Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, các thao tác nhanh và tiện lợi thường được mọi người đón nhận. Trong lĩnh vực khách sạn, xu hướng đang phát triển mạnh mẽ là xu hướng “tự phục vụ”. Một trong các ứng dụng của tự phục vụ có thể kể đến là nhận phòng không tiếp xúc.
Bài viết đề cập đến các lợi ích khi triển khai nhận phòng không tiếp xúc và hướng dẫn áp dụng cách nhận phòng này vào quy trình hoạt động của khách sạn, giúp nâng cao trải nghiệm của khách khi lưu trú tại khách sạn của bạn.
Nhận phòng không tiếp xúc so với nhận phòng truyền thống
Nhận phòng theo tiêu chuẩn bình thường là khi khách đến khách sạn, xếp hàng chờ ở quầy lễ tân, khách hàng cung cấp giấy tờ tùy thân và xác nhận đặt phòng, điền giấy tờ và thanh toán nếu chưa thanh toán. Sau đó, nhân viên lễ tân sẽ đưa thẻ chìa khóa và giải thích các tiện nghi của khách sạn cũng như vị trí phòng.
Nhưng hãy suy nghĩ về việc khách khi đến khách sạn của bạn không cần phải xếp hàng chờ đợi tại quầy lễ tân để đăng ký nhận phòng, họ có thể trực tiếp đi thẳng về phòng và nghỉ ngơi. Nhận phòng không tiếp xúc hay được gọi là nhận phòng trực tuyến giúp khách đơn giản hóa quy trình nhận phòng với các thao tác đơn giản được thực hiện qua điện thoại, tin nhắn hoặc email.
Nhận phòng không tiếp xúc cho phép khách hoàn tất thủ tục nhận phòng trước khi đặt chân vào khách sạn. Quy trình nhận phòng kỹ thuật số này tạo ra nhiều điểm tiếp xúc mới với khách, bạn có thể tận dụng những điểm này để nâng cao trải nghiệm khách hàng. Quá trình đăng ký trực tuyến được diễn ra như sau:
Trước khi khách đến
Giao tiếp trước khi đến: Sau khi đặt phòng được xác nhận, khách sẽ nhận được email hoặc tin nhắn trước khi đến trên thiết bị di động của họ kèm theo hướng dẫn và liên kết nhận phòng. Bạn có thể cá nhân hóa email, nội dung tin nhắn như đề cập đến tên, giới tính và gửi kèm với các thông tin quan trọng cần lưu ý. Email hoặc tin có thể được gửi vào các thời điểm khác nhau như một tuần trước khi khách đến hoặc hai ngày sau khi gửi lời nhắc nhận phòng đầu tiên, để đảm bảo khách hoàn tất thủ tục nhận phòng trước khi đến khách sạn.
Thu thập thông tin khách hàng: Khách điền trực tuyến các thông tin cần thiết, bao gồm thông tin cá nhân, yêu cầu đặc biệt và thời gian đến dự kiến thông qua mẫu đăng ký. Bạn có thể tận dụng thông tin này để nâng cao dịch vụ trong thời gian lưu trú của khách, bán thêm các tiện ích bổ sung có liên quan và điều phối các dịch vụ dọn phòng khách sạn.
Xác minh danh tính kỹ thuật số: Là một phần của quá trình nhận phòng trên thiết bị di động, khách phải cung cấp các ảnh chụp giấy tờ tùy thân hoặc hộ chiếu của họ để xác minh danh tính.
Bán thêm dịch vụ khác: Trong quá trình đăng trực tuyến, bạn có thể quảng cáo các tiện ích hoặc dịch vụ bổ sung đặc biệt của mình để tạo thêm doanh thu trực tiếp. Bạn có thể tận dụng khả năng bán thêm bất cứ lúc nào cho đến khi khách trả phòng.
Thanh toán: Khách có thể thanh toán trước hoặc đặt cọc một phần bằng cách chuyển khoản hoặc các hình thức thanh toán online cho các dịch vụ đặt trước.
Sau khi khách đến
Mở khóa phòng khách: Sau khi hoàn tất các bước điền thông tin trực tuyến, khách sẽ nhận được mã khóa kỹ thuật số thông qua email hoặc tin nhắn. Sử dụng chìa khóa kỹ thuật số giúp khách ra vào phòng dễ hơn, tránh trường hợp thất lạc chìa khóa. Giờ đây, khi khách đến, họ có thể bỏ qua quầy lễ tân và trực tiếp nhận phòng một cách nhanh chóng.
Truyền tải thông tin: Trong thời gian lưu trú, bạn có thể gửi một số thông báo về tiện nghi, khuyến mãi, hướng dẫn trả phòng qua tin nhắn hoặc email cho khách.
Hướng dẫn trực tuyến: Tại bất kỳ thời điểm nào, khách cũng có thể truy cập các hướng dẫn trực tuyến về các quy định khi lưu trú hoặc đề xuất địa điểm vui chơi khách sạn gợi ý.
4 lợi ích của việc nhận phòng không tiếp xúc
Việc áp dụng nhận phòng không tiếp xúc mang lại nhiều lợi ích cho cả khách sạn và khách:
Quy trình nhận phòng hiệu quả: Loại bỏ thời gian chờ đợi khi làm thủ tục nhận phòng giúp khách có thể nhận phòng nhanh chóng.
Giảm chi phí hoạt động: Giảm thiểu nhu cầu về nhân viên tại quầy lễ tân có thể giúp bạn phân bổ nguồn lực tốt hơn và tiết kiệm chi phí.
Cơ hội tăng doanh thu: Quá trình nhận phòng trực tuyến giúp khách sạn của bạn có khả năng tăng thêm doanh thu nhờ vào việc bán thêm các dịch vụ và tiện ích bổ sung.
Nâng cao sự hài lòng của khách: Giảm thời gian chờ đợi khi nhận phòng và các thao tác thu thập thông tin trực tuyến đơn giản giúp khách cảm thấy dễ chịu và thoải mái khi tới khách sạn của bạn.
Hướng dẫn từng bước để thực hiện nhận phòng không tiếp xúc
Bước 1. Lựa chọn công nghệ phù hợp
Một phần mềm phù hợp sẽ giúp nâng cao trải nghiệm khách của bạn. Đừng giới hạn phần mềm chỉ cho khách đăng ký, hãy tìm một phần mềm bao gồm các bước của quy trình đăng ký. Ví dụ như thu thập thông tin khách, gửi tin nhắn qua email sau khi khách hoàn tất điền thông tin, cho phép bán thêm dịch vụ và có tích hợp thanh toán trực tuyến.
Bước 2. Kết nối với công nghệ tại khách sạn của bạn
Phần mềm đăng ký không tiếp xúc nên tích hợp tốt với hệ thống quản lý tài sản (PMS) hiện có của bạn và các phần mềm quản lý khách sạn khác. Tích hợp trực tiếp với PMS của bạn cho phép cập nhật theo thời gian thực về hồ sơ khách, trạng thái phòng và thông tin thanh toán, đảm bảo rằng tất cả các bộ phận đều được thông báo và có thể cung cấp dịch vụ được cá nhân hóa.
Việc kết nối với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và các công cụ tiếp thị để tận dụng dữ liệu kỹ thuật số của khách cho các chiến dịch tiếp thị và truyền thông được cá nhân hóa cũng có thể mang lại lợi ích, nâng cao sự hài lòng của khách.
Bước 3. Hướng dẫn đội ngũ nhân viên của bạn
Đảm bảo nhân viên khách sạn của bạn hiểu rõ về công nghệ và quy trình mới. Họ phải sẵn sàng hỗ trợ khách và giải quyết mọi vấn đề kỹ thuật có thể phát sinh.
Bước 4. Giao tiếp với khách
Thông báo cho khách về tùy chọn nhận phòng không tiếp xúc ngay sau khi đặt phòng của họ được xác nhận. Cung cấp hướng dẫn rõ ràng và nhấn mạnh lợi ích, khuyến khích họ sử dụng nó trong thời gian lưu trú.
Bước 5. Đánh giá và điều chỉnh
Theo dõi việc sử dụng hệ thống và thu thập phản hồi từ khách. Hãy cởi mở để thực hiện các thay đổi để liên tục cải tiến quy trình.
Tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ
Tích hợp công nghệ tự nhận phòng là một bước tiến đáng kể trong ngành khách sạn, đáp ứng nhu cầu của khách để có trải nghiệm hiệu quả hơn. Bằng cách áp dụng công nghệ này và triển khai nó một cách chu đáo, bạn không chỉ có thể đáp ứng mà còn vượt xa sự mong đợi của khách hàng, đảm bảo khách sạn của bạn vẫn có khả năng cạnh tranh trong bối cảnh thị trường luôn thay đổi này.
Hãy nhớ rằng, việc chuyển sang đăng ký không tiếp xúc không chỉ là phản ứng trước nhu cầu ít tương tác vật lý hơn, đó là việc sử dụng công nghệ để làm cho mọi khía cạnh của trải nghiệm của khách trở nên mượt mà hơn, hiệu quả hơn và được cá nhân hóa hơn. Với hành động nhận phòng đơn giản có thể trở thành điểm nhấn trong trải nghiệm của khách, tăng sự hài lòng và mức độ yêu thích của khách lên cao. Vậy bạn đã sẵn sàng nâng cấp quy trình nhận phòng khách sạn của mình chưa?
