Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều giải pháp công nghệ quản lý khách sạn khác nhau. Nhưng nổi bật nhất cần phải kể đến đó chính là: phần mềm quản lý khách sạn (PMS), phần mềm quản lý kênh bán phòng (CMS), công cụ đặt phòng trực tuyến (booking engine) và đại lý bán phòng trực tuyến (OTA).

Mỗi loại đều có những đặc trưng riêng cũng như ưu, nhược khác nhau, nhưng mục đích chung của những công cụ này đều giúp cho quá trình vận hành khách sạn trở nên tối ưu  hơn, nâng cao năng lực cạnh tranh và tiết kiệm chi phí.

Mặc dù 4 công cụ này rất phổ biến, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ sự khác biệt giữa các công cụ này. Vì vậy, bài viết này từ GoHost sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng từng loại và khám phá những tính năng đặc trưng của chúng.

Phân biệt PMS, CMS, Booking Engine, OTA và vai trò của từng loại phần mềm trong quản lý khách sạn

Trong lĩnh vực quản lý khách sạn, việc hiểu rõ và tận dụng hiệu quả các công cụ như PMS, Channel Manager, Booking Engine, và OTA là chìa khóa giúp tối ưu hóa hoạt động và gia tăng doanh thu. Hãy cùng GoHost phân tích sâu vai trò và chức năng của từng loại phần mềm này.

PMS là gì?

PMS là hệ thống quản lý tài sản, đóng vai trò như “trái tim” của các hoạt động trong khách sạn. Nó quản lý tất cả các hoạt động từ check-in/check-out, quản lý đặt phòng, quản lý nhân viên, xử lý thanh toán, đến việc theo dõi tình trạng phòng và dịch vụ khách hàng.

Các chức năng chính của PMS trong quản lý khách sạn:

• Quản lý đặt phòng: PMS giúp quản lý toàn bộ quy trình đặt phòng từ lúc khách hàng đặt chỗ cho đến khi check-out, đảm bảo mọi thông tin đều được cập nhật chính xác.

• Quản lý thông tin khách hàng: Lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân, sở thích, và lịch sử lưu trú của khách hàng để cải thiện dịch vụ khách hàng.

• Xử lý thanh toán và hóa đơn: Tích hợp các cổng thanh toán giúp xử lý các giao dịch tài chính một cách nhanh chóng và hiệu quả.

• Quản lý dịch vụ nội bộ và công việc của nhân viên: Điều phối công việc và dịch vụ trong khách sạn, giúp tăng cường hiệu quả hoạt động và trải nghiệm khách hàng.

CMS là gì?

Hệ thống quản lý kênh bán phòng (CMS) chính là công cụ quan trọng, giúp kết nối khách sạn với các đại lý du lịch trực tuyến (OTA), trang web đặt phòng và các kênh bán phòng khác.

Các giải pháp CMS tích hợp, chẳng hạn như Cloudbeds và GoHost, được áp dụng rộng rãi trong ngành. Các hệ thống này không chỉ kết nối với nhiều OTA mà còn tích hợp liền mạch với hệ thống quản lý khách sạn PMS để cung cấp một nền tảng thống nhất cho việc quản lý hoạt động của khách sạn.

Các chức năng chính của một Channel Manager trong quản lý khách sạn:

• Phân phối theo thời gian thực: Một CMS đồng bộ hóa tình trạng phòng và giá phòng trên tất cả các kênh đã kết nối theo thời gian thực, ngăn chặn việc đặt phòng quá mức và đảm bảo rằng thông tin mới nhất luôn có sẵn.

• Tối ưu hóa doanh thu: Bằng cách quản lý phòng trống và giá trên nhiều nền tảng. Các chủ khách sạn có thể điều chỉnh giá phòng và các ưu đãi dựa trên nhu cầu giúp đảm bảo công suất lấp đầy, từ đó tối ưu hoá được doanh thu cho khách sạn.

• Hiệu quả về thời gian: Thay vì cập nhật thủ công từng OTA hoặc nền tảng đặt phòng, một CMS cho phép các chủ khách sạn thực hiện chỉ với một hệ thống duy nhất, sau đó được đồng bộ hoá trên tất cả các kênh được kết nối, do đó có thể tiết kiệm thời gian và đồng thời giảm thiểu nguy cơ dẫn đến sai sót.

• Tối đa hóa phạm vi phân phối: Khả năng cập nhật theo thời gian thực và tự động hóa, giúp đảm bảo rằng tình trạng phòng và giá cả luôn hiện chính xác trên tất cả các kênh. Nhờ vào khả năng này, khách sạn có thể mở rộng phạm vi thị trường cũng như tăng khả năng đặt phòng từ các khách hàng tiềm năng

Channel manager giúp đơn giản hóa nhiệm vụ phức tạp trong việc quản lý giá phòng và tình trạng phòng trống trên nhiều nền tảng OTAs, đảm bảo khách sạn có thể tiếp cận lượng khách hàng rộng lớn hơn một cách hiệu quả.

Booking engine là gì?

Booking engine được ví như cầu nối trực tiếp giữa khách sạn và khách hàng, cho phép họ dễ dàng đặt phòng qua trang web của khách sạn hoặc thậm chí ngay trên trang fanpage Facebook của khách sạn.

Khách sạn có thể tùy chỉnh công cụ đặt phòng để phù hợp với nhận diện thương hiệu và chiến lược tiếp thị của mình. Bao gồm việc thêm các yếu tố thương hiệu, ưu đãi khuyến mãi  và cơ hội bán thêm chẳng hạn như nâng cấp phòng hoặc các gói dịch vụ đặc biệt.

Ngoài ra, booking engine còn được trang bị một số các tính năng hữu ích như: cung cấp thông tin chi tiết về xu hướng đặt phòng, tỷ lệ chuyển đổi, doanh thu và chỉ số KPI. Với khả năng theo dõi trực tiếp này, các nhà quản lý có thể chủ động theo dõi số liệu về hiệu suất trên trang web khách sạn một cách hiệu quả.

Các chức năng chính của một booking engine:

• Đặt phòng trực tiếp: Bằng cách tạo điều kiện thuận lợi cho việc đặt phòng trực tiếp, công cụ đặt này giúp các khách sạn giảm bớt sự phụ thuộc vào OTA, do đó tiết kiệm được phí hoa hồng và tăng biên lợi nhuận.

• Tích hợp liền mạch: Booking engine sẽ được tích hợp trơn tru với PMS và CMS của khách sạn, đảm bảo giá phòng và tình trạng phòng luôn được cập nhật liên tục.

• Thân thiện với người dùng: Giao diện thân thiện với người dùng, hỗ trợ đa ngôn ngữ và tiền tệ, đồng thời cung cấp các tùy chọn thanh toán an toàn, nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

• Kiểm soát nâng cao: Khách sạn có thể kiểm soát tốt hơn thương hiệu và tương tác với khách hàng khi đặt phòng trực tiếp thông qua trang web của họ.

Đầu tư vào booking engine là điều cần thiết đối với các khách sạn muốn tăng lượng đặt phòng trực tiếp, tăng doanh thu và duy trì quyền kiểm soát trải nghiệm của khách.

OTA là gì?

OTA là các trang web du lịch trực tuyến, chẳng hạn như Booking.com, Expedia, Agoda, cung cấp nền tảng để khách hàng tìm kiếm, so sánh và đặt phòng khách sạn. OTA đóng vai trò là kênh phân phối lớn, giúp khách sạn tiếp cận một lượng lớn khách hàng trên toàn thế giới.

Các chức năng chính của OTA:

• Tiếp cận lượng khách hàng rộng rãi: OTA kết nối khách sạn với lượng khách hàng khổng lồ trên toàn cầu, giúp tăng khả năng lấp đầy phòng và tối đa hóa doanh thu.

• Mô hình dựa trên hoa hồng: Để đổi lấy việc tiếp cận một lượng lớn khách hàng tiềm năng, các khách sạn thường phải trả một khoản hoa hồng nhất định cho OTA. Mức hoa hồng này, thường dao động từ 10% đến 30% trên mỗi đơn đặt phòng, được xem như một khoản đầu tư để thúc đẩy tăng doanh thu.

• Tiếp thị và khả năng hiển thị: Các OTA đã đầu tư mạnh vào các hoạt động marketing và SEO, giúp nền tảng của họ luôn nằm trong top đầu kết quả tìm kiếm. Nhờ đó, khách sạn được liệt kê trên các OTA sẽ tự động được tiếp cận bởi một lượng lớn khách hàng tiềm năng.

Bạn có thể tìm hiểu về chi phí hoa hồng của các kênh OTA qua bài viết Phí hoa hồng OTA và những điều bạn cần biết

Như vậy, ta có thể hiểu ngắn gọn về 4 giải pháp trên như sau:

• PMS: Nâng cao hoạt vận hành và quản lý khách hàng.

• CMS: Tối ưu hóa phân phối bán phòng và quản lý doanh thu.

• Booking engine: Tạo điều kiện cho việc đặt phòng trực tiếp trên trang web của khách sạn, giảm chi phí hoa hồng và tăng doanh thu trực tiếp.

• OTA: Mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng mục tiêu và thúc đẩy đặt phòng thông qua các nền tảng bên thứ ba với một khoản phí hoa hồng cố định.

Phần mềm All-in-One PMS tích hợp CMS và Booking Engine

Việc tích hợp giữa hệ thống quản lý khách sạn PMS và Channel Manager là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công trong việc phân phối trực tuyến của khách sạn. Khi có sự kết nối liền mạch và hai chiều giữa hai hệ thống này, giá phòng và tình trạng phòng trống từ PMS sẽ được tự động cập nhật lên Channel Manager, để phân phối đến tất cả các OTA đã được liên kết trước đó.

Tương tự, khi có khách đặt phòng qua các OTA, thông tin này cũng sẽ ngay lập tức được cập nhật vào hệ thống PMS thông qua Channel Manager. Điều này đảm bảo không có sự sai lệch về tình trạng phòng trống trên các kênh bán phòng khác nhau.

Tương tự, việc tích hợp giữa hệ thống PMS và booking engine có thể hỗ trợ rất nhiều khi bạn muốn tăng lượng đặt phòng trực tiếp. Ngay khi có một đặt phòng mới qua trang web của bạn, hệ thống PMS sẽ được cập nhật ngay lập tức.

Trong trường hợp có thay đổi đặt phòng, nâng cấp phòng, hoặc hủy đặt phòng (chỉ áp dụng cho các đặt phòng qua công cụ đặt phòng trực tuyến), tích hợp này sẽ tự động cập nhật thông tin vào hệ thống PMS.

Với sự thuận tiện nhân viên lễ tân có thể nắm rõ tình trạng phòng trống theo thời gian thực, giúp giảm thiểu tình trạng overbooking (đặt phòng vượt quá số phòng có sẵn) và double booking (đặt trùng phòng).

Xem thêm: Tổng quan phần mềm quản lý khách sạn năm 2024

Kết luận 

Hiểu rõ các vai trò và lợi ích riêng biệt của hệ thống lý khách sạn (PMS), hệ thống quản lý kênh bán phòng(CMS), đại lý du lịch trực tuyến (OTA) và booking engine là điều quan trọng đối với các chủ khách. Mỗi công cụ giải quyết các khía cạnh khác nhau của việc vận hành khách sạn.

Việc tích hợp PMS, CMS và booking engine vào một nền tảng thống nhất đã tạo nên một cuộc cách mạng trong quản lý khách sạn, giúp các nhà quản lý tối ưu hóa mọi hoạt động, từ quản lý đặt phòng đến phân phối kênh, mang đến trải nghiệm liền mạch và hiệu quả cho cả khách sạn và khách hàng.

.