Quy trình check-in tại khách sạn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên ấn tượng đầu tiên cho khách hàng. Một quy trình được thiết kế chuyên nghiệp và hiệu quả không chỉ mang lại sự hài lòng cho khách mà còn giúp đội ngũ nhân viên hoạt động mượt mà hơn.

Bằng cách nắm rõ từng bước trong quy trình check-in và phối hợp trôi chảy giữa các bộ phận, khách sạn có thể mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Trong bài viết blog này, GoHost sẽ giúp bạn tìm hiểu sâu hơn về quy trình check-in khách sạn. Từ những khái niệm cơ bản như check-in là gì, quy trình diễn ra ra sao, đến những công nghệ và xu hướng check-in  mới nhất.

Check-in khách sạn là gì?

Check-in khách sạn là quy trình tiếp đón và hướng dẫn khách hàng hoàn tất các thủ tục cần thiết để bắt đầu lưu trú tại khách sạn. Thông qua quá trình này, khách hàng sẽ được cung cấp chìa khóa phòng, thông tin về các dịch vụ của khách sạn và những hỗ trợ cần thiết.

Check-in không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là cơ hội để khách hàng cảm nhận được sự chuyên nghiệp và sự ấm áp của đội ngũ nhân viên, từ đó tạo nên ấn tượng tốt đẹp với khách sạn ngay từ đầu.

Tham khảo: Tối ưu nghiệp vụ nhận và trả phòng (check-in/check-out) Khách Sạn

Quy trình nhận phòng diễn ra như thế nào?

Dù đã tồn tại từ lâu, quy trình nhận phòng khách sạn vẫn duy trì sự hiệu quả trong việc phục vụ khách. Quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:

• Khách đến khách sạn và được nhân viên lễ tân chào đón, hướng dẫn quy trình nhận phòng.

• Nhân viên lễ tân xác nhận danh tính khách và kiểm tra thông tin đặt phòng.

• Nhân viên lễ tân cung cấp thông tin về các dịch vụ, tiện nghi và quy định của khách sạn.

• Khách được thông báo về các tiện ích và quy định chung của khách sạn, đồng thời hội đặt câu hỏi nếu cần.

• Khách nhận chìa khóa hoặc thẻ phòng từ lễ tân.

• Hành lý của khách được đưa lên phòng, có thể do nhân viên khách sạn hoặc chính khách thực hiện.

• Khách vào phòng và làm quen với không gian, bắt đầu lưu trú tại khách sạn.

Một quy trình nhận phòng được thực hiện chuyên nghiệp, nhanh chóng và thân thiện sẽ mang đến cho khách hàng cảm giác được chào đón và hài lòng ngay từ những giây phút đầu tiên.

Qua đó, khách hàng sẽ hình thành những kỳ vọng nhất định về chất lượng dịch vụ, tiện nghi và không gian của khách sạn. Nếu những kỳ vọng này được đáp ứng, khách hàng sẽ có một kỳ nghỉ thật sự thoải mái và đáng nhớ.

Ngoài việc tạo ấn tượng ban đầu, quy trình nhận phòng còn đóng vai trò cung cấp thông tin cần thiết cho khách hàng. Nhân viên lễ tân sẽ giới thiệu về các dịch vụ, tiện nghi và quy định của khách sạn, giúp khách hàng nắm rõ những gì mà khách sạn có thể cung cấp và cách sử dụng các dịch vụ đó.

Đồng thời, nhân viên lễ tân cũng sẽ sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng, từ những câu hỏi đơn giản về phòng nghỉ cho đến những thông tin chi tiết về địa điểm ăn uống, vui chơi giải trí.

Cải thiện hoạt động quầy lễ tân khách sạn 

Lễ tân từ lâu đã trở thành biểu tượng của ngành khách sạn, là bộ phận quen thuộc của du khách khi đến lưu trú. Tuy nhiên, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, vai trò của bộ phận lễ tân cũng dần thay đổi. Nhiều người đặt câu hỏi liệu rằng trong tương lai, bộ phận lễ tân có còn giữ được vị trí trung tâm như hiện nay hay không?

Một trong những lý do khiến người ta đặt ra câu hỏi này là do sự xuất hiện của các hệ thống self check-in hay check-in contactless, nơi khách hàng đến khách sạn và tự làm thủ tục check-in mà không cần tiếp xúc với nhân viên lễ tân.. Việc tự động hóa quy trình nhận phòng không chỉ giúp giảm chi phí nhân công mà còn mang đến sự tiện lợi cho khách hàng khi họ hoàn toàn có thể tự hoàn tất thủ tục nhận phòng.

Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích, việc loại bỏ hoàn toàn quầy lễ tân cũng đặt ra nhiều thách thức.Nhiều khách hàng, đặc biệt là những người vừa trải qua một chuyến đi dài, thường cảm thấy mệt mỏi và muốn được tương tác trực tiếp với nhân viên để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn.

Việc làm thủ tục tự nhận phòng có thể khiến khách hàng cảm thấy thiếu sự quan tâm. Bên cạnh đó, nhân viên lễ tân sẽ không có cơ hội giới thiệu sản phẩm dịch vụ của khách sạn nhằm thúc đẩy doanh thu.

Một vấn đề khác nữa là việc tập trung quá nhiều vào làm thủ tục tự check-in có thể dẫn đến tình trạng quá tải tại bàn lễ tân trong những khung giờ cao điểm, gây ra sự chậm trễ và làm giảm trải nghiệm của khách hàng.

Từ thực tế đó có thể thấy, việc loại bỏ hoàn toàn bộ phận lễ tân cũng không phải là giải pháp tối ưu. Khách hàng vẫn mong muốn có những tương tác trực tiếp với nhân viên để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn. Việc nắm được mục đích chuyến đi của khách hàng sẽ giúp nhân viên lễ tân có thể cung cấp những dịch vụ phù hợp và cá nhân hóa hơn.

Một giải pháp cân bằng có thể là việc kết hợp giữa làm thủ tục trực tuyến và quầy lễ tân có nhân viên trực. Khách hàng có thể lựa chọn cách thức check-in phù hợp với nhu cầu của mình. Đồng thời, khách sạn vẫn có thể cung cấp sự hỗ trợ trực tiếp cho những khách hàng cần đến.

Việc lắp đặt các kiosk tự phục vụ cũng là một giải pháp đáng cân nhắc. Khách hàng có thể tự mình làm thủ tục nhận phòng tại các kiosk này mà không cần phải xếp hàng chờ đợi. Nhân viên lễ tân vẫn có mặt để hỗ trợ khi khách hàng gặp khó khăn.

Tóm lại, bộ phận lễ tân vẫn sẽ giữ vai trò quan trọng trong ngành khách sạn, nhưng vai trò này sẽ thay đổi theo thời gian. Việc kết hợp giữa công nghệ và dịch vụ khách hàng truyền thống sẽ giúp khách sạn đáp ứng tốt hơn nhu cầu đa dạng của khách hàng và tạo ra những trải nghiệm lưu trú đáng nhớ.

Xu hướng công nghệ check-in trong khách sạn  

Để khách hàng luôn cảm thấy hài lòng, việc nắm bắt và áp dụng những xu hướng mới trong quy trình đón tiếp là điều vô cùng quan trọng. Hãy cùng thảo luận thêm về những xu hướng mới này ngay phần bên dưới:

Kiosk check-in tự động 

Như đã đề cập, kiosk tự phục vụ đang trở thành một xu hướng không thể bỏ qua trong ngành khách sạn. Với kiosk, khách hàng hoàn toàn chủ động trong việc quản lý quá trình nhận và trả phòng, bất kể thời gian. Sự linh hoạt này không chỉ đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng mà còn giúp khách sạn tối ưu hóa quy trình vận hành.

Check-in bằng điện thoại thông minh

Ứng dụng công nghệ check-in bằng điện thoại thông minh đã trở thành một công cụ hữu ích để nâng cao trải nghiệm khách hàng. Từ trước khi đến, xuyên suốt kỳ nghỉ và cả sau khi rời đi, khách hàng luôn được kết nối và cảm thấy được quan tâm. Ứng dụng không chỉ đáp ứng các yêu cầu cơ bản như gọi khăn, gọi phòng mà còn đơn giản hóa quá trình nhận và trả phòng.

Khám phá thêm: Xu hướng về công nghệ trong ngành dịch vụ lưu trú du lịch

Giao tiếp cá nhân hoá thông minh

Gửi email xác nhận trước khi khách đến là một cách tuyệt vời để tạo dựng lòng tin ở họ. Khách hàng sẽ cảm thấy yên tâm, chuẩn bị kỹ lưỡng cho chuyến đi và háo hức được trải nghiệm dịch vụ của bạn. Có hai loại email chính mà khách sạn nên gửi:

• Email xác nhận đặt phòng: Đây là email tự động được gửi ngay sau khi khách hoàn tất đặt phòng. Email này đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận lại thông tin đặt phòng, đảm bảo với khách hàng về sự an toàn của thông tin cá nhân và thanh toán.

• Email chào mừng: Email này được gửi sau đó một ngày với tông giọng thân thiện và cá nhân hóa. Hãy tận dụng cơ hội này để gửi lời chào mừng chân thành, cảm ơn khách hàng đã lựa chọn dịch vụ của bạn và gợi ý thêm các dịch vụ hấp dẫn khác. Việc gửi email chào mừng sẽ giúp khách hàng cảm thấy được quan tâm và mong chờ chuyến đi hơn.

Viết thư chào mừng là một trong những cách hiệu quả để tạo ấn tượng đầu tiên với khách hàng. Một lá thư chào mừng được chuẩn bị tỉ mỉ, chỉn chu không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp khách cảm thấy được tôn trọng và chào đón ngay từ khi đặt chân đến khách sạn. Tham khảo ngay bài viết: Hướng dẫn viết Thư chào mừng - Welcome letter cho Khách sạn, Homestay

Giao tiếp tự động

Việc sử dụng chatbot, trợ lý ảo hoặc hệ thống quản lý khách sạn (PMS) để cung cấp thông tin cập nhật về tình trạng phòng và cho phép khách hàng nhận phòng trực tuyến là một giải pháp hiệu quả. Nhờ đó, khách hàng luôn được thông báo và chủ động trong quá trình lưu trú, đồng thời giảm bớt đáng kể khối lượng công việc cho nhân viên lễ tân.

Tại sao khách sạn nên cung cấp dịch vụ tự check-in? 

Trong thời đại công nghệ số, du khách ngày càng ưa chuộng những trải nghiệm mới lạ và tiện lợi. Và việc làm thủ tục nhận phòng không thông qua nhân viên lễ tân chính là một trong những dịch vụ được nhiều người tìm kiếm.

Thay vì phải xếp hàng chờ đợi tại quầy lễ tân, khách hàng có thể hoàn tất thủ tục nhận phòng ngay trên thiết bị di động của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian cho khách hàng mà còn là cơ hội tuyệt vời để các khách sạn tạo nên sự khác biệt.

Bằng cách tích hợp tính năng này vào trang web hoặc ứng dụng di động, khách sạn có thể cung cấp cho khách hàng những trải nghiệm cá nhân hóa hơn, như nhận được ưu đãi độc quyền, giới thiệu các dịch vụ bổ sung hoặc tham gia các chương trình khách hàng thân thiết.

Hơn nữa, việc nhận phòng trực tuyến còn giúp khách hàng cảm thấy tự chủ và thoải mái hơn. Họ sẽ không còn phải lo lắng về việc bị gián đoạn bởi các thủ tục hành chính, thay vào đó có thể tận hưởng kỳ nghỉ ngay từ những phút đầu tiên. Điều này không chỉ đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà còn giúp tăng cường lòng trung thành của họ đối với khách sạn.

Khách check-out trễ có ảnh hưởng đến quy trình check-in không?

Cho phép khách hàng trả phòng muộn có thể mang lại nhiều lợi ích. Đầu tiên, nó giúp khách hàng cảm thấy thoải mái hơn, từ đó tăng sự hài lòng và khả năng nhận được những đánh giá tích cực. Thêm vào đó, việc này cũng có thể tạo ra thêm thu nhập cho khách sạn nếu có phí dịch vụ đi kèm.

Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích trên, việc cho phép khách trả phòng muộn cũng đặt ra một số thách thức về mặt quản lý như kéo dài thời gian dọn phòng, giảm tốc độ luân chuyển phòng và gây khó khăn trong việc sắp xếp lịch trình.

Để tận dụng tối đa lợi ích của việc này mà vẫn đảm bảo hoạt động trơn tru, khách sạn nên xây dựng một chính sách rõ ràng về việc trả phòng muộn, bao gồm cả việc có tính phí hay không.

Đồng thời, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý sẽ giúp đơn giản hóa quy trình, giảm thiểu các vấn đề phát sinh và mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Tối ưu hoá quy trình check-in khách sạn cùng GoHost

Việc quản lý nhiều hệ thống khác nhau có thể khiến công việc trở nên phức tạp và mất thời gian. Nhưng với GoHost, mọi thứ sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. GoHost là một giải pháp toàn diện, giúp các nhà quản lý khách sạn tối ưu hóa quy trình nhận phòng.

Thay vì phải sử dụng nhiều phần mềm khác nhau, bạn có thể quản lý mọi thứ chỉ trong một nền tảng duy nhất. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công việc.

• Gửi email tự động: Trước khi khách hàng bắt đầu kỳ nghỉ, hệ thống sẽ tự động gửi một email chào mừng tự động. Email này sẽ chứa đầy đủ thông tin hữu ích, từ hướng dẫn đường đi đến khách sạn, giờ nhận phòng, các dịch vụ tiện ích có sẵn, cho đến những gợi ý về địa điểm ăn uống và tham quan hấp dẫn trong khu vực, tất cả đều được trình bày rõ ràng và chi tiết.

• Lưu trữ ngay thông tin đặt phòng của khách: Bạn có thể dễ dàng tra cứu các lựa chọn mà khách đã thực hiện cho kỳ nghỉ của họ, bằng cách tìm kiếm thông tin chi tiết từ dữ liệu đầy đủ khi khách hàng làm thủ tục nhận phòng.

• Xử lý mọi công việc với một nền tảng duy nhất: Xử lý tất cả các tác vụ vận hành của bạn từ một nền tảng duy nhất, bao gồm cả việc nhận phòng và trả phòng. Không còn sợ phải rời khỏi bàn làm việc vì bạn không chắc khi nào khách sẽ nhận phòng.

• Quản lý trên một nền tảng duy nhất: Với hệ thống quản lý tập trung, bạn có thể theo dõi mọi quy trình từ nhận phòng đến trả phòng một cách dễ dàng. Bạn sẽ luôn nắm rõ thông tin về khách hàng và sắp xếp công việc một cách hiệu quả nhất.

Kết luận

Những chia sẻ chi tiết trong bài viết này, hy vọng bạn đọc đã có cái nhìn trực quan hơn về quy trình check-in khách sạn, qua đó có thể tận dụng những kiến thức này để tối ưu hoá quy trình check-in khách sạn của mình, để mang đến cho khách hàng trải nghiệm nhận phòng thuận tiện và hiệu quả nhất. Đừng quên theo dõi GoHost Blogs để đón đọc các thông tin mới nhất về lĩnh vực lưu trú. Chúc bạn thành công!