Phần mềm quản lý khách sạn đóng vai trò rất quan trọng đối với lĩnh vực kinh doanh khách sạn. Phần mềm này giúp các cơ sở kinh doanh dịch vụ lưu trú vận hành một cách trơn tru, gia tăng hiệu quả và tối ưu hóa chi phí. Bài viết này GoHost sẽ mang đến cho bạn cái nhìn tổng quan về phần mềm quản lý khách sạn (PMS - Property Management System) và hướng dẫn lựa chọn loại phần mềm phù hợp nhất cho khách sạn của bạn.

Định nghĩa phần mềm quản lý khách sạn (PMS)

Phần mềm quản lý khách sạn  là một loại phần mềm được thiết kế để hỗ trợ quản lý các hoạt động và quy trình của một khách sạn, khu nghỉ dưỡng hoặc cơ sở lưu trú tương tự. Phần mềm quản lý khách sạn, thường được gọi là PMS (Property Management System), là phần mềm được thiết kế để hỗ trợ quản lý các hoạt động hàng ngày của một khách sạn. Nó bao gồm các hệ thống như hệ thống quản lý tài sản (PMS), hệ thống quản lý doanh thu (RMS), phần mềm khảo sát giá, phần mềm quản lý danh tiếng và các trình quản lý kênh.

Những phần mềm này giúp tự động hóa và tối ưu hóa nhiều nhiệm vụ quan trọng như đặt phòng, quản lý khách hàng, quản lý dịch vụ và theo dõi doanh thu, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu sai sót và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng.

Lý do nên dùng phần mềm quản lý khách sạn 

Với sự phát triển của công nghệ 4.0, việc ứng dụng công nghệ vào lĩnh vực khách sạn đã và đang mang lại nhiều lợi ích to lớn. Dưới đây là những lý do bạn nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn.

Tăng cường hiệu quả quản lý

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn đó là giúp tối ưu hoá quy trình hoạt động của khách sạn. Phần mềm này có thể tự động hoá các nhiệm vụ như phân bổ phòng, quản lý thông tin khách hàng và xử lý thanh toán. Nhờ vào sự thuận tiện này các khách sạn có thể giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng 

Nâng cao trải nghiệm của khách hàng không chỉ là một mục tiêu mà còn là một cam kết mà các khách sạn hàng đầu thường đặt ra. Phần mềm quản lý khách sạn không chỉ giúp quản lý dịch vụ một cách hiệu quả, mà còn tạo ra một môi trường tương tác tốt hơn giữa khách hàng và khách sạn.

Cụ thể, phần mềm này cung cấp khả năng lưu trữ thông tin cá nhân của khách hàng, từ sở thích cho đến lịch sử lưu trú trước đó. Điều này giúp nhân viên khách sạn tạo ra một trải nghiệm cá nhân hóa hơn, nắm bắt và phục vụ những yêu cầu đặc biệt của từng khách hàng một cách chính xác và kịp thời.

Quản lý thông tin dễ dàng 

Nhờ có PMS, việc truy cập và sử dụng thông tin trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Các nhân viên có thể nhanh chóng truy cập thông tin cần thiết và cập nhật dữ liệu một cách chính xác và kịp thời. Hơn nữa, tính năng tìm kiếm linh hoạt và báo cáo tự động của phần mềm cũng giúp đảm bảo rằng mọi thông tin được tổ chức và trình bày một cách rõ ràng và dễ dàng hiểu.

Quản lý tài chính tốt hơn

Hệ thống quản lý khách sạn giúp quản lý tài chính hiệu quả hơn bằng cách tự động hóa các quy trình lập hóa đơn và thanh toán. Cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu, chi phí và tỷ lệ lấp đầy, giúp quản lý khách sạn đưa ra các quyết định có căn cứ về giá cả và ngân sách.

Quản lý chi phí hiệu quả

 Áp dụng tính tự động hóa và tối ưu hóa nguồn lực thông qua phần mềm quản lý khách sạn để giảm thiểu chi phí vận hành và tăng cường lợi nhuận tổng thể cho khách sạn của bạn.

Với những lợi ích được nêu ra ở trên, việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn là giải pháp tối ưu giúp khách sạn nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí, gia tăng lợi nhuận và nâng cao khả năng cạnh tranh trong thị trường du lịch ngày càng sôi động. Hãy đầu tư vào PMS để đưa khách sạn của bạn lên một tầm cao mới!

>>> Xen thêm: Xu hướng sử dụng giải pháp công nghệ thông minh khi vận hành khách sạn

Những tính năng của phần mềm quản lý khách sạn 

Hệ thống đặt phòng trung tâm - Central Reservation System (CRS)

Hệ thống đặt phòng trung tâm giúp quản lý quá trình đặt phòng mới, hiển thị thông tin về các đơn đặt phòng hiện có, kiểm tra tình trạng phòng trống và hiển thị các phòng sẵn có. Sau khi quá trình đặt phòng hoàn tất, hệ thống cũng tự động gửi xác nhận đến khách hàng qua nhiều kênh như email hoặc tin nhắn SMS.

Ngoài ra, hệ thống đặt chỗ thường được tích hợp với công cụ đặt phòng trên trang web của bạn và các kênh OTA (các đại lý du lịch trực tuyến) khác thông qua CMS (hệ thống quản lý các kênh OTA).

Hệ thống quản lý doanh thu - Revenue management 

Trong quá trình đặt chỗ, giá phòng đóng vai trò quan trọng trong quyết định của du khách. Do đó, giá của phòng thường được điều chỉnh linh hoạt để phản ánh các biến động trong nhu cầu và thị trường. Hệ thống quản lý doanh thu là công cụ quan trọng giúp theo dõi các chỉ số hiệu suất chính như sức chứa của phòng, doanh thu trên mỗi phòng và giá trung bình hàng ngày.

Mục tiêu cốt lõi của hệ thống quản lý doanh thu là đưa ra giá cả phù hợp với giá trị thực của dịch vụ và hiểu rõ nhu cầu của khách hàng. Điều này thường liên quan đến việc điều chỉnh giá cả, vị trí và sự sẵn có của phòng theo từng đối tượng khách hàng.

Ngoài ra, một số hệ thống quản lý doanh thu tích hợp các thuật toán định giá linh hoạt. Những thuật toán này sử dụng dữ liệu lịch sử từ hệ thống quản lý tài sản cũng như thông tin về giá cả của các đối thủ cạnh tranh, các hoạt động theo mùa và sự kiện địa phương để xác định giá cả tối ưu nhất, đồng thời tối đa hóa thu nhập.

Quản lý kênh - Channel management

Ngoài việc cạnh tranh về giá cả, sự hiển thị đồng nhất về mức giá của khách sạn trên các nền tảng khác nhau như các công cụ tìm kiếm siêu dữ liệu, các đại lý du lịch trực tuyến (OTA), và các trang web so sánh giá cũng là yếu tố quan trọng. Đây là lúc mà hệ thống quản lý kênh trở nên cần thiết.

Hệ thống quản lý kênh giúp quản lý công suất của các phòng, giá cả trên các kênh đặt phòng trực tuyến, và tự động khóa phòng. Quản lý kênh thường được tích hợp trực tiếp với phần mềm quản lý tài sản của khách sạn. Từ việc hủy đặt phòng hoặc điều chỉnh giá, tất cả đều có thể được thực hiện từ trong phần mềm quản lý tài sản và được đồng bộ hóa tự động.

Quản lý lễ tân - Front-desk operations

Tính năng này cho phép nhân viên lễ tân ghi nhận thông tin của khách hàng, quản lý đặt phòng, kiểm tra tình trạng phòng trống và thực hiện các thủ tục check-in và check-out. Ngoài ra, quản lý lễ tân trong PMS cũng cung cấp tính năng gửi thông điệp hoặc thông báo cho khách hàng và tạo ra các báo cáo về hoạt động tiếp đón khách hàng để phục vụ cho việc quản lý và cải thiện dịch vụ.

Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng - Customer data management

Cho phép khách sạn ghi lại thông tin cá nhân, lịch sử đặt phòng, yêu cầu đặc biệt và các tương tác trước đó với khách hàng. Bằng cách này, nhân viên có thể tạo ra một trải nghiệm cá nhân hóa cho mỗi khách hàng, cung cấp dịch vụ tốt hơn và tăng cường mối quan hệ khách hàng.

Dọn phòng - Housekeeping

Quản lý lên kế hoạch lịch trình làm việc cho nhân viên dọn phòng, ghi nhận tình trạng hiện tại của các phòng (trống, đã dọn, hoặc cần dọn), và phân công công việc một cách hiệu quả. Thông qua hệ thống này, nhân viên dọn phòng có thể cập nhật trạng thái của các phòng sau khi dọn xong, báo cáo về bất kỳ vấn đề hoặc sự cố nào cần được giải quyết.

Hệ thống điểm bán hàng - Point of sale serves

Đối với chuỗi khách sạn lớn thì sẽ có thêm những dịch vụ như nhà hàng, phòng tập thể dục, spa,... Vì vậy nếu có nhiều thiết bị thanh toán trong một khách sạn thì hệ thống điểm bán hàng là không thể thiếu để thu thập và xử lý chính xác các giao dịch từ nhiều nguồn khác nhau.

Ngoài xử lý thanh toán tự động, hệ thống điểm bán hàng có thể hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, tạo báo cáo hoạt động bán hàng và lưu trữ dữ liệu tài chính.

Quản lý khối văn phòng - Back-office management

Chức năng quản lý khối văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và điều hành đội ngũ nhân viên, vận hành và hoạt động hành chính của khách sạn một cách hiệu quả. Các chức năng của quản lý văn phòng có thể bao gồm:

• Quản lý sự kiện (tổ chức hội nghị, lễ tân) và phục vụ ăn uống

• Quản lý nhân viên (quản lý nhân sự ở bộ phận hậu cần và tiền sảnh: quản lý ca, lập hóa đơn nhân viên, v.v.)

• Phân tích chi phí tiêu dùng và chi tiêu của khách sạn

• Phân tích hàng tồn kho

• Bán hàng và quản lý các chiến dịch quảng cáo

• Quản lý đánh giá.

Chức năng quản lý khối văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức các hoạt động nội bộ và các việc liên quan tới tài chính.

Báo cáo và phân tích - Reports and analytics

Chức năng báo cáo và phân tích của hệ thống PMS trong ngành khách sạn là một công cụ quan trọng giúp quản lý theo dõi và đánh giá hiệu suất kinh doanh. Hệ thống này cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu, công suất phòng, tỷ lệ lấp đầy, và chi phí hoạt động, giúp ban quản lý có cái nhìn toàn diện về tình hình kinh doanh của khách sạn.

Ngoài ra, tính năng phân tích dữ liệu trong PMS cho phép phân tích xu hướng, dự đoán nhu cầu và xác định các cơ hội tăng trưởng. Các báo cáo và phân tích này không chỉ hỗ trợ trong việc ra quyết định chiến lược mà còn giúp tối ưu hóa các quy trình vận hành, nâng cao hiệu quả kinh doanh và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Cách lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp

Lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu doanh thu. Dưới đây là một số bước hướng dẫn để bạn lựa chọn PMS phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn:

Xác định nhu cầu và mục tiêu

• Quy mô và loại hình khách sạn: Cần lựa chọn PMS phù hợp với quy mô (khách sạn mini, resort, homestay...) và loại hình khách sạn (bình dân, cao cấp, sang trọng...).

• Tính năng cần thiết: Xác định các tính năng cần thiết như quản lý đặt phòng, quản lý khách hàng, thanh toán, báo cáo, tích hợp đa kênh...

• Ngân sách: Lựa chọn PMS có mức giá phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp.

Nghiên cứu thị trường

• Tìm hiểu các nhà cung cấp PMS uy tín trên thị trường.

• Tham khảo ý kiến của các khách sạn đã sử dụng PMS để có đánh giá khách quan.

• So sánh các giải pháp PMS về tính năng, giá cả, dịch vụ hỗ trợ...

Thử nghiệm miễn phí

• Hầu hết các nhà cung cấp PMS đều cho phép dùng thử miễn phí trong thời gian nhất định.

• Hãy tận dụng cơ hội này để trải nghiệm phần mềm và đánh giá tính năng, giao diện, độ dễ sử dụng...

Đánh giá các yếu tố sau

• Tính năng: Đảm bảo PMS có đầy đủ các tính năng cần thiết cho nhu cầu của bạn.

• Giao diện: Giao diện sử dụng cần dễ hiểu, thân thiện và dễ dàng thao tác.

• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Chọn nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp thắc mắc và hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.

• Khả năng bảo mật: Đảm bảo PMS có các biện pháp bảo mật an toàn để bảo vệ dữ liệu của khách sạn và khách hàng.

• Khả năng nâng cấp: Lựa chọn PMS có khả năng nâng cấp để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

Lưu ý:

• Nên chọn nhà cung cấp PMS có uy tín và kinh nghiệm trong lĩnh vực khách sạn.

• Đảm bảo phần mềm tương thích với các thiết bị và hệ thống đang sử dụng tại khách sạn.

• Cần đào tạo nhân viên để sử dụng PMS một cách hiệu quả.

Kết luận 

Lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp là một quyết định quan trọng cho doanh nghiệp. Hãy dành thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng và cân nhắc các yếu tố trên để lựa chọn được giải pháp PMS tối ưu nhất cho khách sạn của bạn.