Khác với kinh doanh khách sạn, kinh doanh homestay đòi hỏi người quản lý tập trung tối ưu hóa vận hành, kênh phân phối nhằm tăng hiệu quả doanh thu, nhưng vẫn duy trì chi phí thấp.

Việc sử dụng hệ thống Channel Manager (CMS) luôn được các chủ homestay cân nhắc nhằm tận dụng lợi ích của CMS nhưng vẫn cân bằng được chi phí duy trì homestay.

Vậy liệu việc áp dụng Channel Manager CMS có thực sự cần thiết cho các homestay? Hãy cùng GoHost khám phá câu trả lời cho câu hỏi này!

Những vấn đề thường gặp khi kinh doanh homestay

Trong kinh doanh homestay, nhiều chủ nhà thường không ưu tiên đầu tư vào phần mềm quản lý, thay vào đó lựa chọn quản lý thủ công để cắt giảm chi phí. Dù tiết kiệm được một phần ngân sách ban đầu, nhưng cách làm này tiềm ẩn nhiều rủi ro khó lường.

Dưới đây là một số vấn đề thường gặp khi chủ nhà lựa chọn quản lý thủ công thay vì sử dụng các phần mềm hỗ trợ:

Tình trạng overbooking và lỗi cập nhật thông tin

Khi không có sự hỗ trợ của phần mềm, việc quản lý thủ công số lượng phòng trống trên nhiều kênh OTAs dễ dẫn đến tình trạng overbooking. Điều này không chỉ khiến chủ homestay rơi vào thế khó xử mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín với khách hàng.

Khó khăn trong việc tối ưu hóa giá

Không có công cụ CMS để hỗ trợ điều chỉnh giá theo thời gian thực hoặc tùy biến giá cho từng kênh bán phòng khiến homestay gặp khó trong việc cạnh tranh với đối thủ. Không thể theo dõi và điều chỉnh kịp thời khiến giá cả không linh hoạt, giảm sức hút với khách hàng trên các OTAs.

Tốn kém thời gian và nhân lực

Quản lý thủ công yêu cầu nhân viên phải liên tục cập nhật và kiểm tra tình trạng phòng trên nhiều kênh bán phòng, làm tăng khối lượng công việc và giảm năng suất lao động. Thay vì tập trung vào việc cải thiện dịch vụ khách hàng, đội ngũ nhân viên phải dành nhiều thời gian vào những nhiệm vụ thủ công lặp đi lặp lại.

Phức tạp và dễ sai sót

Việc theo dõi và quản lý đặt phòng từ nhiều nguồn khác nhau trở nên phức tạp khi không có phần mềm hỗ trợ. Không chỉ tăng nguy cơ sai sót mà còn làm chậm quá trình xử lý thông tin, ảnh hưởng đến khả năng phản hồi nhanh chóng với khách hàng.

Khó khăn trong việc mở rộng kinh doanh

Không sử dụng phần mềm khiến việc mở rộng kênh bán phòng với các OTAs mới hoặc tiếp cận thị trường quốc tế trở nên khó khăn. Hạn chế khả năng tiếp cận các khách hàng tiềm năng và làm chậm lại sự phát triển của homestay.

Lý do Homestay nên sử dụng channel manager

Trong khi các đối thủ đang tối ưu hóa hoạt động bằng cách áp dụng channel manager để tự động hóa quy trình, những homestay không sử dụng phần mềm sẽ tụt hậu và khó cạnh tranh về giá cả, chất lượng dịch vụ cũng như khả năng mở rộng thị trường. Dưới đây là một số lý do mà homestay của bạn nên sở hữu phần mềm channel manager:

Quản lý kênh bán phòng đồng bộ 

Tránh tình trạng overbooking hoặc underbooking

Một trong những vấn đề phổ biến khi quản lý nhiều kênh OTAs là việc không thể đồng bộ kịp thời tình trạng phòng trống, dẫn đến tình trạng overbooking (đặt phòng trùng) hoặc underbooking (không bán hết phòng).

Với channel manager, hệ thống tự động đồng bộ hóa thông tin về tình trạng phòng và giá cả trên tất cả các kênh bán phòng trực tuyến. Ngay khi một phòng được đặt qua bất kỳ kênh nào, dữ liệu sẽ được cập nhật ngay lập tức trên các kênh còn lại.

Giúp loại bỏ hoàn toàn nguy cơ bán quá số lượng phòng có sẵn hoặc để trống phòng một cách không tối ưu. Nhờ đó, các chủ homestay có thể yên tâm rằng hoạt động bán phòng của họ được quản lý chính xác và hiệu quả.

Xem thêm: Tránh overbooking khi kinh doanh Homestay

Cập nhật thông tin chính xác và kịp thời

Channel manager không chỉ đảm bảo việc đồng bộ phòng trống mà còn tự động hóa quy trình cập nhật giá cả và thông tin chi tiết về phòng trên các kênh bán phòng. Từ đó giảm thiểu rủi ro sai sót hoặc chậm trễ do quản lý thủ công.

Khi có sự thay đổi về giá hoặc chương trình khuyến mãi, channel manager sẽ tự động cập nhật ngay lập tức trên tất cả các nền tảng, giúp thông tin luôn chính xác và nhất quán.

Điều này không chỉ tạo ấn tượng chuyên nghiệp mà còn duy trì được uy tín của homestay với khách hàng, khi họ luôn nhận được thông tin rõ ràng và đáng tin cậy từ các kênh đặt phòng trực tuyến.

Tối ưu hoá hiệu quả kinh doanh

Điều chỉnh giá linh hoạt 

Một trong những lợi ích lớn nhất của channel manager là khả năng điều chỉnh giá phòng theo thời gian thực trên tất cả các kênh bán phòng trực tuyến. Thông qua CMS, homestay có thể dễ dàng áp dụng các chiến lược giá động (dynamic pricing), điều chỉnh giá dựa trên nhu cầu thị trường, thời gian cao điểm, hoặc sự cạnh tranh từ các đối thủ.

Ví dụ, khi lượng đặt phòng tăng mạnh vào mùa du lịch, homestay có thể nhanh chóng tăng giá để tối đa hóa lợi nhuận mà không cần phải mất nhiều thời gian điều chỉnh thủ công trên từng kênh bán phòng.

Ngược lại, trong các thời điểm thấp điểm, giá phòng có thể được giảm một cách chiến lược để thu hút thêm khách hàng và tránh để phòng trống quá lâu. Nhờ đó, homestay không chỉ giữ vững tính cạnh tranh mà còn tối ưu hóa doanh thu hiệu quả hơn.

Phân tích dữ liệu chính xác

Channel manager không chỉ giúp đồng bộ và điều chỉnh giá phòng mà còn là công cụ mạnh mẽ trong việc phân tích dữ liệu. Hệ thống tự động thu thập và tổng hợp dữ liệu từ các kênh OTAs, cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu suất của từng kênh bán phòng và hạng phòng khác nhau.

Chủ homestay có thể dễ dàng theo dõi xu hướng đặt phòng, tỷ lệ phòng trống, hoặc doanh thu theo thời gian. Dựa vào những phân tích này, homestay có thể đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác hơn, tối ưu hóa chiến lược marketing, điều chỉnh giá cả hoặc cải thiện chất lượng dịch vụ.

Xem thêm: Phân biệt PMS, Channel Manager, Booking Engine và OTA trong quản lý khách sạn

Tiết kiệm thời gian và nhân lực

Tự động hóa quản lý

Nhờ vào phần mềm này khối lượng công việc thủ công được giảm tải đáng kể. Thay vì phải liên tục đăng nhập vào từng nền tảng để điều chỉnh thông tin, CMS sẽ tự động đồng bộ hóa mọi thay đổi một cách nhanh chóng và chính xác.

Điều này không chỉ giúp tăng năng suất lao động mà còn tạo điều kiện để nhân viên có thêm thời gian tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng khác, như cải thiện trải nghiệm khách hàng hoặc nâng cao chất lượng dịch vụ. Sự tự động hóa này giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Quản lý đặt phòng dễ dàng

Một trong những ưu điểm lớn nhất của chanel là khả năng hợp nhất tất cả các đặt phòng từ nhiều kênh khác nhau vào một hệ thống duy nhất. Giúp quản lý dễ dàng theo dõi mọi thông tin đặt phòng chỉ trong một giao diện, loại bỏ sự phức tạp và rủi ro sai sót do phải theo dõi thủ công từ nhiều nguồn khác nhau.

Nhờ đó, việc điều chỉnh, xác nhận hoặc hủy đặt phòng cũng trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Hệ thống này đảm bảo rằng mọi đơn đặt phòng đều được xử lý một cách hiệu quả, giúp giảm thiểu tình trạng overbooking, đồng thời tăng cường sự hài lòng của khách hàng và duy trì uy tín cho homestay.

Mở rộng kinh doanh hiệu quả

Channel manager hỗ trợ kết nối homestay với một mạng lưới rộng lớn các nền tảng đặt phòng trực tuyến (OTA) trong nước và quốc tế. Nhờ đó, homestay có thể tiếp cận được lượng lớn khách hàng tiềm năng từ khắp nơi trên thế giới. Việc đa dạng hóa kênh phân phối không chỉ giúp tăng khả năng hiển thị của homestay mà còn giúp thu hút các đối tượng khách hàng khác nhau.

Khám phá 6 tính năng cần có của một phần mềm channel manager tại đây

Kết luận 

Channel Manager không chỉ là giải pháp quản lý kênh bán phòng hiệu quả cho khách sạn mà còn phù hợp với các homestay. Nhờ phần mềm này, các chủ homestay có thể dễ dàng kiểm soát tình trạng phòng và đồng bộ hóa thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, mà không phải mất quá nhiều thời gian. Với những chia sẻ từ GoHost, hy vọng các chủ homestay sẽ hiểu rõ hơn về lợi ích của phần mềm này. Chúc bạn kinh doanh thành công!