Khi quyết định chọn phần mềm quản lý kênh bán phòng (channel manager) cho khách sạn của bạn, bạn sẽ phải lựa chọn giữa hai loại giải pháp chính: phần mềm quản lý độc lập và phần mềm tích hợp toàn diện. Mỗi loại phần mềm này đều có những ưu điểm và hạn chế riêng và sự lựa chọn của bạn sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể cũng như mục tiêu quản lý của khách sạn.
Trong bài viết dưới đây, GoHost sẽ cùng bạn khám phá sâu hơn về hai loại phần mềm này, giúp bạn hiểu rõ hơn về các lợi ích và hạn chế của từng loại, từ đó đưa ra lựa chọn phù hợp nhất cho khách sạn của bạn.
Phần mềm CMS độc lập
Định nghĩa
Phần mềm CMS độc lập là một giải pháp chuyên biệt, được thiết kế riêng để quản lý và điều phối các hoạt động liên quan đến kênh bán phòng của khách sạn. Channel manager này hoạt động như một công cụ riêng biệt, tập trung vào việc đồng bộ hóa thông tin phòng trống, giá cả và các chính sách đặt phòng trên nhiều nền tảng OTA (Online Travel Agency) khác nhau.
CMS độc lập không tích hợp sâu với các hệ thống khác của khách sạn như PMS, booking engine hay GDS, do đó, việc quản lý dữ liệu và các quy trình liên quan thường đòi hỏi sự can thiệp thủ công nhiều hơn.
Tính năng
Một số tính năng cơ bản mà một phần mềm channel manager độc lập cung cấp bao gồm:
Quản lý giá phòng:
Định giá linh hoạt: CMS độc lập cho phép bạn thiết lập các mức giá khác nhau cho từng loại phòng, từng mùa, thậm chí là cho từng kênh bán hàng khác nhau. Ví dụ: Bạn có thể đặt giá cao hơn cho các phòng có view đẹp vào mùa cao điểm, hoặc giảm giá cho các đặt phòng dài ngày.
Đồng bộ hóa giá: Hệ thống tự động cập nhật giá phòng trên tất cả các kênh phân phối, đảm bảo sự nhất quán và tránh tình trạng giá cả chênh lệch.
Quản lý phòng trống:
Cập nhật thời gian thực: Hệ thống luôn cập nhật số lượng phòng trống trên tất cả các kênh, giúp tránh tình trạng overbooking.
Quản lý phòng bảo trì: Hệ thống cho phép bạn khóa phòng đang bảo trì để tránh tình trạng khách hàng đặt phòng nhầm.
Đồng bộ dữ liệu:
Đồng bộ hai chiều: Dữ liệu về phòng trống, giá cả, đặt phòng được đồng bộ hóa tự động giữa CMS và các kênh OTAs.
Kết nối với nhiều kênh: CMS độc lập có thể kết nối với hầu hết các OTA lớn như Agoda, Booking.com, Traveloka,...
Cập nhật dữ liệu nhanh chóng: Việc cập nhật dữ liệu diễn ra nhanh chóng, đảm bảo thông tin luôn chính xác.
Báo cáo doanh thu:
Báo cáo chi tiết: Hệ thống cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu, tỷ lệ lấp đầy, hiệu suất của từng kênh, giúp bạn đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Phân tích dữ liệu: Bạn có thể phân tích dữ liệu để tìm ra các xu hướng, xác định kênh OTA hiệu quả và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.
Tùy chỉnh báo cáo: Bạn có thể tùy chỉnh các báo cáo theo nhu cầu của mình để theo dõi các chỉ số quan trọng.
Ưu điểm
Dễ triển khai: Quá trình cài đặt và sử dụng thường đơn giản hơn so với các hệ thống tích hợp.
Tùy chỉnh cao: Bạn có thể tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu riêng của khách sạn.
Nhược điểm:
Tích hợp hạn chế: Việc kết nối với các hệ thống khác có thể phức tạp và đòi hỏi thêm chi phí.
Quản lý dữ liệu riêng lẻ: Dữ liệu khách hàng, đặt phòng,... thường được quản lý riêng biệt, gây khó khăn trong việc phân tích và đưa ra quyết định.
Nếu bạn muốn biết thêm về lợi ích của phần mềm CMS, tham khảo ngay bài viết: 10 Lợi ích vàng của Channel Manager (CMS) trong quản lý khách sạn
Phần mềm CMS tích hợp toàn diện
Định nghĩa
CMS tích hợp toàn diện là một nền tảng phần mềm được thiết kế để kết nối và đồng bộ hóa thông tin giữa các hệ thống khác nhau của khách sạn, tạo thành một hệ sinh thái quản lý thống nhất. Ngoài việc quản lý kênh bán phòng, CMS tích hợp còn liên kết chặt chẽ với các hệ thống như: PMS, booking engine, GDS,...
Với sự tích hợp toàn diện này, các nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi tình trạng phòng đến thông về khách hàng, từ đó có thể mang đến hiệu quả vận hành khách sạn tốt hơn.
Tham khảo: Phân biệt PMS, Channel Manager, Booking Engine và OTA trong quản lý khách sạn
Tính năng
Bên cạnh các tính năng cơ bản giống CMS độc lập, CMS tích hợp toàn diện có một số tính năng mở rộng:
Quản lý đặt phòng trực tiếp: Tích hợp với Booking Engine, hệ thống cho phép khách sạn nhận đặt phòng trực tiếp từ website, tránh phụ thuộc vào các kênh OTA (Online Travel Agencies), tối ưu lợi nhuận và giảm chi phí hoa hồng.
Quản lý khách hàng: Nhờ tích hợp với PMS, hệ thống CMS cho phép lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin khách hàng một cách chi tiết. Giúp khách sạn không chỉ nắm rõ lịch sử lưu trú, yêu cầu đặc biệt mà còn dễ dàng cá nhân hóa trải nghiệm dịch vụ, tạo ra các chương trình ưu đãi phù hợp và thực hiện chăm sóc khách hàng hiệu quả, nâng cao sự hài lòng và trung thành của họ.
Tạo báo cáo chi tiết: Khi kết nối với các hệ thống PMS và GDS (Global Distribution System), CMS sẽ cung cấp báo cáo chi tiết về tỷ lệ lấp đầy phòng, doanh thu, hành vi của khách hàng và hiệu suất của từng kênh bán phòng.
Đồng bộ hóa dữ liệu: Nhờ tích hợp với GDS và PMS, CMS đảm bảo thông tin phòng trống được cập nhật chính xác trên tất cả các kênh phân phối, giúp tránh tình trạng overbooking hoặc nhầm lẫn về tình trạng phòng.
Tự động hóa quy trình: Tích hợp giữa CMS và PMS giúp tự động hóa các quy trình quản lý phòng, từ việc nhận phòng, thanh toán, đến cập nhật trạng thái phòng, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên.
Ưu điểm
Tích hợp liền mạch: Dữ liệu được đồng bộ hóa giữa các hệ thống, giúp bạn quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả.
Tự động hóa quy trình: Nhiều tác vụ được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi.
Nhược điểm
Chi phí cao: Chi phí đầu tư ban đầu thường cao hơn so với CMS độc lập.
Độ phức tạp: Hệ thống tích hợp có thể phức tạp hơn và đòi hỏi thời gian để làm quen.
So sánh CMS độc lập và toàn diện
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa CMS độc lập và CMS tích hợp toàn diện nhằm giúp bạn đọc dễ dàng nắm bắt sự khác biệt rõ ràng giữa hai giải pháp, từ đó có thể đưa ra quyết định phù hợp với nhu cầu quản lý khách sạn của mình:
Tích hợp | Độc lập | |
Thông tin tập trung | Tập trung các hoạt động và phân phối vào một hệ thống duy nhất. | Yêu cầu chuyển đổi giữa các hệ thống để quản lý hoạt động. |
Xung đột dữ liệu | Loại bỏ sự chậm trễ, sai sót khi đồng bộ hoá dữ liệu. | Có thể gặp phải sự chậm trễ trong đồng bộ dữ liệu, dẫn đến lỗi. |
Phân phối và marketing | Đồng bộ hóa dữ liệu phân phối và marketing (hình ảnh, bảng giá,...) | Phải thực hiện thủ công để đảm bảo tính nhất quán giữa các kênh. |
Quản lý doanh thu | Đồng bộ giá cả nhanh chóng, liền mạch trên tất cả các kênh | Phải đăng nhập vào từng hệ thống riêng biệt để thay đổi giá cả. |
Trải nghiệm người dùng | Chỉ cần học và sử dụng một hệ thống duy nhất, giúp đơn giản hóa quy trình đào tạo và tối ưu hóa hoạt động hàng ngày. | Nhiều hệ thống mất nhiều thời gian hơn để học và dẫn đến lãng phí thời gian. |
Cập nhật tình trạng phòng | Một nhóm duy nhất để áp dụng cập nhật. | Cần hai nhóm để áp dụng thay đổi. |
Hỗ trợ từ nhà cung cấp | Chỉ cần liên hệ một nhà phân phối duy nhất đã có thể hỗ trợ mọi vấn đề. | Phải làm việc với nhiều nhà cung cấp, gây mất thời gian. |
Tham khảo bài viết: Tiêu chí chọn phần mềm Channel Manager (CMS) phù hợp với khách sạn
Kết luận
Việc lựa chọn CMS độc lập hay tích hợp toàn diện phụ thuộc vào quy mô, nhu cầu và ngân sách của từng khách sạn. Qua bài viết này, GoHost hy vọng sẽ giúp các chủ khách sạn hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa các loại phần mềm CMS và đưa ra lựa chọn phù hợp nhất để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
