Ngành công nghiệp khách sạn đã trải qua những thay đổi đáng kể, chủ yếu nhờ vào các tiến bộ công nghệ. Một trong những đổi mới quan trọng nhất là việc áp dụng phần mềm CMS vào quản lý hoạt động bán phòng trên các nền tảng OTAs và website khách sạn. Đây là công cụ không thể thiếu giúp việc điều hành khách sạn trở nên hiệu quả hơn. Bài viết này sẽ làm rõ những tính năng quan trọng mà phần mềm CMS cần có là gì.

Phần mềm CMS là gì?

Phần mềm quản lý kênh bán phòng (CMS - Channel Management System) cho phép các chủ nhà quản lý hoạt động trên tất cả các kênh phân phối của họ chỉ với một nền tảng duy nhất. CMS giúp đơn giản hóa quy trình đặt phòng trực tuyến, cho phép bạn kết nối với nhiều kênh bán phòng hơn và tăng tỷ lệ lấp đầy phòng mà không lo bị overbook.

Thông qua CMS bạn có thể cập nhật thông tin phòng trống, giá cả và các thay đổi khác lên các kênh OTAs (Online Travel Agency - đại lý du lịch trực tuyến) cùng một lúc, chẳng hạn như Booking.com, Traveloka, Airbnb,... Bất cứ khi nào có đặt phòng mới, hủy phòng, thay đổi giá, loại phòng hoặc hạn chế lưu trú, CMS sẽ tự động cập nhật cho tất cả các kênh phân phối.

Hình ảnh demo GoHost CMS

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về phần mềm CMS, bạn có thể tham khảo bài viết: Phần mềm quản lý kênh bán phòng (CMS)là gì?

CMS vận hành như thế nào?

CMS tự động hóa chiến lược phân phối phòng của khách sạn bằng cách kết nối kho phòng với nhiều trang web OTA khác nhau thông qua API. Hoạt động này hoàn toàn có thể thực hiện thủ công, tuy nhiên sẽ không mang lại hiệu quả cao bởi quản lý giá cả và số lượng phòng trống trên nhiều nền tảng OTA rất mất thời gian và công sức.

Giải pháp thay thế hiệu quả chính là sử dụng phần mềm quản lý kênh bán phòng. CMS tự động hóa quy trình phân phối phòng, cập nhật giá phòng, tình trạng phòng và các thông tin khác. Điều này đảm bảo dữ liệu của bạn luôn đồng bộ trên tất cả các kênh và dễ dàng thực hiện thay đổi trên mọi nền tảng, từ đó gia tăng khả năng cạnh tranh và giảm overbook.

Tại sao các khách sạn cần sử dụng CMS?

Trong lĩnh vực khách sạn, sử dụng phần mềm CMS đóng vai trò then chốt cho việc hoạt động hiệu quả. Mặc dù trước đây, chủ yếu các chuỗi khách sạn lớn mới sử dụng CMS, thì ngày nay, sự phát triển của công nghệ đã giúp các cơ sở lưu trú độc lập cũng có thể quản lý kênh phân phối trực tuyến của mình với chi phí hợp lý.

Dưới đây là ba lý do chính tại sao các khách sạn cần sử dụng CMS:

Kết nối với nhiều kênh bán phòng trực tuyến hơn

Quản lý thủ công các kênh bán phòng tốn rất nhiều thời gian. Bằng cách chuyển sang sử dụng phần mềm quản CMS, bạn có thể mở rộng chiến lược phân phối của mình với nhiều kênh bán phòng hàng hơn, từ đó tăng khả năng thu hút thêm khách hàng tiềm năng và tăng lượt đặt phòng cả online và directbooking

Bạn có thể tận dụng tối đa chiến lược phân phối của mình để thúc đẩy doanh số trực tuyến bằng cách sử dụng các trang OTA, các trang metasearch (so sánh giá phòng) và GDS (Global Distribution System - Hệ thống phân phối toàn cầu).

Xem thêm: Hệ thống phân phối toàn cầu GDS là gì?

Tránh tình trạng overbook

Overbook gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của khách sạn, không những vậy tình trạng này cũng khiến cho trải nghiệm khách hàng gặp nhiều khó khăn. Hiệu quả mà overbook gây ra có thể là những đánh giá tiêu cực từ khách hàng trên các nền tảng mạng xã hội.

Phần CMS luôn cập nhật tình trạng phòng trống đều đặn, ngăn chặn tình trạng khách hàng đặt phòng mới khi phòng đó đã có người khác đặt từ trước.

Giảm thiểu sai sót trong đặt phòng

Việc sao chép thông tin đặt phòng từ email hoặc trang extranet (mạng nội bộ dùng để trao đổi thông tin giữa các đối tác) sang bảng tính đôi khi sẽ có sai sót. Hệ thống CMS sẽ tự động truyền thông tin từ các kênh OTA sang phần mềm quản lý khách sạn (PMS) của khách sạn, bao gồm tên khách hàng, ngày tháng, số người lưu trú và thời gian nhận phòng.

Xem thêm: 7 Lý do tại sao bạn cần hệ thống PMS

Các tính năng cần có phần mềm CMS

Phần mềm quản lý kênh bán phòng CMS mang lại nhiều tính năng ưu việt giúp ngành khách sạn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Thực hiện đồng bộ liên tục

Các phần mềm CMS hiện nay cung cấp kết nối API (Giao diện lập trình ứng dụng), cho phép đồng bộ dữ liệu hai chiều theo thời gian thực. Toàn bộ hệ thống hoạt động trên nền tảng đám mây, giúp loại bỏ nhu cầu về công nghệ tại khách sạn, mang lại tính linh hoạt và tốc độ cao hơn. Hệ thống này cực kỳ mạnh mẽ, có khả năng xử lý hàng triệu lượt đặt phòng mỗi ngày.

Cho phép đồng bộ hai chiều

Các phần mềm CMS hiện nay cung cấp kết nối API (Giao diện lập trình ứng dụng), cho phép đồng bộ dữ liệu hai chiều từ các kênh OTA, website khách sạn và ngược lại theo thời gian thực.

Toàn bộ hệ thống hoạt động trên nền tảng đám mây và không yêu cầu nhiều kiến thức về công nghệ, mang lại tính linh hoạt và tốc độ cao hơn. Hệ thống này hoạt động cực kỳ mạnh mẽ, có khả năng xử lý hàng triệu lượt đặt phòng mỗi ngày.

Quản lý giá 

Chiến lược bán phòng trên các kênh OTA luôn là lựa chọn hàng đầu của các khách sạn. Nhưng bên cạnh đó quản lý giá phòng bằng cách thủ công trên từng kênh riêng rẻ lại tốn nhiều thời gian và công sức, đồng thời cũng tiềm ẩn sai sót.

Với sự hỗ trợ từ phần mềm CMS chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể tự động hóa quy trình cập nhật giá, đảm bảo giá cả luôn nhất quán và cạnh tranh trên tất cả các kênh OTA mà bạn đã kết nối, mang lại nhiều lợi ích cho khách sạn.

Tham khảo chiến lược định giá phòng giúp tăng doanh thu khách sạn tại đây

Quản lý số lượng phòng trống

Ngoài việc cung cấp tính năng quản lý giá, CMS còn cho phép bạn dễ dàng theo dõi và quản lý tình trạng phòng trống trên tất cả các kênh OTA từ một giao diện duy nhất. Bạn sẽ nắm bắt được chi tiết tình hình đặt phòng và tỷ lệ lấp đầy một cách hiệu quả.

CMS đồng bộ hóa tất cả thông tin về phòng trống theo thời gian thực, đảm bảo rằng mỗi phòng chỉ có một đặt phòng duy nhất tại một thời điểm. Khi có dữ liệu về tỷ lệ đặt phòng, bạn có thể điều chỉnh giá và chiến lược bán hàng dựa trên tình trạng phòng trống theo thời gian thực, giúp thu hút thêm khách hàng và tối đa hóa lợi nhuận.

Đồng bộ lịch iCal tránh overbook

Tính năng iCal cho phép đồng bộ hóa lịch đặt phòng theo thời gian thực giữa CMS và các kênh bán phòng, như OTA và trang web riêng của khách sạn. Đảm bảo mọi thay đổi về đặt phòng, hủy phòng hoặc cập nhật tình trạng phòng đều được phản ánh ngay lập tức trên tất cả các kênh, giảm thiểu nguy cơ đặt phòng trùng lặp.

Hệ thống phân tích và báo cáo (Dashboard)

Dashboard cung cấp dữ liệu thời gian thực về tình trạng phòng, hiệu suất của từng kênh bán phòng, giúp xác định kênh nào mang lại doanh thu cao nhất và kênh nào cần cải thiện, từ đó phân bổ nguồn lực hiệu quả.

Hệ thống còn giúp theo dõi số lượng đặt phòng mới, tình trạng phòng trống và tỷ lệ lấp đầy theo từng loại phòng, cho phép điều chỉnh giá và chiến lược bán phòng phù hợp với nhu cầu thị trường.

Kết luận

Qua bài viết trên, hy vọng rằng các bạn đã hiểu rõ về CMS là gì và những tính năng cần có của phần mềm này. Đây là phần mềm quản lý kênh bán phòng, giúp cho các khách sạn có thể quản lý giá cả cũng như số lượng phòng trống trên các kênh OTA đơn giản mà không mất nhiều thời gian. Đừng quên theo dõi GoHost để biết thêm nhiều kiến thức hay và hữu ích khác nhé.