Lựa chọn phần mềm Channel Manager (CMS) phù hợp là một trong những quyết định quan trọng nhất đối với các doanh nghiệp khách sạn. Với rất nhiều phần mềm CMS trên thị trường, việc tìm kiếm một giải pháp đáp ứng đầy đủ nhu cầu của bạn là một thách thức không nhỏ.

Tuy nhiên, bằng cách hiểu rõ về các tiêu chí như khả năng tích hợp, hỗ trợ khách hàng và chi phí, bạn có thể tìm được một công cụ giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, tăng doanh thu và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Trong bài viết này, GoHost sẽ cung cấp đến bạn tiêu chí chọn phần mềm CMS phù hợp với quy mô khách sạn của mình.

Trước khi tìm hiểu chi tiết về các tiêu chí để chọn phần mềm CMS phù hợp, bạn nên tham khảo các bài viết sau đây để có đầy đủ thông tin hơn về phần mềm này.

Phần mềm quản lý kênh bán phòng (CMS) là gì?

6 Tính năng cần có của phần mềm quản lý CMS

Khả năng tích hợp với hệ thống có sẵn 

Một trong những yếu tố quan trọng nhất khi lựa chọn phần mềm Channel Manager là khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có mà khách sạn đang sử dụng. Thông thường, mỗi khách sạn trang bị từ 3 đến 5 phần mềm quản lý để hỗ trợ các hoạt động khác nhau.

Do đó, việc chọn một phần mềm mới có khả năng tích hợp liền mạch với các hệ thống này là vô cùng cần thiết. Quản lý cùng một thông tin trên nhiều ứng dụng riêng biệt dễ dẫn đến nhầm lẫn và thiếu sót, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý chung.

Đối với các khách sạn có quy mô trung bình, con số này thường dao động từ 3-5 phần mềm, trong khi đối với các khách sạn lớn hoặc resort, số lượng có thể tăng gấp đôi. Việc tích hợp liền mạch với các phần mềm khác như PMS, booking engine, POS và các hệ thống quản lý chuyên biệt khác tạo nên một hệ sinh thái quản lý thống nhất, tạo nên một “dây chuyền" vận hành trơn tru.

Cập nhật chính xác và kịp thời giá và tình trạng phòng trống

Một phần mềm channel manager tốt, sẽ có khả năng cập nhật ngay lập tức giá phòng và tình trạng phòng trống cho khách sạn. Tuy nhiên, do ảnh hưởng của yếu tố như tốc độ internet, máy chủ của các kênh OTAs, hoặc hosting của chính phần mềm, việc cập nhật dữ liệu có thể bị chậm trễ.

Vì vậy, phần mềm CMS cần trang bị hệ thống báo cáo chi tiết, giúp người dùng theo dõi quá trình cập nhật và phát hiện sớm các lỗi xảy ra. Thời gian cập nhật lý tưởng không nên vượt quá 5 phút để đảm bảo tính kịp thời và chính xác của dữ liệu, đặc biệt là khi có các thay đổi về đặt phòng.

Giao diện thân thiện với nhân viên khách sạn ở mọi cấp bậc 

Một CMS với giao diện trực quan, dễ sử dụng sẽ giúp nhân viên khách sạn, từ cấp nhân viên đến quản lý, đều có thể nhanh chóng làm quen và thực hiện các thao tác một cách hiệu quả. Các tính năng như bố cục rõ ràng, icon dễ hiểu, màu sắc hài hòa, cùng với luồng làm việc logic và ít bước thao tác sẽ góp phần giảm thiểu thời gian làm việc và giảm thiểu lỗi sai.

Nhờ giao diện trực quan, nhân viên lễ tân có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin về một khách hàng và cập nhật tình trạng phòng chỉ với vài cú click chuột. Ngoài ra, khả năng tùy chỉnh, hỗ trợ đa ngôn ngữ và tốc độ phản hồi nhanh cũng là những yếu tố quan trọng cần được xem xét.

Tính năng cơ bản cần có của một phần mềm CMS

Tính năng là phần quan trọng nhất của một channel manager, do đó khi lựa chọn phần mềm này bạn cần xem xét kỹ lưỡng các tính năng sau:

Đồng bộ hóa dữ liệu hai chiều:

• Kết nối API mạnh mẽ: Giúp liên kết CMS với hàng trăm kênh OTA khác nhau, đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật tức thời.

• Đồng bộ hóa phòng trống, giá cả: Giúp tránh tình trạng overbooking và đảm bảo giá cả thống nhất trên tất cả các kênh.

• Dữ liệu chính xác: Đảm bảo thông tin về phòng, giá, dịch vụ luôn được cập nhật liên tục.

Quản lý giá phòng linh hoạt:

• Tự động điều chỉnh giá: Dựa trên các yếu tố như mùa vụ, tình hình cạnh tranh, và tỷ lệ lấp đầy.

• Chiến lược giá đa dạng: Cho phép bạn áp dụng các chiến lược giá khác nhau cho từng loại phòng, từng thị trường.

• Phân tích hiệu quả: Đánh giá hiệu quả của các chiến lược giá và đưa ra điều chỉnh phù hợp.

Quản lý phòng trống hiệu quả:

• Theo dõi tình trạng phòng thực thời: Giúp bạn luôn nắm rõ số lượng phòng trống và phòng đã đặt.

• Phân bổ phòng linh hoạt: Dựa trên các yêu cầu của khách hàng và các chiến lược kinh doanh.

• Ngăn chặn overbooking: Bảo vệ danh tiếng của khách sạn và tăng tỷ lệ hài lòng của khách hàng.

Đồng bộ lịch iCal:

• Tránh xung đột lịch: Đảm bảo không có hai khách hàng cùng đặt một phòng vào cùng một thời điểm.

• Tăng độ chính xác: Cập nhật lịch phòng trên tất cả các kênh một cách nhanh chóng và chính xác.

Hệ thống báo cáo và phân tích:

• Báo cáo chi tiết: Cung cấp các báo cáo về doanh thu, tỷ lệ lấp đầy, hiệu suất của từng kênh, hành vi của khách hàng.

• Bảng điều khiển trực quan: Giúp bạn dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu.

• Dự báo doanh thu: Hỗ trợ bạn đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.

Để tìm hiểu thêm về các lợi ích của phần mềm CMS, bạn có thể tham khảo bài viết: 10 Lợi ích vàng của Channel Manager (CMS) trong quản lý khách sạn 

Hỗ trợ kỹ thuật

Khi lựa chọn phần mềm quản lý kênh, ngoài việc quan tâm đến các tính năng, bạn cần đặc biệt chú ý đến chất lượng dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp.

Một nhà cung cấp uy tín sẽ cung cấp các chương trình đào tạo chuyên sâu, giúp đội ngũ của bạn nhanh chóng làm quen và sử dụng thành thạo phần mềm.

Bên cạnh đó, họ sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo quá trình vận hành của hệ thống luôn được trơn tru.

Chi phí phần mềm so với ngân sách

Đa số các phần mềm channel manager áp dụng mức phí dựa trên tổng số phòng của khách sạn, bất kể bạn có khai thác hết công suất hay không. Điều này có nghĩa là, dù bạn chỉ sử dụng 50 phòng để bán hàng trực tuyến trong tổng số 300 phòng, bạn vẫn phải trả phí cho toàn bộ số phòng đó.

Do đó, cần phải chọn phần mềm channel manager phù hợp với ngân sách và cung cấp cấu trúc giá cả minh bạch, để đảm bảo không có bất kỳ khoản phí ẩn nào. Việc này sẽ giúp bạn kiểm soát ngân sách chặt chẽ hơn và duy trì dòng tiền ổn định.

Tính bảo mật

Trong lĩnh vực khách sạn, bảo mật thông tin khách hàng là một vấn đề vô cùng quan trọng. Hãy đảm bảo rằng phần mềm bạn lựa chọn có các biện pháp bảo mật dữ liệu chặt chẽ, tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế. Điều này sẽ giúp bạn bảo vệ thông tin khách hàng và tránh những rủi ro không đáng có.

Bản dùng thử miễn phí

Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng về phần mềm channel manager, việc trải nghiệm bản dùng thử miễn phí là một bước đi vô cùng cần thiết.

Đây là cơ hội để bạn tự mình khám phá và đánh giá toàn diện các tính năng của phần mềm, từ giao diện người dùng thân thiện, dễ sử dụng đến khả năng đáp ứng các nhu cầu cụ thể của khách sạn như đồng bộ giá phòng, quản lý đặt phòng, và tạo báo cáo doanh thu.

Một phần mềm CMS tốt sẽ không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và tăng doanh thu.

Kết luận

Như vậy, việc lựa chọn một phần mềm Channel Manager phù hợp là quyết định quan trọng để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của khách sạn. Bằng cách cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố như khả năng tích hợp, tốc độ cập nhật, giao diện người dùng,...bạn hoàn toàn có thể tìm được giải pháp phù hợp.

Khám phá thêm các thông tin hữu ích và cập nhật những xu hướng mới trong ngành khách sạn tại GoHost Blogs