Bộ phận buồng phòng được ví như “xương sống” của mọi cơ sở lưu trú, đảm bảo sự sạch sẽ, và sự thoải mái tuyệt đối cho khách hàng. Không chỉ tạo ra một không gian chào đón ấm áp, đội ngũ buồng phòng còn đóng góp lớn vào việc nâng cao sự hài lòng của khách và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của khách sạn.
Đây là bộ phận chủ chốt, giữ vai trò thiết yếu trong việc duy trì tiêu chuẩn vệ sinh nghiêm ngặt và tạo ra những trải nghiệm tích cực cho khách hàng. Dự báo cho thấy, thị trường dịch vụ dọn phòng sẽ tăng trưởng với tốc độ CAGR 6,6% từ năm 2024 đến 2030.
Hãy cùng khám phá chi tiết hơn về nghiệp vụ buồng phòng và cách bộ phận này góp phần tạo nên sự thành công cho các khách sạn trong bài viết dưới đây!
Nghiệp vụ buồng phòng là gì?
Buồng phòng hay còn gọi là housekeeping, chính là bộ phận chuyên thực hiện các công việc như dọn dẹp, chuẩn bị các đồ dùng cá nhân cần thiết cho từng phòng nghỉ. Tuy nhiên, vai trò của dịch vụ buồng phòng không chỉ dừng lại ở việc dọn dẹp, mà còn bao gồm việc tăng cường tính thẩm mỹ và sự thoải mái cho khách hàng.
Trách nhiệm chính của nhân viên buồng phòng
Nhân viên buồng phòng có nhiều trách nhiệm quan trọng đối với hoạt động giữ gìn vệ sinh cho khách sạn. Sau đây là một số nhiệm vụ chính:
Vệ sinh: Đây là nhiệm vụ dễ thấy nhất ở bộ phận buồng phòng. Người dọn phòng có trách nhiệm đảm bảo mọi khu vực trong khách sạn sạch sẽ, gọn gàng. Bao gồm phòng khách, tiền sảnh, hành lang và khu vực công cộng.
Dọn giường: Thay ga trải giường và dọn giường là một trách nhiệm quan trọng khác. Giường ngủ sạch sẽ và thoải mái là điều cần thiết để duy trì sự hài lòng cho khách .
Vệ sinh phòng tắm: Đối với nhiệm vụ vệ sinh phòng tắm, nhân viên buồng phòng sẽ thực hiện các công việc như: vệ sinh bồn cầu, vòi sen, bồn tắm và bồn rửa, cũng như bổ sung đồ vệ sinh cá nhân.
Giặt ủi: Tại một số khách sạn lớn, hệ thống giặt sấy có thể được sử dụng để nhân viên buồng phòng đảm nhiệm công việc giặt, sấy, ủi và gấp các loại khăn trải giường, khăn tắm và vải lanh khác.
Xử lý rác thải: Đổ thùng rác và xử lý rác thải đúng cách cũng là một nhiệm vụ khác của nhân viên dọn phòng.
Kiểm tra phòng: Nhân viên dọn phòng thường xuyên kiểm tra tình trạng của các phòng để phát hiện hư hỏng hoặc sự cố và báo cáo ngay mọi vấn đề với ban quản lý.
Chuẩn bị vật dụng: Mỗi phòng khách sạn đều được trang bị đầy đủ các vật dụng cần thiết, bao gồm dụng cụ pha trà, cà phê, đồ vệ sinh cá nhân và các tiện nghi khác. Đảm bảo tất cả các vật dụng này luôn sẵn sàng và đầy đủ trước khi khách check-in là trách nhiệm của nhân viên buồng phòng.
Tuỳ vào mô hình vận hành của cơ sở lưu trú, mà những công việc này có thể khác nhau. Nhưng nhìn chung, đây là các nhiệm vụ cơ bản mà hầu hết nhân viên bộ phận buồng phòng đều phải thực hiện.
Tại sao bộ phận buồng phòng của khách sạn lại quan trọng?
Giống như các bộ phận khác trong khách sạn, bộ phận buồng phòng cũng đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của khách sạn. Dưới đây là những yếu tố cho thấy được tầm quan trọng của bộ phận này:
Làm tăng sự hài lòng của khách hàng
Sự sạch sẽ và thoải mái là những yếu tố hàng đầu quyết định liệu khách hàng có cảm thấy hài lòng với kỳ nghỉ của họ hay không và họ có lựa chọn khách sạn của bạn cho những lần lưu trú tiếp theo hay không?
Một phòng nghỉ được chuẩn bị chu đáo, với giường ngủ êm ái cùng khăn trải giường thơm tho và phòng tắm sạch sẽ, sẽ mang đến cho khách hàng cảm giác được chăm sóc chu đáo và tôn trọng.
Tiêu chuẩn vệ sinh cao không chỉ nâng cao trải nghiệm của khách mà còn góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu của khách sạn, thu hút khách hàng quay lại và để lại những đánh giá tích cực.
Nâng cao hình ảnh thương hiệu
Tình trạng của một khách sạn, đặc biệt là sự sạch sẽ của phòng nghỉ, chính là "bộ mặt" của thương hiệu. Khi phòng nghỉ luôn được dọn dẹp tinh tươm, khách hàng sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp và tận tâm của khách sạn. Ngược lại, một phòng nghỉ không sạch sẽ có thể khiến khách hàng mất thiện cảm và ảnh hưởng đến danh tiếng của cả cơ sở lưu trú.
Hãy tưởng tượng bạn bước vào một căn phòng khách sạn mà ga giường nhàu nhĩ, sàn nhà bẩn và phòng tắm ẩm mốc. Cảm giác đầu tiên của bạn sẽ như thế nào? Chắc chắn là không mấy thoải mái và bạn sẽ có ấn tượng không tốt về khách sạn đó.
Ngược lại, một căn phòng sạch sẽ, gọn gàng sẽ tạo cảm giác thoải mái và thư giãn cho khách hàng, giúp họ có những kỷ niệm đẹp khi lưu trú tại đây. Điều này không chỉ giúp khách sạn giữ chân khách hàng cũ mà còn thu hút thêm nhiều khách hàng mới.
Tăng hiệu quả hoạt động khách sạn
Hoạt động dọn phòng chuyên nghiệp không chỉ tạo nên trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng mà còn đóng góp vào thành công kinh doanh của khách sạn. Việc duy trì sự sạch sẽ, quản lý giặt là và chất thải hiệu quả giúp giảm thiểu chi phí vận hành và đảm bảo khách sạn luôn hoạt động trơn tru.
Để tìm hiểu sâu hơn về các bí quyết quản lý và vận hành khách sạn, bạn có thể tham khảo thêm các bài viết liên quan tại: 10 việc cần làm để tối ưu quản lý vận hành khách sạn
Mẹo dành cho bộ phận buồng phòng
Để đạt hiệu quả tối ưu trong việc dọn phòng, bạn cần nắm rõ thông tin về phòng và tiện nghi của khách sạn, đồng thời hiểu rõ thời gian cần thiết để chuẩn bị một phòng. Từ đó, bạn có thể tính toán dựa trên số lượng phòng, thời gian trung bình để dọn mỗi phòng và số lượng nhân viên cần thiết. Sau khi có những tính toán này, hãy thiết lập quy trình và lịch trình phù hợp với giờ check-in và check-out của khách.
Dưới đây là một số mẹo GoHost mách bạn nhằm giúp bộ phận buồng phòng hoạt động hiệu quả hơn:
Làm sạch khu vực phòng ngủ trước, rồi mới đến khu vực phòng tắm để tình trạng vệ sinh chung của phòng được đảm bảo.
Sử dụng bảo vệ đệm và/hoặc gối để ngăn ngừa những hư hỏng tránh tốn kém và mất thời gian sửa chữa.
Luôn cập nhật đào tạo và các quy định liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp
Đánh giá thường xuyên các quy trình và quản lý thời gian để duy trì cường độ làm việc ở mức tốt nhất.
Chú ý đặc biệt đến quản lý hàng tồn kho - Có những cách nào bạn có thể tiết kiệm thời gian hoặc tiền bạc khi nói đến đồ dùng phòng không? Ví dụ, giảm lựa chọn đồ ăn nhẹ nếu hầu hết khách hàng có vẻ thích các tùy chọn cụ thể hơn các tùy chọn khác.
Để tiết kiệm chi phí, việc quản lý đồ dùng trong phòng cũng rất quan trọng. Bạn có thể điều chỉnh số lượng và loại đồ dùng cung cấp dựa trên sở thích của khách hàng. Chẳng hạn, nếu khách hàng thường chọn một loại đồ ăn nhẹ nhất định, bạn có thể chọn cách giảm số lượng các loại khác.
Những khó khăn của nghiệp vụ buồng phòng
Mặc dù có vai trò quan trọng trong việc làm hài lòng khách hàng, bộ phận buồng phòng trong ngành dịch vụ khách sạn vẫn phải đối mặt với nhiều khó khăn. Việc tìm kiếm những giải pháp sáng tạo để đảm bảo quy trình vệ sinh và sự thoải mái cho khách là điều vô cùng cần thiết.
Luân chuyển nhân sự
Tỷ lệ luân chuyển nhân viên cao là một thách thức phổ biến. Công việc dọn phòng khách sạn đòi hỏi sức bền về mặt thể chất, kết hợp với khả năng quan sát tỉ mỉ để tạo nên một quy trình làm việc hiệu quả. Từ những yếu tố này khiến công việc này trở nên khó khăn và nhiều người dễ cảm thấy chán nản khi làm việc.
Giải pháp: Cung cấp mức lương cạnh tranh, cùng các chương trình đào tạo toàn diện và tạo ra môi trường làm việc tích cực có thể giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc. Bên cạnh đó, việc ghi nhận và khen thưởng thành tích của nhân viên cũng là yếu tố không thể thiếu để thúc đẩy tinh thần làm việc.
Duy trì vệ sinh sạch sẽ
Việc duy trì vệ sinh chung ở những khu vực có khách qua lại cao có thể là một thách thức, đặc biệt là trong những mùa cao điểm.
Giải pháp: Áp dụng lịch trình dọn dẹp hiệu quả, tăng cường đội ngũ trong các thời gian cao điểm và sử dụng công nghệ dọn dẹp thông minh, như máy hút bụi robot để có thể cải thiện việc duy trì sạch sẽ cho các khu vực có nhiều khách qua lại.
Khiếu nại của khách hàng
Những khiếu nại của khách về vấn đề vệ sinh ảnh hưởng trực tiếp đến danh tiếng của khách sạn. Do đó, việc giải quyết nhanh chóng và hiệu quả những phản hồi này là vô cùng quan trọng.
Giải pháp: Kiểm tra thường xuyên và kết hợp cùng các biện pháp kiểm soát chất lượng có thể phát hiện kịp thời các vấn đề về vệ sinh trước khi khách nhận phòng. Bên cạnh đó, nhân viên cũng nên được đào tạo để xử lý khiếu nại của khách một cách khéo léo và chuyên nghiệp.
Nếu bạn đang tìm cách hướng dẫn nhân viên phản hồi các đánh giá tiêu cực của khách hàng về chất lượng dịch vụ, bài viết Chiến lược “Ăn điểm” với khách hàng từ phản hồi tiêu cực sẽ là hướng dẫn tuyệt vời, giúp bạn trả lời khách hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.
Gián đoạn chuỗi cung ứng
Bộ phận buồng phòng hoạt động phụ thuộc rất lớn vào sự ổn định của nguồn cung ứng. Sự chủ quan của nhà quản lý trong việc dự trù các tình huống thiếu hụt nguồn cung đã gây ra nhiều khó khăn, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ và hiệu quả công việc của bộ phận.
Giải quyết: Không nên phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất. Đa dạng hóa nguồn cung sẽ giúp giảm thiểu rủi ro khi một nhà cung cấp gặp sự cố. Các nhà quản lý cần chủ động duy trì một lượng hàng dự trữ hợp lý để sẵn sàng đáp ứng nhu cầu trong trường hợp xảy ra gián đoạn trong chuỗi cung ứng.
Quản lý bộ phận buồng phòng hiệu quả với GoHost
Một chức năng quan trọng trong phần mềm PMS là khả năng theo dõi trạng thái phòng, phân công nhiệm vụ cho nhân viên dọn phòng, và chuẩn bị tốt hơn cho các lượt khách sắp tới. Với hệ thống PMS của GoHost, tất cả những tính năng này được tích hợp hoàn hảo trong một giải pháp duy nhất.
Nhờ tính năng tự động tích hợp liền mạch, GoHost giúp bạn tiết kiệm thời gian và quản lý mọi thứ từ một nền tảng duy nhất chỉ với vài cú nhấp chuột. Cụ thể, bạn có thể thực hiện các chức năng sau:
Xem danh sách phòng và trạng thái (nhận phòng, trả phòng, hết hạn lưu trú,...)
Theo dõi tình trạng dọn phòng cho các phòng theo thời gian cụ thể
Chia sẻ thông tin dọn phòng đến các bộ phận liên quan qua ứng dụng di động GoHost
Dễ dàng đánh dấu phòng đã được dọn dẹp, thêm ghi chú và cung cấp thông tin chi tiết cho nhân viên bộ phận buồng phòng
Theo dõi tiến độ của lịch trình dọn dẹp
Với GoHost, quản lý công việc buồng phòng trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.
Kết luận
Qua bài viết này, chúng ta đã cùng nhau khám phá vai trò quan trọng của nghiệp vụ buồng phòng trong việc nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tạo dựng hình ảnh tích cực cho khách sạn. Dù là một bộ phận hậu trường, nhưng buồng phòng đóng góp không nhỏ vào sự thành công chung của khách sạn. Hy vọng rằng những thông tin do GoHost cung cấp đã giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và giá trị của nghiệp vụ buồng phòng.
