Xu hướng sử dụng giải pháp công nghệ thông minh khi vận hành Khách Sạn

11/10/2024 · 8 phút đọc

Giải pháp công nghệ dành cho khách sạn là gì?

Khái niệm giải pháp công nghệ khách sạn ngày càng phổ biến trong thời gian gần đây. Các chủ khách sạn ngày càng ưa chuộng sử dụng các công nghệ và phần mềm hiện đại tại khách sạn. Các giải pháp công nghệ cho phép khách sạn đạt được những mục tiêu quan trọng như:

  • Tự động hóa quy trình hằng ngày.

  • Tối ưu hóa kênh phân phối.

  • Tăng lượng đặt phòng.

  • Tạo ra nguồn doanh thu ổn định.

  • Phân tích dữ liệu.

  • Nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Bài viết sẽ cung cấp những thông tin thú vị xoay quanh giải pháp công nghệ dành cho khách sạn. Các câu hỏi thường gặp khi mới bắt đầu triển khai, giúp các chủ khách sạn có thêm góc nhìn về công nghệ thông minh tại khách sạn và có thể áp dụng trực tiếp vào quy trình vận hành.

Các giải pháp công nghệ khách sạn phổ biến hiện nay

Các thuật ngữ như “tự động hóa” hay “tích hợp” được nhiều nhà cung cấp công nghệ giới thiệu tới bạn - chủ hoặc người quản lý khách sạn, homestay, Airbnb,... Đây không đơn thuần là những cụm từ dùng để quảng cáo mà chúng thật sự là chìa khóa giúp bạn đạt được các mục tiêu kinh doanh của khách sạn. Đối với những khách sạn muốn tăng cường trải nghiệm của khách, có rất nhiều giải pháp công nghệ hỗ trợ.

Tuy nhiên, rất khó để xác định giải pháp công nghệ nào là phù hợp nhất vì các chủ khách sạn, homestay, airbnb sẽ có những nhu cầu và sở thích khác nhau dựa trên mô hình kinh doanh. GoHost xin giới thiệu một số giải pháp công nghệ phổ biến hiện nay, mà bạn có thể thử cân nhắc triển khai.

Công nghệ quản lý kênh (CMS - Channel Management System)

Một trong những vấn đề chính mà các khách sạn gặp phải khi không có sự trợ giúp của công nghệ phân phối là dễ xảy ra tình trạng đặt phòng quá nhiều (overbooking). Đối với một khách sạn có tỷ lệ lấp đầy cao và thường xảy ra tình trạng hết phòng thì không thể thao tác khóa phòng một cách thủ công được. Vì có thể xảy ra tình trạng đặt trùng lịch khi người quản lý đang tiến hành khóa phòng.

Các chức năng của công nghệ quản lý kênh giúp người quản lý có thể giúp cập nhật giá, đóng/mở phòng, cập nhật tình hình phòng trống trên các kênh OTA (Online Travel Agent) một cách nhanh chóng. Sử dụng công nghệ này giúp nhân viên giảm áp lực và có nhiều thời gian để làm các công việc khác mang lại nhiều lợi ích hơn cho khách sạn như chăm sóc khách hàng, cá nhân hóa các dịch vụ.

Với công cụ quản lý kênh, người quản lý có thể xem thông tin về các lượt đặt phòng trên một nền tảng duy nhất. Đồng nghĩa với việc khách sạn có thể tham gia nhiều kênh đặt phòng khác nhau, tăng khả năng hiển thị trên các kênh đặt phòng và có khả năng tăng tỷ lệ đặt phòng.

Công cụ đặt phòng

Các khách sạn phân phối phòng qua các đại lý du lịch trực tuyến như OTA (Online Travel Agent) đều phải chịu một mức phí hoa hồng có thể lên tới hơn 15%. Điều này vô hình gây áp lực lên lợi nhuận mà khách sạn có thể nhận được từ mỗi đặt phòng thành công. Để giảm phụ thuộc vào bên thứ ba, xu hướng đặt phòng trực tiếp tại website của khách sạn, homestay, airbnb ngày càng được ưa chuộng.

Để thu hút được nhiều lượt đặt phòng trực tiếp thông qua trang website, các chủ khách sạn, homestay, airbnb cần một công cụ đặt phòng tối ưu và đáng tin cậy để sử dụng. Công cụ đặt phòng với các thao tác đơn giản sẽ giúp khách sạn của bạn tăng lượt chuyển đổi. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập các chương trình khuyến mãi, tạo các gói dịch vụ, các mức giá ưu đãi khi đặt phòng vào phút cuối,... để thu hút khách đặt phòng.

Một công cụ đặt phòng tốt sẽ có thể kết nối được với các phần mềm mà khách sạn của bạn đang sử dụng như kết nối với công cụ quản lý kênh (CMS - Channel Management System), hệ thống quản lý khách sạn (PMS  - Property Management System), hệ thống đặt phòng trung tâm khách sạn (CRM - Central Reservation System) và cổng thanh toán. Tất cả các điều này giúp khách sạn vận hành tốt hơn cũng như tạo cho khách các trải nghiệm liền mạch khi đặt phòng tại trang website của bạn.

Sở hữu trang đặt phòng của riêng mình không chỉ giúp tăng tỷ lệ đặt phòng trực tiếp mà còn giúp khách sạn có thể xây dựng thương hiệu, lên các kế hoạch tiếp thị (marketing) khuyến khích khách đặt phòng nhiều hơn. GoHost tự hào là nền tảng tạo trang website Đặt Phòng Trực Tiếp (Direct Booking) cho kinh doanh Khách Sạn - Homestay - Airbnb đơn giản và dễ dàng với chỉ với 8.000VNĐ/ngày.

  • Tạo website dễ dàng với tên miền và nhận diện riêng.

  • Website đồng bộ lịch đặt phòng với Booking.com, Airbnb, và các kênh OTA khác.

  • Hỗ trợ thiết kế các nội dung như welcome book, hướng dẫn check-in,...

  • Website được tối ưu hóa cho thiết bị di động và SEO.

Xem thêm website demo của GoHost tại đây.

Hệ thống quản lý doanh thu (RMS - Revenue Management System)

Hệ thống quản lý doanh thu cung cấp thông tin về giá theo thời gian thực sẽ cho phép bạn theo dõi và phân tích đối thủ cạnh tranh, đồng thời giúp bạn đưa ra các lựa chọn về giá phù hợp vào thời điểm đó, giúp tối ưu hóa việc quản lý doanh thu của bạn. Quản lý doanh thu khách sạn có thể là một công việc phức tạp, đặc biệt là trong một thị trường đang ngày càng phá triển hơn do sự tăng trưởng liên tục ở cả khách sạn và các kênh đặt phòng.

Với hệ thống quản lý doanh thu, bạn sẽ có thể theo dõi, cập nhật những thay đổi về giá trên thị trường nhanh hơn so với đối thủ nếu họ không sử dụng giải pháp công nghệ. Dựa vào dữ liệu, bạn có thể đưa ra các chiến lược giá phù hợp cho khách sạn và nhận được đặt phòng trước đối thủ.

Công nghệ phân phối toàn cầu (GDS - Global Distribution System)

Việc kết nối với hệ thống phân phối toàn cầu (GDS - Global Distribution System) sẽ đưa khách sạn của bạn lên 'bản đồ' đặt phòng đa dạng và rộng lớn hơn, giúp khách sạn có cơ hội được nhiều khách tìm thấy nhất có thể. GDS cho phép khách sạn truy cập vào thị trường của các nhà bán sỉ, đại lý du lịch trên khắp thế giới để tự quảng bá.

Hệ thống phân phối toàn cầu GDS cũng được cập nhật theo thời gian thực và hoạt động như một người trung gian đáng tin cậy. Với hệ thống phân phối toàn cầu, khách sạn có thể tiếp cận được các phân khúc thị trường mới mà trước đây khách sạn chưa tiếp cận được.

Tự động hóa tiếp thị (Marketing automation)

Tự động hóa tiếp thị là phần mềm hỗ trợ nhân viên tiếp thị (marketing) lập kế hoạch, điều phối, quản lý các hoạt động tiếp thị trên các nền tảng khác nhau, theo dõi các dữ liệu, đánh giá và tối ưu hóa hiệu quả. Bằng cách cho phép xây dựng tất cả các chiến dịch và trang đích ở một nơi với nội dung phù hợp được cá nhân hóa trên nhiều kênh trực tuyến.

Các tính năng cơ bản của tự động hóa tiếp thị là giảm hoặc thậm chí loại bỏ các nhiệm vụ mang tính lặp đi lặp lại, ví dụ:

  • Gửi email marketing.

  • Trò chuyện tự động qua Chatbot.

  • Đăng một nội dung bài viết trên nhiều nền tảng xã hội khác nhau.

  • Dựa vào hiệu quả phân phối quảng cáo để kịp thời điều chỉnh hoạt động quảng cáo.

  • Tự động thu thập và tích hợp dữ liệu của các hoạt động marketing trên các nền tảng khác nhau.

Một số lợi ích chính của việc sử dụng tự động hóa tiếp thị (marketing automation) bao gồm:

  • Giảm thiểu sai sót của con người có thể xảy ra trong hoạt động marketing.

  • Tạo mối liên kết với khách hàng tiềm năng bằng cách chạy các chiến dịch tương tác tạo nhiều điểm giao tiếp nâng cao cơ hội chuyển đổi.

  • Phân tích và gắn thẻ cho các khách hàng tiềm năng với mục tiêu là tiếp thị hoặc chuyển đổi. Từ đó, cung cấp các nội dung phù hợp với mỗi tệp đối tượng.

  • Báo cáo chi tiết hiển thị hiệu suất của email, tỷ lệ chuyển đổi và lợi tức đầu tư (ROI - Return on Investment) được chia nhỏ theo chiến dịch.

Số liệu theo dõi và báo cáo của nền tảng tự động hóa tiếp thị là nguồn tài nguyên vô giá giúp người làm tiếp thị tinh chỉnh hiệu suất email và phát triển các chiến dịch, tăng tỷ lệ chuyển đổi và đặt chỗ cũng như cải thiện quy trình kinh doanh tổng thể tại khách sạn.

Ngoài ra, bạn nên chú ý đến:

  • Nền tảng truyền thông xã hội.

  • Công cụ email.

  • Ứng dụng nhắm mục tiêu khuyến mại.

  • Hệ thống nâng cao khả năng giao tiếp với khách hàng.

Những câu hỏi thường gặp về các giải pháp công nghệ trong khách sạn

Tại sao các giải pháp công nghệ thông minh lại quan trọng?

Trong một hoặc hai thập kỷ qua, các giải pháp công nghệ thông minh ngày càng trở nên phổ biến với các khách sạn. Trước đây, ưu tiên hàng đầu của các khách sạn là tăng doanh thu thông qua việc tăng công suất và giá phòng.

Nhưng với sự phát triển của công nghệ, người quản lý phải đối mặt với vô số thách thức không chỉ đến từ đối thủ cạnh tranh mà còn đến từ các công nghệ mới hiện đại được áp dụng cho khách sạn.Về cơ bản, các giải pháp công nghệ khách sạn thông minh giúp khách sạn tăng doanh thu thông qua cải thiện cách vận hành của khách sạn.

Ví dụ như bạn mong muốn doanh thu tăng →  bạn cần nâng cao danh tiếng thương hiệu → bạn cần nâng cao trải nghiệm của khách → bạn cần cải thiện cơ sở vật chất hoặc quy trình đặt phòng đơn giản, linh hoạt và cách giao tiếp với khách → cần đầu tư vào nền tảng công nghệ có tính năng công cụ đặt phòng trực tuyến → tích hợp với các hệ thống hiện có.

Những nhà quản lý khách sạn truyền thống có thể gặp khó khăn nếu vận hành khách sạn theo cách thủ công. Áp dụng các giải pháp công nghệ thông minh vào vận hành có thể giúp các khách sạn quản lý việc kinh doanh dễ dàng hơn và còn giúp tăng doanh thu qua các chiến lược được triển khai hợp lý.

Khách sạn nên sử dụng các giải pháp công nghệ gì? 

Công nghệ được sử dụng trong khách sạn rất đa dạng, từ loại chỉ dùng để giao tiếp trong nội bộ nhân viên đến công nghệ dùng để nâng cao trải nghiệm khách. Và hầu hết các khách sạn đều sử dụng công nghệ đám mây vì công nghệ này có khả năng lưu trữ và tự động hóa, tích hợp và dễ sử dụng.

Sử dụng các giải pháp công nghệ trong khách sạn có tác dụng gì? 

Áp dụng công nghệ vào khâu vận hành, quản lý giúp khách sạn thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng nhanh hơn, dễ dàng và chính xác hơn, mang lại trải nghiệm vượt trội cho khách so với các khách sạn thực hiện các phương pháp thủ công.

Nó cũng cung cấp cho người quản lý cơ hội xem xét nhiều dữ liệu hơn giúp họ đưa ra các quyết định quan trọng dựa trên các dữ liệu nhận được. Từ đó, cải thiện các chiến lược đang được sử dụng tại khách sạn.

Chúng ta có thể mong đợi gì về các giải pháp công nghệ khách sạn trong tương lai?

Đối với chủ sở hữu hoặc người quản lý khách sạn, các giải pháp công nghệ trong tương lai sẽ tiếp tục xoay quanh cách tối đa hóa doanh thu dựa trên các dữ liệu được phân tích nhờ vào các phần mềm công nghệ. Đồng thời các dịch vụ được cá nhân hóa và các quy trình tự động cũng có khả năng được nâng cao hơn.

Trí tuệ nhân tạo có thể đóng vai trò quan trọng trong khâu vận hành của khách sạn và với trải nghiệm của khách. Vì chúng có khả năng xử lý lượng lớn dữ liệu với một tốc độ nhanh chóng và mang lại kết quả có khả năng vượt xa con người.

Khách sạn nên áp dụng các giải pháp công nghệ khi nào?

Điều quan trọng là người quản lý cần xác định được khách sạn cần các công nghệ nào hỗ trợ để có thể thu hút nhiều khách hơn cũng như tăng lượng đặt phòng trực tiếp. Một số công nghệ có thể mang lại sự thuận tiện cho khách nhưng chi phí đầu tư ban đầu có thể cao và không phù hợp để khách sạn triển khai trong giai đoạn này.

Hoặc một số công nghệ đã chứng minh được khả năng của nó. Tất cả những điều này đều cần xem xét, suy nghĩ cẩn thận và đưa ra quyết định cuối cùng trước khi chọn đầu tư vào. Dưới đây là một số câu hỏi sẽ giúp người quản lú lựa chọn được các công nghệ phù hợp với khách sạn.

  • Công nghệ này có giúp khách sạn tiếp cận khách toàn cầu không?

Khách sẽ không thể đặt phòng nếu họ không tìm thấy thông tin nào liên quan tới khách sạn. Vì vậy, mối quan tâm đầu tiên bạn nên nêu ra với nhà cung cấp công nghệ là liệu họ có thể giúp bạn xuất hiện nhiều hơn trên quy mô toàn cầu hay không. Hai phương pháp chính để nâng cao nhận thức của khách là kết nối với các đại lý du lịch trực tuyến (OTA - Online Travel Agent) và hệ thống phân phối toàn cầu (GDS - Global Distribution System).

  • Giải pháp công nghệ có thể giúp khách sạn tối ưu vận hành hay không?

Bất kỳ công nghệ nào được đầu tư đều phải đảm bảo giúp khách sạn vận hành tiết kiệm thời gian hơn. Điều quan trọng là công nghệ bạn sử dụng có thể kết nối với các hệ thống công nghệ khác hay không. Ví dụ như kết nối với các hệ thống đặt phòng trung tâm (CRS - Central Reservation System), hệ thống quản lý tài sản (PMS - Property Management System) và hệ thống quản lý doanh thu (RMS - Revenue Management System).

Xem thêm: Phân biệt PMS, Channel Manager, Booking Engine và OTA trong quản lý khách sạn

  • Liệu sử dụng các giải pháp công nghệ có mang lại tỷ suất lợi nhuận cao hơn không?

Một cách để tăng lợi nhuận cho khách sạn là thu hút càng nhiều lượt đặt phòng trực tiếp qua trang website khách sạn, để tránh khoản phí hoa hồng từ các OTA hoặc các kênh đặt phòng của bên thứ ba.

Trang website cần được tối ưu hóa cho các công cụ tìm kiếm, được thiết kế hấp dẫn, hoạt động với thời gian tải nhanh, được thiết lập ưu tiên cho giao diện di động. Quan trọng nhất là sở hữu một kênh đặt phòng có thể hoàn tất việc đặt phòng theo quy trình đơn giản.

Công cụ đặt phòng có thể tùy chỉnh để phù hợp với thương hiệu khách sạn và được tích hợp với các công nghệ khác như PMS. Đặt phòng trực tiếp sẽ không chỉ tăng lợi nhuận mà còn có thể khuyến khích khách đặt phòng lần nữa, vì khách đã quen thuộc với website khách sạn.