Bạn có biết rằng một khách sạn trung bình sử dụng khoảng 3-5 phần mềm khác nhau để vận hành? Trong khi đó, mục tiêu của mỗi khách sạn là tự động hóa quy trình, giảm chi phí, tăng doanh thu và mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng. Với vô số giải pháp công nghệ hiện có, việc lựa chọn những phần mềm phù hợp đáp ứng mục tiêu trên trở nên khá khó khăn.

Trong bài viết này, GoHost sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hệ sinh thái công nghệ khách sạn, từ đó tìm ra những giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của mình.

Tại sao cần có các phần mềm quản lý khách sạn

Trong thị trường kinh doanh dịch vụ lưu trú cạnh tranh khốc liệt, để có thể nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng với xu hướng toàn cầu. Việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào quy trình vận hành là yếu tố không thể thiếu, một trong những giải pháp công nghệ phổ biến phải nhắc đến đó chính là phần mềm quản lý khách sạn.

Có vô số lý do để một khách sạn cần được trang bị một phần mềm quản lý chuyên nghiệp. Từ cải thiện hiệu suất vận hành cho đến nâng cao trải nghiệm khách hàng, hãy cùng điểm qua các lợi ích chính mà phần mềm này mang lại ở phần bên dưới:

Cải thiện giao tiếp nội bộ

Công nghệ giúp cải thiện giao tiếp và hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Thông qua phần mềm quản lý nhân viên lễ tân có thể dõi về số lượng phòng cũng như cập nhật tình trạng công việc kịp thời đến các bộ phận khác nhau. Sự phối hợp mượt mà giữa lễ tân và bộ phận housekeeping giúp cho chất lượng dịch vụ được nâng cao.

Tăng hiệu quả quản lý

Phần mềm quản lý  khách sạn cho phép bạn quản lý đặt phòng, doanh thu, hoạt động lễ tân,... Thay vì tự quản lý mọi thứ, chỉ với vài thao tác đơn giản trên màn hình, bạn có thể dễ dàng quản lý đặt phòng, theo dõi doanh thu, điều hành lễ tân và nhiều hơn thế nữa. Với sự thuận tiện này, các nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi tình trạng phòng trống và tối ưu hóa giá phòng để tăng lợi nhuận.

Thay vì dành quá nhiều thời gian vào các công việc lặp đi lặp lại, giờ đây nhân viên đã có thể tập trung vào khách hàng và cung cấp các trải nghiệm cá nhân hoá tốt hơn.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Với số lượng data khách hàng có sẵn trong hệ thống phần mềm, bạn có thể dựa trên những thông tin về sở thích và yêu cầu đặc biệt để cung cấp đến họ các trải nghiệm cá nhân hoá. Từ việc chuẩn bị phòng theo đúng yêu cầu đến việc gợi ý các hoạt động giải trí phù hợp, mỗi lần quay lại, khách hàng sẽ cảm thấy được quan tâm và trân trọng

Hơn thế nữa, đội ngũ marketing có thể tận dụng các thông tin khách hàng hữu ích này để xây dựng các chiến dịch tiếp thị hiệu quả, thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng, góp phần gia tăng doanh thu cho khách sạn.

Cung cấp báo cáo chính xác

Nhờ phần mềm quản lý, các bộ phận kế toán và marketing sẽ có được những báo cáo chi tiết, chính xác về doanh thu và hoạt động kinh doanh mỗi ngày. Những thông tin này được lưu trữ trên hệ thống đám mây nên rất dễ truy cập, giúp mọi người đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt dựa trên số liệu thực tế. Thay vì mất thời gian tổng hợp dữ liệu thủ công, giờ đây, mọi thứ đều được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

Các công nghệ quản lý phổ biến được sử dụng trong ngành lưu trú

Ngành khách sạn ngày càng phát triển, kéo theo đó là sự ra đời của vô số phần mềm quản lý đa dạng. Mỗi phần mềm được thiết kế với những tính năng phong phú riêng biệt, nhằm đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng bộ phận trong khách sạn. Dưới đây là các phần mềm quản lý phổ biến mà bạn cần biết:

Hệ thống quản lý PMS

Phần mềm quản lý khách sạn (PMS) thực sự là bộ não trung tâm điều hành mọi hoạt động của một khách sạn hiện đại. Với PMS, các nhân viên có thể thực hiện một loạt các tác vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả, từ những công việc hàng ngày như nhận phòng, trả phòng, quản lý đặt phòng đến các hoạt động phức tạp hơn như tạo báo cáo tài chính.

PMS còn cho phép các khách sạn tạo ra một trải nghiệm liền mạch cho khách hàng bằng cách tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống quản lý phòng ban, hệ thống quản lý kênh bán phòng (CMS) và hệ thống thanh toán.

Xem thêm: 7 Lý do tại sao bạn cần hệ thống PMS

Hệ thống quản lý kênh bán phòng - Channel Manager (CMS)

Hệ thống quản lý kênh bán phòng (CMS) là một công cụ giúp các cơ sở lưu trú tối ưu hóa việc phân phối phòng trên nhiều kênh bán phòng khác nhau. Với CMS, các khách sạn có thể quản lý đồng bộ thông tin phòng trống, giá phòng trên các nền tảng OTA (Online Travel Agency) như Agoda, Booking.com và các kênh bán hàng trực tiếp khác.

Xem thêm: 6 Tính năng cần có của phần mềm quản lý CMS

Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong ngành khách sạn hiện đại. Không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ thông tin đặt phòng, CRM còn đóng vai trò như một kho tàng dữ liệu quý giá về sở thích, hành vi và lịch sử giao dịch của từng khách hàng. Nhờ đó, các khách sạn có thể tạo ra những trải nghiệm cá nhân hóa độc đáo, từ việc chuẩn bị phòng theo yêu cầu, gợi ý các dịch vụ phù hợp, cho đến việc gửi những lời chúc mừng sinh nhật.

Hệ thống đặt phòng trung tâm (CRS)

Hệ thống đặt phòng trung tâm (CRS) là một phần mềm giúp quản lý tất cả các quy trình liên quan đến đặt phòng của khách sạn. CRS chứa tất cả thông tin về phòng trống, tình trạng phòng và giá phòng, chia sẻ dữ liệu này trên tất cả các kênh phân phối và đồng bộ hóa các đặt phòng đến theo thời gian thực.

CRS cũng kết nối với các mô-đun khác trong hệ thống quản lý khách sạn, bao gồm hoạt động lễ tân, quản lý doanh thu, xử lý thanh toán, thu thập và báo cáo dữ liệu,..

Tích hợp với công cụ booking engine giúp đơn giản hóa quá trình đặt phòng trực tuyến, trong khi kết nối với channel manager giúp tránh tình trạng đặt phòng quá mức hoặc đặt phòng trùng lặp trên các kênh phân phối (các CRS thường có hai mô-đun này được tích hợp sẵn để dễ sử dụng).

Tham khảo: Tại sao CRS nhanh chóng trở thành trọng tâm của chiến lược phân phối khách sạn

Hệ thống phân phối toàn cầu (GDS)

Hệ thống phân phối toàn cầu (GDS) là một nền tảng đặt phòng toàn cầu, hoạt động như cầu nối giữa khách hàng và các nhà cung cấp dịch vụ du lịch, bao gồm khách sạn, cơ sở lưu trú khác và các dịch vụ liên quan. GDS truyền tải dữ liệu về dịch vụ, giá cả và tình trạng phòng đến các kênh OTAs và công cụ booking engine, cho phép thực hiện giao dịch một cách tự động.

Được sử dụng rộng rãi trong thị trường du lịch doanh nghiệp, GDS cung cấp một giao diện đơn giản để khách hàng có thể dễ dàng tìm kiếm và đặt phòng khách sạn, chuyến bay và dịch vụ cho thuê ô tô, mang lại sự tiện lợi tối đa.

Phân tích dữ liệu và báo cáo

Hệ thống phân tích dữ liệu và báo cáo đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Nhờ khả năng thu thập, xử lý và xử lý dữ liệu một cách hiệu quả, hệ thống giúp khách sạn hiểu rõ hành vi của khách hàng, dự đoán xu hướng thị trường, tối ưu hóa doanh thu cũng như cải thiện hiệu suất hoạt động.

Phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán giúp đảm bảo tự động ghi nhận các giao dịch từ các nguồn khác nhau (như hệ thống đặt phòng, hệ thống POS). Ngoài ra, còn giúp quản lý thông tin nhân sự như lương cơ bản, phụ cấp, giờ làm, ngày nghỉ phép. Đồng thời, phần mềm này còn có thể tự động tạo hóa đơn, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh khác, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo khách hàng thanh toán đúng hạn.

Tìm hiểu sự khác biệt giữa PMS, channel manager, booking engine, OTA tại đây

Những xu hướng quản lý khách sạn hứa hẹn bùng nổ 

Ngành khách sạn đang trải qua một cuộc cách mạng công nghệ chưa từng có. Sự ra đời của các hệ thống quản lý khách sạn all-in-one, cùng với sự ứng dụng rộng rãi của IoT và công nghệ không tiếp xúc đang định hình lại hoàn toàn trải nghiệm của khách hàng.

Từ việc check-in tự động đến việc điều khiển các thiết bị trong phòng chỉ bằng ứng dụng di động, những xu hướng quản lý khách sạn hiện đại này,  đã mang đến cho khách hàng sự tiện lợi và cá nhân hóa tối đa, đồng thời giúp các khách sạn nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa lợi nhuận.

Hệ thống quản lý khách sạn tích hợp: All-in-one solution

Hệ thống quản lý khách sạn all-in-one đang trở thành giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp lưu trú. Thay vì sử dụng nhiều phần mềm rời rạc all-in-one tích hợp toàn bộ các hoạt động quản lý từ đặt phòng, quản lý phòng đến dịch vụ khách hàng và tài chính.

Với những lợi ích vượt trội như vậy, all-in-one đang trở thành công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp khách sạn muốn thích ứng với sự phát triển của công nghệ và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

Internet of Things (IoT) và tự động hóa

Nói về công nghệ hỗ trợ khách hàng, không thể không nhắc đến IoT, phần mềm này cho phép kết nối mọi công cụ kỹ thuật số với internet, chẳng hạn như đèn, điều hòa, rèm cửa đều được kết nối và điều khiển thông qua một nền tảng quản lý thông minh. Khách hàng có thể tùy chỉnh môi trường phòng theo ý muốn chỉ bằng một ứng dụng trên điện thoại.

Không chỉ dừng lại ở đó, các cảm biến IoT còn theo sát và thấu hiểu khách hàng. Nhờ đó, nhân viên khách sạn có thể dự đoán nhu cầu của họ và cung cấp dịch vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Ứng dụng di động và công nghệ không tiếp xúc (contactless)

Công nghệ không tiếp xúc (contactless) đã trở thành một xu hướng nổi bật sau đại dịch COVID-19, cách mạng hóa hoàn toàn trải nghiệm lưu trú. Thay vì phải xếp hàng chờ đợi tại quầy lễ tân, giờ đây khách hàng có thể hoàn tất thủ tục nhận phòng một cách nhanh chóng và thuận tiện qua điện thoại, tin nhắn, hoặc email. Không chỉ dừng lại ở việc nhận phòng, mọi quy trình từ thanh toán đến trả phòng đều có thể thực hiện trực tuyến, mang lại sự tiện lợi và linh hoạt tối đa cho khách hàng.

Kết luận

Trong bối cảnh ngành khách sạn không ngừng phát triển và đổi mới, việc áp dụng các phần mềm quản lý hiện đại không chỉ giúp nâng cao hiệu quả vận hành mà còn cải thiện trải nghiệm khách hàng đáng kể.

Những xu hướng công nghệ mới nhất như hệ thống all-in-one, IoT, và công nghệ không tiếp xúc hứa hẹn sẽ tiếp tục thay đổi cách chúng ta quản lý và vận hành khách sạn, mang lại lợi thế cạnh tranh và tăng trưởng bền vững cho các doanh nghiệp trong năm 2024 và những năm tiếp theo.