Case Study: Anh Tiến Đạt – Tiết kiệm 70% thời gian & Giao diện dễ dùng cho mọi nhân viên

Với kinh nghiệm quản lý nhiều cơ sở lưu trú tại miền Bắc, anh Đạt đã thử qua nhiều hệ thống PMS và CMS. Giải pháp anh sử dụng lâu nhất là Ezcloud (PMS) kết hợp Hotel Link (CMS), với tổng chi phí khoảng 2,4 triệu đồng mỗi tháng. Dù các phần mềm này có nhiều điểm mạnh riêng, anh vẫn gặp khó khăn trong vận hành thực tế, đặc biệt là với đội ngũ ít kinh nghiệm công nghệ và quy mô khách sạn vừa & nhỏ.

Sau khi chuyển sang GoHost, anh giảm được 70% thời gian cho việc điều chỉnh giá OTA, quy trình dọn phòng trở nên đơn giản hơn rõ rệt, và toàn đội chỉ mất 1 tuần là sử dụng thành thạo (so với 1,5 tháng trước đây). Quan trọng nhất, độ trễ đồng bộ OTA gần như bằng không giúp anh yên tâm hoàn toàn khi thay đổi giá. Và với chi phí khoảng 32.000 VND cho 1 listing, giảm khoảng 60% so với phần mềm cũ. 

Trước GoHost: Những điểm mạnh và khoảng trống thực tế

Các hệ thống anh sử dụng trước đây, đều có những ưu điểm riêng. ví dụ như:

• Ezcloud xử lý hoá đơn đoàn và hoá đơn lẻ rất đầy đủ, các tính năng liên quan đến giá cả, thu chi, tiền vào – tiền ra chi tiết và chuyên sâu. 

• Hotel Link chuyên về CMS, có giao diện dễ sử dụng, độ trễ đồng bộ khá ổn khi thay đổi giá, hỗ trợ Moto Charge, cho phép xem thử khách và charge trước khi đến, đồng thời dùng tốt trên điện thoại. 

• Siteminder thì phù hợp với bên chuyên về vận hành OTA, giao diện ngang ngửa Cloudbeds nhưng chi phí rẻ hơn.

Tuy nhiên, dù đã sử dụng nhiều năm, anh Đạt vẫn chưa hài lòng hoàn toàn vì các hệ thống này không thực sự phù hợp với nhu cầu vận hành thực tế của đội ngũ. Nhiều tính năng dư thừa so với quy mô khách sạn vừa và nhỏ, dẫn đến tình trạng lãng phí chi phí. 

Những thách thức cụ thể anh gặp phải:

• Bộ phận buồng phòng hầu hết không rành công nghệ, giao diện housekeeping của phần mềm cũ lại phức tạp. Nên gần như không ai sử dụng được. Thực tế, lễ tân phải theo dõi lịch dọn phòng, gửi qua Zalo phân công, chờ buồng phòng nhắn lại rồi mới cập nhật lên hệ thống. Khi khách đông, quy trình này gần như mất kiểm soát.

• Phân quyền chưa sát với thực tế, nhân viên mới thường phải xin quyền chỉnh sửa hoặc hoàn tác. Điều này làm tốn nhiều thời gian xử lý sự cố.

• Đồng bộ OTA đôi khi có độ trễ cao, khiến anh phải kiểm tra nhiều lần sau mỗi lần chỉnh giá.

• Thời gian đào tạo nhân sự mới kéo dài (1,5 tháng chỉ để làm quen với phần mềm)

• Tổng chi phí 2,4 triệu đồng/tháng trở nên khá cao cho đơn vị 2-3 sao.

Sự khác biệt rõ rệt: Giao diện dễ dùng và tính năng đúng với thực tế vận hành

Ngay từ những ngày đầu dùng thử, anh Đạt nhận ra điểm vượt trội nhất của GoHost chính là giao diện đơn giản, thuần Việt, nhìn là hiểu. Không cần training dài dòng, chỉ mất 2-3 ngày để hướng dẫn và 1 tuần là toàn đội dùng thành thạo.

Những tính năng anh đánh giá “đúng với cách vận hành thực tế” và sử dụng thường xuyên nhất:

• Khoá phòng ngay trên ứng dụng di động: Đối với phần mềm cũ, thao tác này chỉ làm được trên web, nên không tiện khi cần xử lý gấp để tránh overbook. Với GoHost, anh có thể khoá phòng tức thì ngay trên điện thoại.

• Quản lý phòng theo khu vực: Rất phù hợp khi vận hành nhiều property, bao gồm cả hình thức glamping.

• Cập nhật giá hàng loạt (Bulk Update) trên quản lý kênh: Chỉnh nhiều giá cùng lúc, đồng bộ hai chiều ngay lập tức với OTA. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian so với trước đây phải sửa từng cái và kiểm tra kỹ lưỡng.

• Dashboard tổng quan: Dữ liệu rõ ràng và trực quan, dễ hiểu ngay cả với người không chuyên về thống kê.

• Quản lý đa cơ sở (Multi-property): Tất cả property nằm trên cùng một giao diện, giúp theo dõi và điều hành dễ dàng hơn.

Đặc biệt, độ trễ đồng bộ OTA của GoHost ổn định và nhanh hơn hẳn, loại bỏ hoàn toàn nỗi lo giá không cập nhật kịp thời.

Yếu tố quyết định chuyển sang GoHost

Điều khiến anh Đạt quyết định chuyển hẳn sang GoHost là sự phù hợp toàn diện với mô hình vận hành nhiều property, đội ngũ nhỏ, không có bộ phận IT riêng. GoHost mang lại giao diện dễ sử dụng cho cả nhân viên mới và nhân viên ít tiếp xúc công nghệ, phân quyền sát thực tế (giảm tình trạng phải xin quyền liên tục), và đồng bộ OTA nhanh, chính xác.

Một điểm quan trọng khác là đội ngũ hỗ trợ khách hàng của GoHost: anh có thể liên hệ ngay qua Zalo, vấn đề được tiếp cận và xử lý nhanh chóng, gần như tức thì – điều này mang lại sự yên tâm lớn khi vận hành hàng ngày.

Kết quả cụ thể sau khi dùng GoHost

Sau khi chuyển sang GoHost:

• Vận hành: Quy trình buồng phòng được tối ưu rõ rệt, mọi người trong đội đều có thể sử dụng phần mềm dễ dàng.

• Tiết kiệm thời gian: Giảm 70% thời gian và công sức trong nghiệp vụ điều chỉnh giá OTA.

• Training nhân sự: Nhân viên mới chỉ cần xem tài liệu là đã sử dụng được → dễ dàng mở rộng đội ngũ mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.

• Tâm lý cá nhân: Anh Đạt không còn phải lo lắng kiểm tra OTA nhiều lần sau mỗi lần chỉnh giá. “Trước đây chỉnh xong phải kiểm tra 2-3 lần, sau 5 phút lại lên OTA xem giá đã thay đổi chưa. Giờ thì yên tâm hoàn toàn.”

Trải nghiệm thực tế anh Đạt với GoHost

Trước khi dùng GoHost, mình quản lý giá OTA bằng cách vào từng kênh kiểm tra thủ công — chỉnh xong còn phải đợi 3–5 phút rồi vào lại xem đã cập nhật chưa. Với workflow đó, mỗi lần điều chỉnh giá tốn không dưới 20–30 phút, và vẫn không dám chắc là đúng.

Sau khi chuyển sang GoHost, việc này chỉ còn vài thao tác — giá đồng bộ gần như ngay lập tức, và mình không cần ngồi kiểm tra lại nhiều lần nữa. Ước tính tiết kiệm khoảng 70% thời gian cho nghiệp vụ OTA.

Điều mình đánh giá cao nhất không phải tính năng — mà là mức độ phù hợp với thực tế vận hành. GoHost không có tính năng thừa khiến nhân viên bối rối, giao diện đủ đơn giản để nhân sự mới tự học qua tài liệu mà không cần training tay đôi kéo dài. Với người quản lý nhiều property cùng lúc như mình, đó là thứ quan trọng hơn bất kỳ dashboard hào nhoáng nào.