Trong thế giới kinh doanh lưu trú đầy biến động, khả năng thích ứng với thị trường là yếu tố sống còn. Chị Thuý, chủ cơ sở lưu trú An Nhiên Apartment tại Quận 9, TP.HCM, đã trải qua một hành trình đáng chú ý: bắt đầu từ dưới 10 căn hộ, mở rộng lên tới 70 căn rồi điều chỉnh về 40 căn như hiện tại. Câu chuyện của chị không chỉ là về con số, mà còn là về việc tìm ra giải pháp công nghệ cho phép xây dựng hệ thống vận hành có khả năng co giãn linh hoạt theo mọi biến động của mô hình kinh doanh.

Khởi đầu với tầm nhìn hệ thống hóa

Là một người kinh doanh trong lĩnh vực thời trang online lâu năm, đã trải qua quá trình xây dựng các hệ thống quản lý kinh doanh và phần mềm vận hành thương mại điện tử ngay từ những ngày đầu, chị Thuý hiểu rằng để phát triển nhanh chóng và bền vững trong bất kỳ một lĩnh vực nào thì việc số hoá và hệ thống hoá từ sớm là yếu tố then chốt. Chính vì vậy ngay khi tích lũy đủ kinh nghiệm vận hành cho lĩnh vực mới mẻ này và hệ thống có dấu hiệu mở rộng quy mô, chị Thúy đã bắt tay ngay vào việc tìm kiếm hệ thống phù hợp cho mình. 

Mục tiêu của chị rất rõ ràng: xây dựng một hệ thống có thể co giãn linh hoạt - vừa có thể mở rộng khi thị trường thuận lợi, vừa có thể thu hẹp khi cần tối ưu hiệu quả, mà vẫn kiểm soát tốt chi phí, nhân lực và chất lượng vận hành.

Những thử nghiệm trên con đường phát triển

Excel – Giải pháp khởi đầu với những hạn chế rõ ràng

Ở giai đoạn ban đầu, Excel giúp An Nhiên quản lý dữ liệu khách hàng, lịch booking và doanh thu một cách có tổ chức. Tuy nhiên, khi số lượng căn vượt mốc 10, sự phức tạp của việc vận hành bắt đầu bộc lộ rõ ràng. Việc theo dõi tình trạng booking, đồng bộ dữ liệu từ các OTA, và quản lý doanh thu theo thời gian thực trở thành thử thách lớn. "Chỉ từ mốc 10 căn trở lên, Excel đã trở nên quá tải hoàn toàn," chị Thuý nhớ lại.

KiotViet – Bài học về sự phù hợp chuyên ngành

Nhận thức được nhu cầu nâng cấp, chị Thuý quyết định thử nghiệm KiotViet với chi phí hấp dẫn khoảng 2,4 triệu đồng mỗi năm. Thoạt đầu, đây có vẻ là lựa chọn kinh tế và dễ tiếp cận. Tuy nhiên, trong khoảng thời gian đó, KiotViet thiếu tính năng liên kết OTA và các chức năng chuyên sâu cho ngành lưu trú.

"Đội ngũ hỗ trợ lại thiếu kinh nghiệm thực tế trong ngành lưu trú, quá trình hỗ trợ trở nên khó khăn," chị Thuý chia sẻ. Chị đã mất 3 tháng để KiotViet có thể phù hợp với quy trình vận hành của An Nhiên. Nhưng khi có kế hoạch mở rộng lên 70 listing, chi phí tăng gấp đôi – một con số không còn khả thi cho giai đoạn phát triển đó.

Tác động đến quy trình và cuộc sống

Những thách thức về công nghệ không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh mà còn tác động trực tiếp đến cuộc sống cá nhân. Việc xử lý thủ công khiến chị phải thuê thêm kế toán để nhập liệu, thường xuyên thức khuya kiểm tra dữ liệu. "Mỗi lần chuyển dữ liệu giữa các phần mềm, hệ thống lại bị khập khiễng, tốn rất nhiều công sức," chị kể lại.

Khi tìm hiểu các giải pháp OTA chuyên biệt bên ngoài, mức báo giá lên đến 5 triệu đồng mỗi tháng – hoàn toàn vượt quá khả năng tài chính của An Nhiên trong giai đoạn đó.

Bước ngoặt với GoHost

Sự giới thiệu từ cộng đồng host

Trong quá trình tìm kiếm giải pháp mới, chị Thuý được các host khác trong hội nhóm lưu trú giới thiệu về GoHost.  Với những đánh giá thực tế từ các cộng đồng, lần này chị cảm nhận được điều gì đó khác biệt từ cách tiếp cận của GoHost và quyết định thử nghiệm

Tiêu chí lựa chọn dựa trên kinh nghiệm thực tế

Sau những thử nghiệm trước đó, Sau những thử nghiệm trước đó, chị Thuý rút ra 4 tiêu chí quan trọng hàng đầu với 1 phần mềm quản lý khách sạn:

• Giao diện đơn giản và dễ làm quen cho cả nhân viên mới

• Khả năng co giãn linh hoạt để dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp theo tình hình thị trường

• Chi phí hợp lý không ép buộc cam kết dài hạn

• Tính chuyên biệt cho ngành lưu trú mà không cần tùy chỉnh phức tạp

GoHost – Công cụ thay đổi quy trình vận hành

Hành trình xây dựng hệ thống co giãn  linh hoạt với GoHost

Với GoHost, An Nhiên đã trải qua một hành trình co giãn đầy ấn tượng. Bắt đầu từ dưới 10 căn, chị Thuý tự tin mở rộng lên hơn 70 listing khi thị trường thuận lợi, sau đó điều chỉnh về 40 căn để tối ưu hiệu quả vận hành. Điều đáng chú ý là toàn bộ quá trình mở rộng và thu hẹp này diễn ra rất mượt mà trên hệ thống GoHost.

"Nhờ GoHost, chị hoàn toàn có thể nắm quyền kiểm soát hệ thống ở mọi quy mô. Khi mở rộng thì chỉ cần thêm nhân sự vào phụ trách. Khi cần thu hẹp thì một mình chị cũng có thể cân được toàn bộ hệ thống," chị Thuý chia sẻ về trải nghiệm co giãn với GoHost.

Lịch booking tập trung – Kiểm soát toàn diện

Ngay từ những ngày đầu sử dụng GoHost, chị Thuý ấn tượng nhất với tính năng lịch booking tập trung. "Chỉ một màn hình, chị có thể nắm tổng quan tình trạng tất cả phòng, đóng/mở phòng trên nhiều kênh chỉ bằng vài thao tác." Điều này hoàn toàn loại bỏ việc kiểm tra thủ công qua Excel và tình trạng overbook – nỗi ám ảnh của mọi host.

Kết nối OTA tự động – Giải phóng thời gian

Tính năng tự động đồng bộ booking từ Airbnb và Booking.com đã thực sự "giải phóng" chị Thuý khỏi những công việc thủ công tốn thời gian. "Chỉ riêng tính năng này đã giúp chị giảm 50% thời gian vận hành" chị chia sẻ.

Vận hành tinh gọn và hiệu quả

Với GoHost, An Nhiên có thể vận hành 40 listing chỉ với 1-2 nhân sự. Quan trọng hơn, mọi thông tin được lưu trữ tập trung, chị Thuý không còn phụ thuộc vào nhân viên cố định. "Giờ đây chị có thể kiểm soát hoạt động mà không cần giám sát trực tiếp 24/7," chị chia sẻ về sự thay đổi tích cực này.

Kết quả vượt ngoài mong đợi

Sau hơn một năm đồng hành, chị Thuý đánh giá cao tính linh hoạt và thích ứng của GoHost với mô hình kinh doanh của An Nhiên.

• Hệ thống Co giãn mượt mà: Việc mở rộng  từ dưới 10 lên 70 căn rồ thu hẹp về 40  diễn ra thuận lợi mà không gặp bất kỳ trở ngại kỹ thuật nào

• Tối ưu nguồn lực ở mọi quy mô: Khi thu hẹp số căn hộ, một mình chị vẫn có thể vận hành được cả hệ thống. Khi mở rộng, chỉ cần thuê thêm 1-2 nhân viên là đáp ứng được. Hoàn toàn không sợ nỗi lo vỡ hệ thống như trước đây. 

• Tiết kiệm thời gian: Giảm 50% thời gian vận hành bất kể quy mô kinh doanh

• Hệ thống linh hoạt: Xây dựng được hệ thống vận hành linh hoạt có thể thích ứng với mọi biến động thị trường

"Điều chị hài lòng nhất về GoHost chính là khả năng co giãn của hệ thống. Dù chị mở rộng hay thu hẹp quy mô, GoHost đều đáp ứng mượt mà mà không ảnh hưởng đến chất lượng vận hành. Chi phí hợp lý giúp chị không bị ràng buộc khi cần điều chỉnh mô hình kinh doanh. Đặc biệt, sự đồng hành, hỗ trợ và cải tiến sản phẩm nhanh chóng của team GoHost khiến chị cảm thấy yên tâm khi phát triển doanh nghiệp ở bất kỳ quy mô nào," chị Thuý chia sẻ.

Điều đặc biệt ở GoHost

Điều khiến chị Thuý đánh giá cao GoHost không chỉ ở khả năng điều chỉnh hệ thống linh hoạt mà còn ở cách tiếp cận đồng hành.

"Điều chị ấn tượng nhất về GoHost là quá trình lắng nghe và cải tiến nhanh chóng. Dù ở quy mô nào, khi chị góp ý về nghiệp vụ đặc thù, chỉ sau vài tuần đã thấy team cập nhật lên hệ thống. Cách làm này khác biệt hẳn so với các bên lớn, họ thực sự có kinh nghiệm thực tế từ các host nên hiểu rõ vấn đề và đưa ra giải pháp kịp thời."

GoHost không chỉ là công cụ hỗ trợ vận hành, mà còn là "người đồng hành" giúp chị Thuý giữ vững quyền kiểm soát và sự yên tâm khi phát triển kinh doanh – không còn phụ thuộc quá nhiều vào bất kỳ ai.

Chia sẻ cho cộng đồng host về tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống vận hành có khả năng co giãn linh hoạt 

Câu chuyện của An Nhiên không chỉ là về việc tìm được phần mềm phù hợp, mà còn là về tầm quan trọng của việc tìm được giải pháp co giãn linh hoạt của ngành  kinh doanh lưu trú. Với các host đang đối mặt với sự biến động của thị trường, trải nghiệm này là minh chứng thực tế: hệ thống có khả năng co giãn sẽ giúp bạn thích ứng với mọi tình huống mà không mất kiểm soát.

GoHost không phải giải pháp hoàn hảo ngay từ đầu, nhưng nhờ lắng nghe người dùng và cải tiến nhanh chóng dựa trên kinh nghiệm thực tế của các host ở mọi quy mô, GoHost đang ngày càng hoàn thiện để đồng hành cùng các mô hình lưu trú tại Việt Nam. Quan trọng nhất, nó mang lại điều mà chị Thuý và nhiều host khác đang tìm kiếm: sự yên tâm trong việc co giãn và làm chủ doanh nghiệp của chính mình, bất kể quy mô lớn hay nhỏ.