Một trong những quyết định quan trọng nhất trong chiến lược quản lý doanh thu là xác định phần mềm nào sẽ là hệ thống phân phối chính của khách sạn, đóng vai trò là kho lưu trữ trung tâm và là nơi cung cấp thông tin chính xác về giá phòng và lượng tồn kho của khách sạn. Thông thường PMS sẽ đảm nhận vai trò này, nhưng trong những năm gần đây những hạn chế của PMS ngày càng trở nên rõ ràng.

PMS được xây dựng để quản lý hoạt động chứ không mang một chức năng phân phối cố định. Vì thế nếu sử dụng PMS cho việc phân phối có thể bị hạn chế bởi tính năng và các vấn đề kết nối khác. Trong khi đó, hệ thống đặt phòng trung tâm (CRS) được xây dựng nhằm mục đích quản lý phân phối, cung cấp cho khách sạn sự linh hoạt, phạm vi tiếp cận, kết nối và kiểm soát cao hơn đối với việc đặt phòng cũng như doanh thu trên mạng phân phối. Một số khách sạn đã dần đổi sang sử dụng CRS làm hệ thống phần mềm quản lý của khách sạn.

CRS - Trọng tâm của việc phân phối khách sạn

CRS (hệ thống đặt phòng trung tâm) thường được coi là phần mềm độc lập. Tuy nhiên, thực tế CRS là một mạng lưới kết nối giữa các ứng dụng phân phối bao gồm các thành phần sau:

• Trung tâm quản trị hàng tồn kho - để quản lý tỷ giá, hàng tồn kho.

• Công cụ đặt phòng qua Internet (IBE) - để đặt phòng trực tiếp qua trang website của khách sạn.

• Quản lý kênh (CMS) - để đặt chỗ qua OTA và các nhà bán sỉ.

• Hệ thống phân phối toàn cầu (GDS) - dành cho việc đặt chỗ qua các đại lý du lịch, công ty quản lý du lịch hoặc tổng công ty quản lý du lịch.

• Văn phòng đặt phòng trung tâm (CRO) - để đặt chỗ qua trung tâm cuộc gọi khách sạn hoặc quầy lễ tân của khách sạn.

• Cổng thanh toán - để xử lý thanh toán trực tuyến và kiểm tra tính hợp lệ của các phương thức thanh toán.

• Hệ thống phân tích và báo cáo dữ liệu thông minh(BI) - hệ thống tổng hợp thông tin và cung cấp và diễn giải thông tin dữ liệu, xu hướng để ra quyết định trong kinh doanh.

CRS cũng được kết nối với PMS để đồng bộ hóa việc đặt chỗ và kiểm soát hàng tồn kho. Tùy thuộc vào cách thiết lập của khách sạn, các thành phần này có thể được cung cấp bởi một nhà cung cấp như một phần của nền tảng tích hợp hoặc bởi một số nhà cung cấp và được kết nối bằng giao diện lập trình ứng dụng (API).

Các giải pháp bổ sung của bên thứ ba, chẳng hạn như hệ thống quản lý doanh thu (RMS) và phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), cũng có thể được kết nối bằng API.

6 lợi ích chính của chiến lược phân phối lấy CRS làm trung tâm

1. Tập trung hóa giá khách sạn và quản lý hàng tồn kho

Mục đích của CRS là tập trung và tự động hóa quy trình thiết lập và thúc đẩy chiến lược giá của khách sạn trên các kênh đặt phòng. Điều này giúp đảm bảo rằng giá cả và tình trạng sẵn có luôn nhất quán và được cập nhật trên toàn mạng lưới phân phối.

Trung tâm của CRS là chức năng quản lý hàng tồn kho trung tâm, nơi chủ khách sạn quản lý các gói giá, lượng tồn kho, mô tả phòng, cấu hình hệ thống, báo cáo và các nhiệm vụ liên quan. Tại đây, người quản lý doanh thu có thể xem xét hoạt động kinh doanh, phân tích hiệu suất theo phân khúc thị trường, theo dõi mức giá ngang bằng cũng như mở và đóng các kênh đặt phòng.

Mặt khác, đối với mô hình lấy PMS làm trung tâm hiện có trên thị trường, người quản lý doanh thu phải đăng nhập vào PMS của mục dữ liệu để xem thông tin và thực hiện các thay đổi.

2. Hợp nhất và dễ sử dụng

Khi công nghệ phân phối bị phân tán giữa nhiều nhà cung cấp, việc giữ mối quan hệ tốt giữa các bên có thể là thách thức đối với cấp quản lý khách sạn. Với chiến lược lấy CRS làm trung tâm, công nghệ phân phối có thể được hợp nhất dưới một nhà cung cấp chính.

Theo mô hình này, thay vì giao dịch với các nhà cung cấp riêng biệt cho công cụ quản lý kênh, công cụ đặt phòng, cổng thanh toán và các giải pháp khác thì khách sạn sẽ làm việc với một nhà cung cấp chính.

Nền tảng CRS hợp nhất giúp giảm chi phí về công nghệ, nhu cầu đào tạo. Người quản lý doanh thu có nhiều thời gian hơn để tập trung vào việc phân tích dữ liệu và tìm ra nhiều cách hơn để giảm chi phí phân phối và tạo thêm doanh thu.

3. Tính linh hoạt trong việc định giá và kiểm soát hàng tồn kho

Khi quản lý giá và hàng tồn kho từ CRS, khách sạn có thể linh hoạt hơn trong việc đặt giá và kiểm soát theo kênh phân phối. Bạn có thể ưu tiên các kênh có phí hoa hồng thấp, đồng thời tạo các gói và chương trình khuyến mãi đặc biệt chỉ có trên trang website của khách sạn. Điều này giúp thúc đẩy đặt chỗ trực tiếp và giảm chi phí phân phối.

Khách sạn có thể bán phòng theo từng hạng phòng ví dụ như phòng tiêu chuẩn, phòng hạng sang,... thay vì một loại phòng cụ thể. Điều này giúp việc quản lý hàng tồn kho dễ dàng hơn.

4. Kết nối liền mạch giữa các kênh phân phối và phần mềm

Bằng cách theo đuổi chiến lược phân phối đa kênh, khách sạn tiếp cận được nhiều du khách ở khắp mọi nơi và thu hút nhiều đặt phòng hơn, tăng giá trung bình hàng ngày cao hơn. Quan trọng là giá và tình trạng phòng trống giữa các kênh phân phối được đồng bộ và cập nhật theo thời gian thực.

Khi kênh phân phối không được kết nối với CRS, giá và hàng tồn kho phải được cập nhật thủ công thông qua mạng nội bộ, một quy trình tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. Nếu các kênh được kết nối nhưng đồng bộ hóa bị chậm hoặc không chính xác thì có thể dẫn đến sự khác biệt về tình trạng phòng trống, giá và lượng hàng trong kho (ARI). Từ đó dẫn đến tình trạng đặt phòng trùng lịch, đặt trước quá nhiều và bỏ lỡ cơ hội bán hàng.

Mặc dù một số PMS cung cấp khả năng kết với các kênh phân phối nhưng cổng thông tin phải được phát triển và cài đặt cấu hình cho từng thuộc tính. Với CRS bạn dễ dàng tích hợp các kênh và phần mềm. Việc kết nối thậm chí còn dễ dàng hơn khi CRS có API mở.

5. Quy trình thanh toán liền mạch, an toàn

Xử lý thanh toán luôn là vấn đề nhức nhối đối với các khách sạn. Khi ngày càng có nhiều lượt đặt phòng trên kênh trực tuyến và các phương thức thanh toán mới xuất hiện. CRS với cổng thanh toán tích hợp có thể đơn giản hóa quy trình thanh toán cho cả khách sạn và khách hàng, loại bỏ những trở ngại khi đặt phòng được thực hiện qua trang website khách sạn và các OTA thông qua trình quản lý kênh.

Điều này bao gồm tự động xác minh thẻ tín dụng, nhận thanh toán trước và chấp nhận nhiều loại hình thanh toán hơn, tất cả đều đảm bảo thanh toán an toàn của khách an toàn.

6. Khách hàng là trung tâm

Nhiều khách sạn đang đầu tư vào hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hoặc tốt hơn là hệ thống quản lý dữ liệu khách hàng (CDM) để quản lý hiệu quả hồ sơ và thông tin liên lạc của khách.

Với rất nhiều điểm tiếp xúc trong hành trình của khách hàng, dữ liệu về khách hàng thường không đầy đủ, không chính xác hoặc phân tán trên nhiều hồ sơ. CDM mạnh mẽ được kết nối với CRS có các công cụ để tự động sắp xếp, cấu trúc và sắp xếp dữ liệu của khách thành một hồ sơ hợp nhất. Khách sạn có thể cá nhân hóa thông tin liên lạc trước, trong và sau lưu trú, đồng thời tin tưởng rằng những thông điệp phù hợp sẽ đến được với đúng khách.

Sử dụng CDM hiệu quả không chỉ thúc đẩy lợi nhuận thông qua việc đặt chỗ trực tiếp, bán thêm và bán các dịch vụ phụ trợ mà còn nâng cao sự hài lòng, yêu thích của khách và danh tiếng trực tuyến của khách sạn.

Những yếu tố cần có trong hệ thống đặt chỗ trung tâm (CRS)

Với các lợi ích CRS mang lại cho khách sạn, tin rằng trong tương lai sẽ có nhiều khách sạn chuyển sang chiến lược lấy CRS làm trung tâm. Tuy nhiên, không phải tất cả CRS đều giống nhau. Khi lựa chọn CRS, bạn có thể ưu tiên các tính năng sau:

• Nền tảng CRS thân thiện với người dùng, an toàn và được kết nối với API để dễ dàng tích hợp với bên thứ ba.

• Công cụ quản lý kênh kết nối với hàng trăm kênh phân phối từ một mạng nội bộ duy nhất, bao gồm các OTA toàn cầu, nhà bán sỉ.

• Kết nối trực tiếp với tất cả các nhà cung cấp GDS lớn: Sabre, Amadeus, Galileo và Worldspan, cung cấp quyền truy cập cho các đại lý du lịch và người mua doanh nghiệp trên toàn thế giới.

• Tích hợp với trang website khách sạn và mang đến cho khách truy cập trải nghiệm đặt phòng đa ngôn ngữ, liền mạch từ mọi thiết bị.

• Cổng thanh toán an toàn, hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán và đơn giản hóa quy trình đặt chỗ.

Kết lại

Khi bối cảnh phân phối khách sạn ngày càng trở nên cạnh tranh và phức tạp, các khách sạn cần các giải pháp tối đa hóa hiệu quả và doanh thu thông qua cải thiện khả năng kết nối, hợp nhất và tự động hóa. Việc chuyển đổi sang chiến lược lấy CRS làm trung tâm đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận và không thể thực hiện chỉ trong một đêm.

Bạn cần áp dụng các chiến lược và công nghệ phần mềm hiện đại để duy trì chiến lược phân phối cân bằng, đa dạng và có lợi hơn cho sự tăng trưởng trong những năm tới.