Trong kinh doanh khách sạn, homestay, mọi người thường mong muốn chỗ nghỉ của mình đạt mức tối đa công suất phòng. Tuy nhiên, dù đã bán hết phòng thì vẫn sẽ xảy ra một vài trường hợp như hủy phòng phút cuối hoặc vắng mặt. Tình trạng này xảy ra thường xuyên sẽ khiến chỗ nghỉ của bạn mất đi một khoản thu đáng kể. Để ngăn ngừa tình trạng này, một số chỗ nghỉ chọn cách bán nhiều phòng hơn số lượng phòng sẵn có.

Tất nhiên là vẫn có một số trường hợp ngẫu nhiên. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng đặt trước vượt hạn mức phòng là các kênh đặt phòng trực tuyến OTA (Online Travel Agency) không kịp cập nhật kịp thời, dẫn tới khách có thể đặt phòng dù chỗ nghỉ của bạn đã kín chỗ.

Tình trạng đặt trùng lịch hay đặt chỗ quả tải này còn được gọi là “Overbooking”. Một số chủ khách sạn hoặc homestay sử dụng chiến lược overbooking này để tăng doanh thu và bảo vệ chỗ nghỉ của mình khỏi thiệt hại bị hủy phòng vào phút cuối. Tuy nhiên, một khi gặp trình trạng overbooking, bạn sẽ cảm thấy không hề dễ dàng để giải quyết chúng, vì phải sắp xếp lại phòng cho khách hoặc buộc phải hủy đặt phòng.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu thêm về chiến lược overbooking và nêu lên 4 chiến lược overbooking khách sạn, homestay hiệu quả có thể áp dụng:

Chiến lược Overbooking là gì?

Chiến lược overbooking được hiểu là tình huống khách sạn cố tình để lượt đặt phòng vượt quá sức chứa của khách sạn. Bất chấp những rủi ro tiềm ẩn, chiến lược này được nhiều khách sạn, homestay sử dụng để đối phó với những tình trạng hủy phòng phút cuối hoặc vắng mặt. Chiến lược này giúp tăng doanh thu hiệu quả nếu được triển khai đúng cách. Nó giúp các khách sạn giảm thiểu tổn thất về doanh thu và tăng tỷ lệ lấp đầy phòng.

Nếu bạn rơi vào tình huống không còn phòng vào ngày nhận phòng, việc tìm giải pháp xử lý như tìm chỗ ở thay thế cho khách thường vẫn mang lại hiệu quả kinh tế hơn. Tuy nhiên, việc này có thể ảnh hưởng đến việc khách đánh giá thấp điểm về chỗ nghỉ của bạn trên OTA.

4 chiến lược overbooking hiệu quả mà khách sạn, homestay có thể áp dụng 

Chiến lược overbooking sẽ phù hợp với những chỗ nghỉ có số lượng phòng lớn và đi kèm theo là các quy trình xử lý tình trạng overbooking rõ ràng. Nếu không có một chiến lược quản lý rõ ràng thì có thể dẫn đến một số đánh giá tiêu cực.

Còn đối với một số chỗ nghỉ thường là những chỗ nghỉ độc lập nhỏ với số lượng phòng hạn chế, có thể thử triển khai chiến lược và xem xét mức độ phù hợp. Và dưới đây là 4 chiến lược overbooking hiệu quả mà khách sạn, homestay có thể áp dụng:

1- Dự báo nhu cầu đặt phòng chính xác:

Là quản lý chỗ nghỉ, bạn hoàn toàn có thể sử dụng dữ liệu lịch sử có sẵn của khách sạn, homestay của bạn, phân tích dữ liệu theo ngày, mùa, loại phòng để đưa ra dự báo về nhu cầu đặt phòng của khách trong tương lai.

Quản lý chỗ nghỉ cũng có thể theo dõi xu hướng thị trường bằng các xác định các sự kiện, ngày lễ, hội nghị có thể ảnh hướng đến nhu cầu đặt phòng tại khách sạn, homestay của mình.

Áp dụng công cụ dự báo hiện đại cũng là cách để dự báo nhu cầu đặt phòng của khách một cách chính xác hơn.

2 - Xác định tỷ lệ overbooking phù hợp:

Tỷ lệ Overbooking là tỷ lệ phần trăm số lượng phòng đặt vượt quá số lượng phòng thực tế có sẵn tại khách sạn trong một khoảng thời gian nhất định. Việc áp dụng tỷ lệ Overbooking hợp lý giúp khách sạn tối ưu hóa doanh thu phòng, giảm thiểu thiệt hại do phòng trống, đồng thời vẫn đảm bảo khả năng phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.

Công thức tính tỷ lệ Overbooking: 

Từ tỷ lệ overbooking nói trên, quản lý chỗ nghỉ có thể cân nhắc thêm các yếu tố như Tỷ lệ hủy phòng, mùa cao điểm, mức độ chấp nhận rủi ro của khách sạn để đưa ra chiến lược overbooking phù hợp cho khách sạn, homestay của mình.

Chỗ nghỉ có thể bắt đầu với tỷ lệ overbooking thấp và tăng dần dựa vào mực độ hiệu quả của chiến lược overbooking. Bên cạnh đó, quản lý chỗ nghỉ cần theo dõi tỷ lệ hủy phòng trên thực tế và điều chỉnh tỷ lệ overbooking phù hợp.

3 - Áp dụng hệ thống quản lý overbooking hiệu quả:

Phần mềm quản lý sẽ là công cụ tuyệt vời giúp người quản lý theo dõi tình trạng phòng, tự động điều chỉnh tỷ lệ overbooking và giúp người quản lý chủ động hơn trong việc tìm kiếm giải pháp khi xảy ra overbooking.

GoHost hiện tại là nền tảng đặt phòng và thanh toán trực tiếp cho phép chủ nhà có thể cài đặt số lượng phòng bán nhiều hơn thực tế, từ đó giúp chỗ nghỉ thực hiện chiến lược overbooking dễ dàng, hiệu quả. Liên hệ GoHost ngay hôm nay để được tư vấn, hỗ trợ MIỄN PHÍ!

Chỗ nghỉ cũng nên có quy trình xử lý overbooking nêu rõ các bước cần làm khi xảy ra overbooking như cách thức nâng hạnh phòng hay bồi thường cho khách đặt phòng.

Liên tục đào tạo các bộ phận liên quan như nhân viên lễ tân và bộ phận quản lý phòng, giúp nhân viên nắm rõ quy trình xử lý. Điều này không chỉ giảm tải áp lực lên nhân viên mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của khách sạn, homestay khi tình trạng overbooking xảy ra.

4 - Lập kế hoạch dự phòng:

Khi đã xác định được chiến lược overbooking, quản lý khách sạn, homestay cần lập kế hoạch dự phòng để xử lý khi tình trạng overbooking xảy ra.

Đầu tiên, cần tìm kiếm lượng khách sạn đối tác lân cận, nơi có những hạng phòng tương đương với khách sạn, homestay của bạn. Từ đó, khi tình trạng overbooking xảy ra, bạn có thể liên hệ với các khách sạn đối tác và cung cấp cho khách hàng những phương án lựa chọn phù hợp với hạng phòng mà khách hàng đã đặt tại chỗ nghỉ của bạn.

Chuẩn bị phương án bồi thường tại chỗ nghỉ như: nâng hạnh phòng, miễn phí dịch vụ giặt là, đưa đón, ăn sáng,... hoặc tặng voucher giảm giá cho khách.

Lợi ích của việc áp dụng thành công chiến lược overbooking 

Khi áp dụng thành công chiến lược overbooking, chỗ nghỉ được hưởng lợi rất nhiều mà quan trọng hơn phải kể đến như:

• Tối ưu hóa doanh thu: Chỗ nghỉ răng khả năng lấp đầy phòng, giảm thiểu thiệt hại do phòng trống khi khách hủy phút chót, hoặc vắng mặt. Từ đó tăng doanh thu cho chỗ nghỉ.

• Giảm thiểu rủi ro: Hạn chế tình trạng mất khách hàng vì bạn đã có quy trình xử lý overbooking tại khách sạn, homestay cũng như có phương án đền bù phù hợp cho khách hàng, tránh ảnh hưởng xấu đến uy tín thương hiệu.

• Nâng cao hiệu quả hoạt động: Chỗ nghỉ có thể quản lý nguồn lực phòng ốc hiệu quả nhất, tiết kiệm chi phí cho chỗ nghỉ.

• Cung cấp dịch vụ tốt hơn: Áp dụng thành công chiến lược overbooking mang lại trải nghiệm hài lòng cho khách hàng và tăng khả năng khách quay lại trong tương lai.

Kết luận

Overbooking là một công cụ hiệu quả để tối đa hóa lợi nhuận cho khách sạn. Tuy nhiên, việc áp dụng chiến lược overbooking cần được thực hiện một cách cẩn trọng và có trách nhiệm để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và uy tín thương hiệu của khách sạn. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu hơn về chiến lược overbooking và cách thức áp dụng chiến lược Overbooking hiệu quả trong vận hành khách sạn, homestay.