Hệ thống quản lý tài sản khách sạn (PMS) được xem là một phần mềm quan trọng phải có đối với các chủ khách sạn thuộc mọi quy mô. PMS giúp người quản lý khách sạn kiểm soát thông tin từ các kênh đặt phòng OTA tới trang đặt phòng trực tiếp. Bài viết sẽ liệt kê ra thêm một số lý do vì sao bạn cần có một hệ thống PMS để khách sạn của mình được vận hành tốt hơn.
Hệ thống quản lý tài sản khách sạn (PMS) là gì?
Hệ thống quản lý tài sản khách sạn, homestay được gọi tắt là PMS. Nó được hiểu là một phần mềm tập hợp các giải pháp giúp bạn sử dụng để quản lý các hoạt động vận hành khách sạn hàng ngày như đặt phòng, lễ tân, dọn phòng, bảo trì, thanh toán và tạo hóa đơn, phân tích và tạo báo cáo.
Xem thêm chi tiết 9 chức năng cần có của một hệ thống PMS tại đây.
7 lý do vì sao bạn cần hệ thống quản lý tài sản
Tự động cập nhật
Khi khách sạn của bạn xuất hiện trên nhiều kênh phân phối phòng thì việc cập nhật thủ công thông tin sẽ làm bạn tốn nhiều thời gian theo dõi nhiều lần trong ngày. Và khi bạn không kịp cập nhật theo thời gian thực thì có thể sẽ dẫn đến một số rủi ro như đặt trùng lịch, phòng trống bị đóng nhầm dẫn đến bỏ lỡ cơ hội bán phòng dành cho những khách đang quan tâm. Với PMS, hệ thống sẽ tự động cập nhật và đồng bộ lịch giữa các kênh đặt phòng, bạn sẽ không cần phải liên tục theo dõi và cập nhật thông tin thủ công.
Giảm tình trạng đặt trùng lịch
Đặt trùng lịch thường là vấn đề với các khách sạn phải quản lý phòng theo cách thủ công trên các kênh OTA. Mặc dù dành thời gian theo dõi các kênh nhưng đôi khi vẫn xảy ra các trường hợp đặt trùng lịch. Ví dụ như là vào mùa cao điểm, lượt đặt phòng tăng và khách sạn không kịp khóa phòng. Khách sạn dễ dàng nhận lại các đánh giá tiêu cực khi để xảy ra tình huống này.
Khi khách sạn của bạn đăng ký nhiều kênh phân phối phòng và đăng cùng một phòng trên các kênh này thì việc có một hệ thống PMS với chức năng hệ thống đặt phòng trung tâm (CRS) giúp bạn dễ dàng khóa và mở phòng, thu thập thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng, tránh các trường hợp xấu xảy ra.
Không bỏ lỡ thông tin khách hàng
Quản lý thông tin theo cách thủ công là bạn phải nhập lại dữ liệu từ các nguồn như email, kênh OTA về bảng tính của khách sạn. Việc làm này rất dễ xảy ra lỗi như nhập sai ngày, số phòng, thời gian nhận phòng hoặc một số chi tiết khác. Những lỗi này có thể làm ảnh hưởng đến tình trạng phòng trống hiện tại và các yêu cầu đặt trước trong tương lai.
Hệ thống quan hệ khách hàng có trong PMS sẽ giúp bạn thu thập và lưu trữ thông tin khách tốt hơn. Bạn có thể tận dụng các dữ liệu này để làm các chương trình khuyến mãi, tạo các chương trình dành cho khách hàng thân thiết.
Tiết kiệm thời gian và tăng tỷ lệ đặt phòng
Một trong những lợi thế lớn của PMS là nó giúp bạn giám sát và cập nhật thông tin một cách nhanh chóng. Bạn có thể tăng tỷ lệ đặt phòng nếu mức giá của bạn phù hợp. Để làm được điều này bạn cần theo dõi và thay đổi giá phù hợp theo từng thời điểm và với PMS các thao tác chỉnh giá dễ thực hiện hơn bao giờ hết.
Quyết định dựa trên dữ liệu
Với các khách sạn làm báo cáo thủ công, họ sẽ tốn nhiều thời gian hơn để đưa ra các quyết định và thời gian làm báo cáo có thể không thường xuyên. Việc sử dụng chức năng tạo báo cáo và phân tích của PMS mỗi ngày giúp bạn thu thập các thông tin mới mỗi ngày. Từ đó, giúp bạn đưa ra các quyết định mang tính chiến lược hơn như giảm giá vào các ngày thấp điểm của khách sạn hoặc tạo các chương trình giảm giá để cạnh tranh với đối thủ.
Thêm kênh phân phối
Bằng hệ thống PMS, bạn có thể tham gia nhiều kênh phân phối hơn và có nhiều dữ liệu về khách đặt phòng hơn. Trong mùa du lịch thấp điểm, việc xuất hiện trên nhiều kênh phân phối giúp khách sạn của bạn tăng khả năng hiển thị. Một số kênh bạn có thể tham gia như các kênh OTA (Booking, Airbnb,...), nền tảng siêu tìm kiếm, hệ thống phân phối toàn cầu (GDS).
Hơn nữa, dựa vào hệ thống quản lý doanh thu trong PMS, bạn có thể quyết định xem nên tăng hoặc giảm tỷ lệ phòng trên các kênh có lợi nhuận thấp hoặc duy trì mức giá đồng bộ ở các kênh. Tốt hơn nữa, bạn có thể điều chỉnh giá dựa theo nhu cầu của thị trường để mang lại lợi ích tốt nhất có khách sạn.
Tăng lượng đặt phòng trực tiếp
Hệ thống PMS không chỉ dành cho các kênh OTA mà còn có thể liên kết được với trang website đặt trực tiếp tại khách sạn của bạn. Các trang OTA mang lại nhiều lợi ích như giúp khách sạn của bạn tiếp cận các khách hàng tiềm năng mới từ đó giúp trang website khách sạn của bạn được biết đến nhiều hơn. Và theo xu hướng hiện nay, việc đặt phòng trực tiếp với khách sạn đang được khách ưu tiên hơn vì có thể trao đổi trực tiếp với khách sạn và hưởng các ưu đãi, dịch vụ đặc biệt chỉ có khi đặt trực tiếp.
Kết lại
Một khách sạn để vận hành tốt cần có một hệ thống PMS. Hệ thống PMS này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cũng như giảm các rắc rối về tình trạng đặt trùng lịch, bỏ quên thông tin khách hàng. Đối với những khách sạn đang lựa chọn PMS hãy tập trung vào các chức năng như CRS, quản lý doanh thu và tạo báo cáo đây là những chức năng sẽ giúp khách sạn của bạn vận hành và tạo doanh thu tốt hơn.
