Dù muốn hay không thì các đại lý du lịch trực tuyến (OTA) vẫn đóng một vai trò quan trọng trong chiến lược phân phối của mọi cơ sở lưu trú. OTA sở hữu khả năng hiển thị và sức mạnh tiếp thị mà hầu hết các cơ sở kinh doanh riêng lẻ không thể tự mình đạt được. Khi hợp tác với các OTA, bạn sẽ không dừng lại ở bước đăng ký mà bạn còn cần chủ động quản lý danh sách phòng, giá bán và thực hiện các chiến lược phân phối phòng hợp lý.

Bài viết này sẽ làm rõ hơn định nghĩa OTA. Cách mô hình OTA này hoạt động và hợp tác với các việc phân phối phòng như thế nào.

Đại lý du lịch trực tuyến (OTA) là gì?

OTA là viết tắt của Online Travel Agency - đại lý du lịch trực tuyến. OTA hoạt động như một trang công cụ tìm kiếm dành riêng cho khách du lịch. Các kênh OTA kết nối các nhà cung cấp chỗ ở, dịch vụ trong ngành du lịch để giúp khách dễ dàng lên kế hoạch cho chuyến đi của mình. Trên các trang website OTA, khách dễ dàng tìm thấy các ưu đãi trọn gói như về chỗ ở, vé máy bay,...

Các OTA phổ biến tại Việt Nam bao gồm: Booking.com, Traveloka.com, Airbnb.com, Agoda.com, Trivago.com,…

Bạn có thể tìm thấy rất nhiều cơ sở lưu trú, đa dạng mô hình từ khách sạn sang trọng tới nhà nghỉ bình dân trên các trang OTA. Khách có thể dễ dàng so sánh và đưa ra lựa chọn phù hợp dành cho chuyến đi của họ.

Xem thêm về các lợi ích mà OTA mang lại cho khách sạn, homestay tại đây.

Cách OTA hoạt động

Các đại lý du lịch trực tuyến xuất hiện vào những năm 1990, sử dụng khả năng tiếp cận rộng rãi của internet để tổng hợp nguồn cung du lịch toàn cầu vào một địa điểm duy nhất để người tiêu dùng có thể đặt chuyến du lịch trực tuyến của riêng họ. Những công cụ tự đặt chỗ này đã định hình lại ngành khách sạn cũng như cách nghiên cứu và đặt chỗ du lịch, vì giờ đây mọi người có thể dễ dàng lên kế hoạch cho chuyến đi và tự mình đặt trước vé máy bay, chỗ ở và chuyến tham quan thay vì dựa vào một đại lý du lịch offline truyền thống.

Các trang web như Expedia.com, Booking.com, Airbnb.com, Hotels.com và Tripadvisor.com thường là điểm dừng đầu tiên của người tiêu dùng khi nghiên cứu và đặt chỗ cho chuyến đi của họ. Các trang web này cung cấp trải nghiệm người dùng liền mạch ở tất cả các giai đoạn của quá trình mua hàng: nhận biết vấn đề/nhu cầu, tìm kiếm thông tin, đánh giá các lựa chọn thay thế, quyết định mua hàng và hành vi sau mua hàng.

Hệ thống phân phối, giống như công cụ quản lý kênh, chia sẻ số lượng phòng và giá từ hệ thống quản lý chỗ nghỉ (PMS) tới công cụ đặt phòng của bạn. Cơ sở lưu trú sử dụng công cụ quản lý kênh để quản lý hoạt động của khách sạn và trưởng tăng doanh thu. Các nền tảng này với nhiều chức năng giúp bạn quản lý việc đặt phòng đa kênh và phân bổ phòng của bạn qua các kênh nhằm tối ưu hóa công suất đặt phòng mà không bị đặt trùng lịch (overbook). Bạn có thể sẽ muốn tìm hiểu thêm về các chiến lược tránh overbook tại đây.

Một số mô hình kinh doanh của OTA tiêu biểu

OTA giúp các khách sạn tăng khả năng hiển thị và phạm vi tiếp cận khách thông qua cách hoạt động của họ. OTA có thể kiếm tiền thông qua các mô hình kinh doanh như mô hình thương mại,  hoa hồng đặt phòng và mô hình quảng cáo. Hầu hết các trang OTA đều đa dạng mô hình kinh doanh.

Mô hình kinh doanh thương mại 

Trong mô hình này, đại lý du lịch trực tuyến đóng vai trò là người bán phòng và thu các khoản thanh toán từ khách tại thời điểm đặt phòng. Sau khi khách trả phòng, OTA sẽ thanh toán cho khách sạn. Các khách sạn ký hợp đồng thỏa thuận với OTA, trong đó khách sạn sẽ cung cấp các phòng với giá ưu đãi dành riêng cho OTA, đổi lại OTA phải đảm bảo bán được lượng phòng đã thỏa thuận trong hợp đồng. OTA sẽ nhận lợi nhuận từ những phòng bán được.

Mô hình đại lý (hoa hồng)

Trong mô hình này, người tiêu dùng đặt phòng qua OTA nhưng thanh toán trực tiếp cho khách sạn tại thời điểm thanh toán. Sau đó, khách sạn sẽ trả cho OTA một khoản phí hoa hồng trên tổng giá trị đặt phòng sau khi thanh toán. Thông thường sẽ không có hợp đồng về số lượng phòng OTA cần bán giúp cho khách sạn.

Mô hình quảng cáo

Mô hình này ngày càng phổ biến và tồn tại trên các trang tìm kiếm siêu dữ liệu như Google Hotel Ads, Tripadvisor, Trivago và KAYAK. Công cụ tìm kiếm siêu dữ liệu hoạt động chủ yếu trên cơ sở trả phí trên mỗi lần nhấp chuột. Trong đó, các khách sạn có thể quảng cáo phòng của họ bằng cách liên kết đến công cụ đặt phòng trực tiếp của họ và trả phí dựa trên số lần nhấp chuột họ nhận được.

Đối với người quản lý khách sạn, có thể sẽ cảm thấy khó chịu khi thấy chi phí phân phối tăng mà không thu được nhiều lợi nhuận hơn. Vì khách sẽ không đặt chỗ tại khách sạn của bạn nếu bạn không có một chiến lược phân phối hoặc tiếp thị nào phù hợp. Đó là lý do tại sao xây dựng chiến lược kênh phân phối phòng được xem là quan trọng.

Đại lý du lịch trực tuyến với đại lý du lịch

Trước khi OTA trở nên nổi tiếng, vai trò của một đại lý du lịch là đặt chỗ cho các chuyến đi công tác và giải trí. Mặc dù internet giúp khách du lịch đặt chuyến đi trực tuyến dễ dàng hơn, một số phân khúc như khách du lịch hạng sang, doanh nghiệp và nhóm vẫn thích sử dụng một cá nhân hoặc đại lý du lịch để giúp lập kế hoạch và đặt chuyến đi.

Đại lý du lịch có lợi khi lên kế hoạch cho các chuyến đi phức tạp như tuần trăng mật hoặc chuyến đi công tác. Họ có chuyên môn và mối quan hệ để tìm chỗ ở độc đáo với mức giá tốt hơn hầu hết mọi người có thể tìm thấy.

Các đại lý du lịch thường có danh mục bất động sản mà họ có thể giới thiệu cho khách du lịch và thu phí hoa hồng, tương tự như các OTA. Mối quan hệ chặt chẽ với các đại lý du lịch có thể giúp các cơ sở lưu trú thu hút nhiều đặt phòng hơn ở các phân khúc thay thế.

Sự khác biệt giữa OTA và các nền tảng siêu tìm kiếm

Metasearch (tạm dịch là các nền tảng siêu tìm kiếm) là các nền tảng truy xuất thông tin trực tuyến sử dụng dữ liệu có sẵn trên internet để tạo ra kết quả của riêng nó và có tính chất tham khảo đáng tin cậy. Các metasearch phổ biến trong ngành du lịch hiện nay bao gồm Google Hotel Ads, Tripadvisor, Trivago, Skyscanner … Một ví dụ phổ biến là Google map sử dụng dữ liệu của Google Hotel Ads để hiển thị thông tin lịch phòng trống và giá phòng khi bạn click vào một khách sạn trên Google Map.

Với rất nhiều kênh đặt phòng trực tuyến hiện nay, việc hiểu được sự khác biệt giữa các kênh có thể gây khó khăn. Các nền tảng siêu tìm kiếm đóng vai trò là trang tổng hợp và hiển thị thông tin khách sạn cũng như giá phòng từ nhiều kênh trực tuyến khác nhau, bao gồm các OTA như Agoda, Trip.com, Travelocity hoặc trang website của khách sạn. Nó cho phép khách du lịch so sánh tất cả các tùy chọn đặt phòng khách sạn của họ trong thời gian thực trên website để họ có thể đặt được ưu đãi tốt nhất.

OTA chỉ cung cấp giá phòng và khả năng đặt phòng cho một kênh duy nhất - kênh riêng của họ. Trong khi đó, các trang website siêu tìm kiếm có thể hiển thị tối đa hai mươi kết quả trở lên. Khách sạn của bạn có thể tiếp thị qua các trang siêu tìm kiếm này. Bạn có thể trả tiền để khách sạn của bạn được xếp hạng cao hơn, nhằm thu hút nhiều lượt đặt phòng trực tiếp hơn.

Google có phải là OTA không?

Google thường là một trong các điểm dừng chân đầu tiên của khách du lịch khi tìm kiếm phòng khách sạn. Tuy nhiên, Google không phải là một OTA. Trong những năm gần đây, Google đã thay đổi ngành khách sạn bằng các sản phẩm của mình. Google cung cấp Google Tìm kiếm khách sạn, hoạt động như một nền tảng tìm kiếm siêu dữ liệu khách sạn. Khi khách du lịch nhập tên cơ sở kinh doanh vào Google, nó sẽ hiển thị tất cả các mức giá và thông tin niêm yết trên website.

Google cũng có các liên kết đặt phòng miễn phí, một công cụ thay đổi cuộc chơi cho các khách sạn độc lập vì họ có thể liệt kê mức giá trực tiếp và các liên kết đến trang website của riêng họ trong hộp tìm kiếm khách sạn của Google. Tùy chọn này khuyến khích khách tiềm năng đặt phòng trực tiếp.