Ở bài viết tổng quan về nghiệp vụ buồng phòng trong khách sạn, chúng ta đã cùng nhau khám phá tầm quan trọng của nghiệp vụ buồng phòng trong việc tạo nên trải nghiệm lưu trú hoàn hảo cho khách hàng. Cũng như đã hiểu rõ những trách nhiệm chính của nhân viên buồng phòng cũng và những thách thức mà họ phải đối mặt.

Tiếp nối những bài viết đó, hôm nay GoHost sẽ cùng bạn đi sâu vào 8 giải pháp cụ thể để giúp bạn vận hành bộ phận buồng phòng một cách hiệu quả hơn. Từ việc đánh giá nhu cầu, tiêu chuẩn hóa chất lượng dịch vụ, cho đến việc đào tạo và khen thưởng nhân viên.

Hiểu rõ về vận hành nghiệp vụ buồng phòng hiệu quả

Để nâng cao hiệu quả quản lý buồng phòng, điều đầu tiên cần làm là xác định rõ những mục tiêu quan trọng nào sẽ giúp bạn đạt được điều này, dưới đây là các yếu tố chính bạn cần biết để vận hành bộ phận buồng phòng tối ưu nhất:

Chất lượng dịch vụ 

Chất lượng có vẻ như là một khái niệm trừu tượng, nhưng trên thực tế, đây lại là yếu tố quyết định sự hài lòng của khách hàng. Để đánh giá chính xác chất lượng dịch vụ dọn phòng, bạn có thể thực hiện một số các kiểm tra đơn giản sau khi mỗi phòng được dọn dẹp.

Cách làm hiệu quả nhất là yêu cầu nhân viên dọn phòng đối chiếu công việc của mình với một danh sách kiểm tra chi tiết được cập nhật thường xuyên. Tất cả những thông tin này có thể được quản lý một cách dễ dàng thông qua phần mềm quản lý khách sạn PMS.

Việc phân tích kết quả kiểm tra sẽ giúp bạn đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của từng nhân viên và từ đó xây dựng một đội ngũ chuyên nghiệp. Mục tiêu lý tưởng là đạt được tỷ lệ dọn phòng chất lượng lên đến 98%.

Bởi vì, một không gian sạch sẽ là yếu tố vô cùng quan trọng trong trải nghiệm nghỉ dưỡng của khách hàng. Để đảm bảo tính khách quan, người kiểm tra cần kiểm tra kỹ lưỡng từng chi tiết nhỏ, từ việc sắp xếp đồ đạc, lau chùi khu vực nhà vệ sinh cho đến các góc khuất khó nhìn thấy.

Phần mềm quản lý khách sạn (PMS) là công cụ không thể thiếu trong việc vận hành khách sạn hiện đại. Tìm hiểu 7 lý do tại sao bạn cần trang bị  PMS tại đây

Thời gian cần thiết để thực hiện dọn phòng

Việc rút ngắn thời gian dọn dẹp phòng mà vẫn đảm bảo chất lượng là một thách thức lớn. Để đạt được điều này, bạn cần nắm rõ thời gian hoàn thành công việc của từng nhân viên, từ đó xác định được khoảng thời gian trung bình.

Đồng thời, chất lượng công việc của cả những nhân viên làm việc nhanh nhất và chậm nhất cũng cần được đảm bảo thông qua các cuộc kiểm tra thường xuyên.

Hiểu rõ về thời gian thực hiện sẽ giúp bạn cân đối giữa số lượng nhân viên và lợi nhuận. Điều này có nghĩa là, bạn cần đảm bảo rằng nhân viên không chỉ làm việc hiệu quả mà còn phải đảm bảo chất lượng công việc ở mức cao nhất.

Xem thêm: "Biết tuốt" về nghiệp vụ quản lý và vận hành khách sạn

8 cách nâng cao hiệu quả nghiệp vụ  buồng phòng

Hiệu quả vận hành bộ phận buồng phòng được tạo nên từ sự phối hợp của nhiều yếu tố. Mục tiêu chính là duy trì số lượng nhân viên hợp lý, đồng thời đảm bảo mỗi cá nhân đều thực hiện xuất sắc vai trò của mình

Đánh giá nhu cầu

Trước khi bắt đầu cải thiện dịch vụ dọn phòng, điều quan trọng nhất là bạn cần hiểu rõ tình hình hiện tại của bộ phận buồng phòng. Để thực hiện, bạn có thể sử dụng nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như: lập danh sách kiểm tra các công việc cần làm, kiểm tra ngẫu nhiên các phòng, khảo sát ý kiến của khách hàng và nhân viên hoặc theo dõi các chỉ số hiệu suất.

Những thông tin thu thập được sẽ giúp bạn xác định rõ những gì đang làm tốt, những gì cần cải thiện và những cơ hội mới để phát triển.

Việc hiểu rõ tình hình hiện tại sẽ giúp các nhà quản lý đặt ra những mục tiêu cụ thể và thực tế, từ đó xây dựng một kế hoạch hành động chi tiết và hiệu quả. Một kế hoạch tốt là một kế hoạch được xây dựng dựa trên những thông tin chính xác và khách quan.

Thực hiện đánh giá chất lượng dọn phòng định kỳ

Để duy trì tiêu chuẩn vệ sinh cao, các nhà quản lý cần phải thực hiện đánh giá chất lượng dịch vụ định kỳ tại khách sạn. Bằng cách kiểm tra từng phòng và các khu vực công cộng, bạn không chỉ đánh giá mức độ sạch sẽ mà còn phát hiện ra những vấn đề tiềm ẩn như thiết bị hư hỏng, đồ dùng thiếu hụt.

Những thông tin thu thập được từ quá trình đánh giá sẽ giúp đội ngũ quản lý  đưa ra các quyết định kịp thời, cải tiến quy trình làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Hơn nữa, việc đánh giá thường xuyên còn là động lực để đội ngũ nhân viên luôn cố gắng hoàn thiện bản thân. Khi kết quả công việc của mình được ghi nhận và đánh giá, nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng và có trách nhiệm hơn với công việc.

Cuối cùng, một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp không chỉ mang đến sự hài lòng cho khách hàng mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho khách sạn.

Đào tạo và khen thưởng nhân viên

Tập trung vào vào đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên buồng phòng cũng là cách hữu hiệu để nâng cao hiệu quả vận hành . Bởi vì nhân viên bộ phận buồng phòng cũng là những người đóng góp rất nhiều vào sự hài lòng của khách hàng cũng như quản lý tài sản phòng.

Vì vậy, họ cần được trang bị đầy đủ kỹ năng, kiến thức và thái độ để hoàn thành công việc tốt nhất. Cung cấp cho các khóa đào tạo thường xuyên, gồm cập nhật các kiến thức mới về kỹ thuật vệ sinh, quy trình an toàn, dịch vụ khách hàng,....

Bên cạnh đó, bạn có thể khuyến khích nhân viên làm việc có hiệu quả hơn thông qua các công nhận và khen thưởng hoặc cơ hội phát triển nghề nghiệp.

Cải thiện giao tiếp nhóm

Trong một môi trường làm việc bận rộn như bộ phận dọn phòng, việc giao tiếp hiệu quả là vô cùng quan trọng. Để đảm bảo mọi công việc đều được hoàn thành một cách nhanh chóng và chính xác, sử dụng các công cụ hỗ trợ giao tiếp là điều cần thiết. Một trong những công cụ hữu ích nhất hiện nay chính là các ứng dụng nhắn tin hoặc phần mềm quản lý khách sạn tích hợp tính năng nhắn tin.

Với các ứng dụng này, nhân viên buồng phòng có thể dễ dàng liên lạc với nhau, trao đổi thông tin về tình trạng phòng, yêu cầu hỗ trợ hoặc báo cáo sự cố một cách nhanh chóng. Thay vì phải gặp nhau để giao tiếp trực tiếp, giờ đây họ chỉ cần vài cú chạm trên màn hình điện thoại là có thể kết nối và trao đổi.

Bên cạnh việc giúp nhân viên giao tiếp tốt hơn, các phần mềm này còn hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả hơn. Nhờ có các tính năng như phân công công việc, theo dõi tiến độ, nhân viên sẽ biết chính xác mình cần làm gì. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng quên việc, nhầm lẫn công việc và đảm bảo mọi công việc đều được hoàn thành đúng tiến độ.

Đầu tư vào công nghệ

Việc lên lịch dọn phòng khoa học là chìa khóa để mọi thứ diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng. Khi nhân viên dọn phòng có thể dễ dàng nắm bắt tình trạng từng phòng thông qua phần mềm chuyên dụng, họ sẽ biết chính xác phòng nào cần dọn trước, phòng nào cần dọn sau. Từ đó có thể giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo các phòng luôn sẵn sàng đón khách đúng giờ.

Sử dụng phần mềm quản  PMS sẽ hỗ trợ rất nhiều trong việc này. Nhờ có phần mềm, nhân viên lễ tân và nhân viên dọn phòng sẽ luôn được cập nhật thông tin mới nhất về tình trạng các phòng. Ví dụ, khi một phòng đã dọn xong, nhân viên buồng phòng chỉ cần cập nhật trên hệ thống là lễ tân sẽ nắm được tình hình và bố trí phòng phù hợp cho khách.

Đầu tư vào công nghệ có thể ban đầu sẽ tốn kém, nhưng lợi ích mang lại là rất lớn. Không chỉ giúp nâng cao hiệu quả làm việc mà còn giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng khi phòng luôn sạch sẽ và sẵn sàng khi họ đến. Đồng thời, nhân viên cũng sẽ cảm thấy công việc của mình trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Tìm hiểu thêm về những phần mềm quản lý khách sạn qua bài viết:  Tổng quan phần mềm quản lý khách sạn năm 2024

Đầu tư vào sản phẩm và máy móc vệ sinh phù hợp

Những thiết bị chuyên dụng như máy hút bụi công suất lớn, máy chà sàn tự động, máy làm sạch bằng hơi nước,.. không chỉ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn mà còn đảm bảo mọi ngóc ngách trong phòng đều được làm sạch kỹ lưỡng.

Bên cạnh đó,  sử dụng các sản phẩm thân thiện với môi trường như túi đựng rác phân hủy sinh học, chất tẩy rửa tự nhiên cũng thể hiện sự quan tâm của khách sạn đến vấn đề bảo vệ môi trường. Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu có thể cao hơn, nhưng những lợi ích lâu dài mà nó mang lại như tiết kiệm chi phí vận hành, kéo dài tuổi thọ tài sản và nâng cao hình ảnh của khách sạn là điều hoàn toàn xứng đáng.

Cập nhật thường xuyên các quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP)

Thay vì cứng nhắc tuân theo những quy định chung, các nhà quản lý cần căn cứ vào thực tế tại mỗi khách sạn, mỗi loại phòng và mỗi loại thiết bị để đưa ra những tiêu chuẩn phù hợp. Ví dụ, việc sử dụng máy hút bụi công nghiệp có thể rút ngắn đáng kể thời gian dọn dẹp so với việc sử dụng chổi và khăn lau.

Hoặc phân công nhiệm vụ linh hoạt cho từng nhân viên dựa trên kỹ năng và kinh nghiệm cũng góp phần tăng năng suất làm việc. Bằng cách liên tục điều chỉnh và cải tiến SOP, bạn không chỉ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, mà còn đảm bảo chất lượng dịch vụ luôn được nâng cao.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Khi nguồn cung cấp các vật dụng được kiểm soát chặt chẽ, nhân viên sẽ luôn có đủ dụng cụ để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và trơn tru.

Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn hạn chế tối đa tình trạng thiếu hụt, gây gián đoạn quá trình làm việc của nhân viên, cũng như ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng.

Với một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả, bộ phận dọn phòng sẽ hoạt động ổn định và hiệu quả hơn, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ của khách sạn.

Kết luận 

Một bộ phận buồng phòng được quản lý tốt và hoạt động hiệu quả, sẽ cải thiện hoạt động vận hành của khách sạn. Không chỉ đơn thuần là vấn đề vệ sinh, mà còn là trải nghiệm của khách hàn và danh tiếng của khách sạn.

Bằng việc áp dụng những giải pháp tối ưu hóa mà GoHost đề xuất, bạn có thể nâng tầm bộ phận buồng phòng của mình lên mức chuyên nghiệp hơn, góp phần mang đến cho khách hàng một không gian nghỉ dưỡng lý tưởng.