Là chủ khách sạn, bạn đang phân vân liệu có nên đầu tư vào công cụ đặt phòng trực tuyến (booking engine) để xây dựng chiến lược đặt phòng trực tiếp (direct booking) hay chỉ dựa vào các đại lý du lịch trực tuyến (OTA) như Airbnb, Agoda, và Booking.com? Mặc dù các OTA giúp mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng, nhưng các khoản phí hoa hồng cao luôn là điều mà các chủ khách sạn lo lắng.

Công cụ booking engine chính là giải pháp giúp khách sạn cân bằng hiệu quả giữa việc tận dụng các kênh phân phối đa dạng và tối ưu hóa lợi nhuận, đồng thời tăng cường khả năng kiểm soát trải nghiệm khách hàng.

Một công cụ đặt phòng hiệu quả có thể tăng lượng direct booking lên đến 44%, với tỷ lệ chuyển đổi trung bình đạt 14,8%. Bên cạnh đó, công cụ này còn cung cấp dữ liệu chi tiết về khách hàng, giúp khách sạn tối ưu hóa dịch vụ và tăng doanh thu.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về công cụ đặt phòng trực tuyến trong ngành khách sạn, và cách công cụ này giúp khách sạn thúc đẩy doanh thu một cách hiệu quả.

Booking engine là gì?

Booking engine là một hệ thống được sử dụng trên các trang web khách sạn và trang mạng xã hội để thu hút và xử lý các yêu cầu đặt phòng trực tuyến trực tiếp (direct booking)..

Hiểu đơn giản, booking engine như một cầu nối giữa khách hàng tiềm năng và cơ sở lưu trú, giúp tạo nên một trải nghiệm đặt phòng liền mạch mà không cần sự can thiệp của các bên thứ ba như là đại lý du lịch trực tuyến (OTA), hệ thống phân phối toàn cầu (GDS), đại lý du lịch,...

Booking engine cung cấp tính năng báo cáo tình trạng phòng theo thời gian thực, xử lý thanh toán an toàn và xác nhận tức thì. Ngoài ra, bạn có thể thêm bớt các chức năng để phù hợp với cơ sở lưu trú của mình, phục vụ cho đối tượng khách hàng quốc tế với nhiều ngôn ngữ và tùy chọn tiền tệ,..

Hơn thế nữa, booking engine sẽ tự động thu thập thông tin đặt phòng (như ngày đến, ngày đi, loại phòng...) và thông tin thanh toán của khách hàng. Sau đó, sẽ gửi những thông tin này đến các phần mềm khác mà khách sạn đã tích hợp, như phần mềm quản lý khách sạn (PMS), phần mềm quản lý kênh bán phòng(CMS), và cổng thanh toán. Nhờ đó, việc quản lý đặt phòng trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Booking engine thúc đẩy doanh thu hiệu quả nhờ tăng lượng đặt phòng trực tiếp 

Booking engine không chỉ giúp khách sạn tăng trưởng doanh thu mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình đặt phòng trực tuyến. Các yếu tố sau đây sẽ minh họa rõ hơn về cách một booking engine có thể nâng cao trải nghiệm của khách hàng và tối đa hóa lợi nhuận cho khách sạn:

Đặt phòng thông qua trang web của khách sạn

Giao diện công cụ booking engine do team GoHost thực hiện cho đối tác

Khách du lịch thường bắt đầu tìm kiếm phòng trên các kênh đặt phòng OTAs hoặc mạng xã hội, sau đó truy cập vào trang web của khách sạn để tìm hiểu thêm về dịch vụ và ưu đãi. Khi website khách sạn được tích hợp công cụ đặt phòng trực tuyến, khách hàng có xu hướng đặt phòng trực tiếp để nhận được giá tốt hơn hoặc ưu đãi đặc biệt.

Hiện nay, nhiều khách sạn áp dụng chính sách tặng bữa sáng miễn phí hoặc giảm giá phòng 10% so với các kênh OTAs để khuyến khích khách hàng đặt phòng trực tiếp qua website của khách sạn. Khám phá thêm lý do tại sao việc đặt phòng trực tiếp lại có lợi cho khách sạn tại đây!

Khuyến khích đặt phòng trực tiếp qua trang web của khách sạn không chỉ làm giảm khả năng chuyển đổi mà còn khiến khách sạn đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ trên các OTA. Booking Engine giúp giải quyết vấn đề này bằng cách tạo ra một trải nghiệm đặt phòng liền mạch ngay trên website của khách sạn, khuyến khích khách hàng thực hiện giao dịch trực tiếp, từ đó tối đa hóa doanh thu và giảm thiểu chi phí hoa hồng.

Trải nghiệm thân thiện với người dùng

Một trong những ưu điểm nổi bật của việc sử dụng booking engine là khả năng tạo ra trải nghiệm đặt phòng trực tuyến vô cùng thuận tiện và thân thiện với người dùng. Nhờ giao diện trực quan, dễ sử dụng, khách hàng có thể dễ dàng tìm kiếm, so sánh và lựa chọn phòng phù hợp chỉ với vài cú click chuột.

Hơn nữa, tính năng đặt phòng trực tuyến theo thời gian thực giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và đảm bảo luôn có được thông tin cập nhật nhất về tình trạng phòng từ chính khách sạn. Khách hàng cũng có thể dễ dàng thực hiện các thay đổi hoặc bổ sung cho đặt phòng của mình một cách nhanh chóng và linh hoạt, tạo cảm giác hài lòng và tin tưởng.

Cung cấp phương thức thanh toán đa dạng ngôn ngữ và tiền tệ

Hằng năm, Việt Nam thu hút một lượng lớn khách du lịch quốc tế đến từ khắp nơi trên thế giới. Với khả năng hỗ trợ đa ngôn ngữ và đa tiền tệ, các công cụ booking engine giúp khách sạn mở rộng thị trường, dễ dàng tiếp cận khách hàng toàn cầu.

Ngoài ra, việc tích hợp các phương thức thanh toán linh hoạt như Apple Pay, Google Pay, Amazon Pay, Stripe và PayPal mang đến trải nghiệm đặt phòng nhanh chóng và liền mạch cho khách hàng. Điều này không chỉ gia tăng lượng đặt phòng trực tiếp mà còn giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp, đẳng cấp quốc tế cho khách sạn.

Giảm chi phí hoa hồng

Các nền tảng đặt phòng trực tuyến (OTA) đã trở thành kênh phân phối phòng không thể thiếu đối với các khách sạn. Tuy nhiên, chi phí hoa hồng cao ngất ngưởng, thường dao động từ 15% đến 25% trên mỗi giao dịch thành công, cũng khiến cho khách sạn mất đi một phần lợi nhuận đáng kể.

Khi sử dụng booking engine, khách sạn có thể giảm thiểu khoản chi phí hoa hồng này, tăng cường khả năng tự chủ doanh thu và linh hoạt hơn trong việc quản lý giá phòng cũng như các chương trình khuyến mãi.

Tìm hiểu thêm về phí hoa hồng qua bài viết: Phí hoa hồng OTA và những điều bạn cần biết

Linh hoạt đề xuất khuyến mãi và các ưu đãi đặc biệt

Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, bạn hoàn toàn có thể thiết lập các ưu đãi phút cuối và giảm giá cho khách lưu trú dài ngày chỉ với một cú nhấp chuột. Điều kiện áp dụng và thời gian hiệu lực không bị giới hạn bởi các bên trung gian nên bạn hoàn toàn có thể thực hiện một cách chủ động

Việc cung cấp các ưu đãi hấp dẫn không chỉ giúp lấp đầy phòng trống mà còn tăng cường lòng trung thành của khách hàng. Khi khách hàng cảm nhận được sự quan tâm từ ưu đãi đặc biệt, họ sẽ có xu hướng quay lại và giới thiệu bạn bè, người thân đến với khách sạn.

Tự động cập nhật tình trạng phòng

Thông tin về số lượng phòng trống, giá cả và các dịch vụ đi kèm luôn được cập nhật chính xác và liên tục, giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm và đặt phòng phù hợp với nhu cầu của mình. Khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm rằng thông tin họ nhận được là chính xác và không xảy ra tình trạng overbooking gây ra những phiền toái không đáng có.

Tìm hiểu thêm về tình trạng overbooking tại đây!

Tối ưu hóa trên thiết bị di động

Theo nghiên cứu của Expedia, hơn 40% khách du lịch đã lựa chọn đặt phòng trên điện thoại di động. Hầu hết các công cụ booking engine đều có thể tối ưu hóa cho đa dạng các thiết bị di động khác nhau.

Với giao diện trực quan, thân thiện và tốc độ tải trang siêu nhanh, khách hàng có thể dễ dàng tìm kiếm, so sánh và đặt phòng mọi lúc, mọi nơi. Điều này không chỉ mang đến trải nghiệm đặt phòng mượt mà mà còn giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Kết luận 

Bằng cách tạo ra một kênh đặt phòng trực tiếp, khách sạn không chỉ giảm chi phí mà còn có thể xây dựng một thương hiệu mạnh mẽ và tạo ra những trải nghiệm độc đáo cho khách hàng. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, Booking Engine sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong việc định hình tương lai của ngành khách sạn.

Đừng quên theo dõi GoHost Blogs để cập nhật những kiến thức mới nhất về lĩnh vực lưu trú, chúc bạn thành công!