp bạn tránh trình trạng overbook.

Mọi thay đổi về lịch đặt phòng trên bất kỳ kênh OTA nào đều được tự động cập nhật lên hệ thống của CMS. Bạn có thể nắm bắt thông tin về trình trạng đặt phòng và lịch phòng trống của bạn theo thời gian thực.

Xem thêm: Tránh overbooking khi kinh doanh Homestay

Lợi ích của phần mềm CMS

Tính nhất quán 

Mỗi kênh OTA đều có cách sử dụng riêng, để thành thạo với từng công cụ và chức năng sẽ cần một khoảng thời gian dài. Với CMS, bạn chỉ cần sử dụng một cổng thông tin duy nhất đã có thể quản lý toàn bộ hoạt động bán phòng trên nhiều nền tảng khác nhau.

Chỉ cần cập nhật giá và tình trạng phòng thì mọi thay đổi sẽ được phân phối khắp các kênh còn lại. Điều này giúp giảm xung đột giữa các kênh tránh nguy cơ overbook, đồng thời khuyến khích khách đặt phòng qua kênh mà họ ưa thích.

Khi khách hàng nhìn thấy giá phòng nhất quán, họ sẽ cảm thấy thoải mái khi đặt phòng với mức giá hợp lý và luôn được cập nhật. Đây được xem là lợi ích lớn mà CMS mang đến cho trải nghiệm khách hàng.

Tiết kiệm thời gian 

Khi sử dụng CMS, chủ nhà sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian. Thay vì phải cập nhật giá và tình trạng phòng trên từng kênh OTA một cách độc lập, chỉ cần thực hiện điều này một lần trên hệ thống duy nhất, mọi thông tin sẽ tự động đồng bộ trên các kênh khác.

Loại bỏ hoàn toàn việc phải thủ công nhập liệu nhiều lần và tránh tình trạng đặt phòng trùng lặp. Nhân viên không còn phải bận rộn với việc kiểm tra và điều chỉnh từng kênh một, mà thay vào đó có thể dành thời gian cho các công việc quản lý và phục vụ khách hàng, từ đó cải thiện hiệu quả công việc và trải nghiệm của khách hàng.

Tối ưu hoá doanh thu

Doanh thu là mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành lưu trú. Việc áp dụng các giải pháp quản lý hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa doanh thu và gia tăng lợi nhuận.

CMS giúp giảm thiểu tình trạng overbook, từ đó giảm chi phí liên quan và bảo vệ uy tín cho khách sạn tránh những đánh giá tiêu cực. Đa dạng các chiến lược giá phòng như giá theo mùa, theo ngày trong tuần, theo loại phòng, theo đối tượng khách hàng,... giúp cơ sở lưu trú  thu hút khách hàng hiệu quả và tối đa hóa lợi nhuận.

Ngoài ra, hệ thống quản lý kênh bán phòng tốt sẽ kết nối cơ sở lưu trú của bạn với các khách hàng mới, mang đến những cơ hội tiếp cận mới, giúp gia tăng tỷ lệ lấp đầy phòng.

Xem thêm: 6 Lợi ích của hệ thống PMS (Property Management System) đối với Khách Sạn

Kết luận

Quản lý kênh bán phòng hiệu quả là yếu tố then chốt giúp tối ưu hóa doanh thu, tiết kiệm thời gian cho cơ sở lưu trú của bạn. Với những thông tin được chia sẻ trong bài viết, hy vọng bạn đã có cái nhìn toàn diện về lợi ích và tầm quan trọng của CMS trong ngành lưu trú. Hãy cùng GoHost tiếp tục khám phá những chủ đề hữu ích khác để nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển cơ sở lưu trú của bạn!