Trong ngành kinh doanh lưu trú hiện đại, việc tối ưu hóa vận hành và doanh thu là ưu tiên hàng đầu. Để đạt được điều đó, các chủ khách sạn, homestay không ngừng tìm kiếm những công cụ hỗ trợ đắc lực. Hai cái tên thường xuyên được nhắc đến là Phần mềm quản lý khách sạn (PMS) và Channel Manager. Tuy nhiên, không ít người vẫn còn nhầm lẫn về chức năng và vai trò của chúng. Vậy, PMS và CMS là gì và đâu là điểm khác biệt cốt lõi giữa Channel Manager và PMS? Bài viết này của GoHost sẽ giúp bạn giải mã chi tiết, từ đó đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn cho hệ thống quản lý khách sạn của mình.

Phần mềm quản lý khách sạn (PMS): Khái niệm, chức năng và vai trò cốt lõi

PMS là gì?

PMS (Property Management System) hay Hệ thống quản lý tài sản là phần mềm pms khách sạn được thiết kế để quản lý toàn bộ hoạt động vận hành nội bộ của khách sạn, homestay hay căn hộ dịch vụ. Đây là trái tim của hệ thống quản lý, giúp chủ sở hữu kiểm soát mọi khía cạnh từ đặt phòng đến dịch vụ khách hàng.

Các chức năng chính của PMS

Phần mềm pms trong khách sạn thường bao gồm các module chính sau:

• Quản lý đặt phòng và khách hàng: Xử lý toàn bộ quy trình đặt phòng, nhận phòng, trả phòng và lưu trữ hồ sơ khách hàng chi tiết

• Quản lý buồng phòng: Theo dõi trạng thái phòng theo thời gian thực, phân công công việc dọn dẹp và bảo trì

• Quản lý tài chính & kế toán: Tạo hóa đơn tự động, theo dõi công nợ và tạo báo cáo doanh thu chi tiết

• Quản lý điểm bán hàng (POS): Tích hợp với nhà hàng, bar, spa và các dịch vụ khác

• Quản lý công việc: Phân công và theo dõi tiến độ các công việc vận hành hàng ngày

Channel Manager: Định nghĩa, vai trò và cách tối ưu kênh OTA

Channel Manager là gì?

Channel Manager hay Hệ thống quản lý kênh phân phối là công cụ chuyên biệt giúp đồng bộ hóa thông tin phòng trống và giá cả trên nhiều kênh OTA (Online Travel Agencies - Các đại lý du lịch trực tuyến) như Booking.com, Agoda, Expedia, Airbnb. Đây là giải pháp then chốt giúp quản lý kênh OTA hiệu quả và tránh tình trạng overbooking.

Chức năng cốt lõi của Channel Manager

• Đồng bộ hóa tình trạng phòng: Cập nhật  phòng trống theo thời gian thực trên tất cả các kênh OTA, ngăn chặn tình trạng overbooking (đặt trùng phòng)

• Cung cấp tự động thông tin đặt phòng từ OTA bao gồm gồm tên khách, số điện thoại, email, ngày lưu trú,… vào hệ thống quản lý khách sạn PMS.

• Quản lý giá linh hoạt: Điều chỉnh giá bán phòng theo từng kênh hoặc chiến lược revenue management

• Tích hợp đa kênh: Kết nối với các kênh OTA phổ biến trên thị trường.

• Báo cáo hiệu suất kênh: Phân tích chi tiết kênh nào mang lại ROI cao nhất

• Tự động hóa quy trình: Giảm thiểu thời gian quản lý thủ công từ hàng giờ xuống còn vài phút

Sự khác biệt giữa Channel Manager Booking và Channel Manager Hotel

Tầm quan trọng của việc sử dụng phần mềm khách sạn tích hợp PMS và CMS

Việc sử dụng phần mềm cms và pms tích hợp mang lại những lợi ích đột phá:

• Đồng bộ hóa dữ liệu toàn diện: Thông tin từ đặt phòng nội bộ đến các kênh OTA được cập nhật tức thời

• Tiết kiệm thời gian và nhân lực: Giảm 80% thời gian quản lý thủ công, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại

• Tối ưu doanh thu: Phản ứng nhanh với biến động thị trường, điều chỉnh giá theo thời gian thực

• Giảm thiểu sai sót: Loại bỏ hoàn toàn lỗi do nhập liệu thủ công, tránh overbooking

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Quy trình đặt phòng và nhận phòng mượt mà, chuyên nghiệp

• Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Báo cáo tổng hợp từ cả hai hệ thống giúp phân tích chính xác

Khi nào nên sử dụng PMS, Channel Manager hay cả hai?

Khách sạn, homestay quy mô nhỏ (1-10 phòng)

Với quy mô nhỏ, bạn có thể ưu tiên Channel Manager trước để tối ưu kênh bán phòng và tránh overbooking. Khi nào doanh thu ổn định và có nhu cầu quản lý chi tiết hơn, hãy bổ sung phần mềm pms khách sạn tối giản.

Khách sạn vừa và lớn (trên 10 phòng)

Bắt buộc cần cả phần mềm pms khách sạn và Channel Manager để vận hành hiệu quả. Việc quản lý thủ công sẽ trở nên bất khả thi và dễ dẫn đến sai sót nghiêm trọng. Giải pháp tích hợp sẽ là lựa chọn tối ưu về chi phí và hiệu quả.

GoHost – Giải pháp quản lý khách sạn toàn diện cho bạn

GoHost là giải pháp phần mềm quản lý khách sạn tiên tiến, kết hợp chặt chẽ giữa PMS và Channel Manager. GoHost được thiết kế chuyên biệt để giúp các chủ khách sạn, homestay và căn hộ dịch vụ tối ưu hóa vận hành và tăng cường doanh thu.

Tích hợp hơn 50 kênh OTA phổ biến nhất: GoHost giúp bạn dễ dàng phân phối phòng, đồng bộ hóa tình trạng phòng và giá trên hàng chục kênh OTA phổ biến, loại bỏ hoàn toàn nỗi lo overbooking và tối đa hóa khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng.

Với GoHost, bạn sẽ đảm bảo vận hành hiệu quả, tiết kiệm tối đa thời gian và công sức trong việc quản lý khách sạn, để có thể tập trung vào việc nâng cao trải nghiệm khách hàng và phát triển kinh doanh.

Trải nghiệm sự khác biệt ngay hôm nay! Đăng ký sử dụng GoHost miễn phí với đầy đủ tính năng 30 ngày TẠI ĐÂY.

Kết luận

Qua bài viết này, chúng ta đã thấy rõ vai trò độc lập nhưng bổ trợ của Phần mềm quản lý khách sạn (PMS) và Channel Manager. Trong khi PMS đóng vai trò là trái tim của hệ thống vận hành nội bộ, thì Channel Manager là cánh tay nối dài giúp tối ưu hóa việc phân phối trên các kênh OTA.

Hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp bạn đầu tư đúng đắn, phù hợp với quy mô và nhu cầu kinh doanh. Đặc biệt, với những chủ khách sạn, homestay đang quản lý từ 3 kênh OTA trở lên, việc tích hợp cả hai hệ thống không chỉ là lựa chọn mà còn là yêu cầu bắt buộc để phát triển bền vững.

Hãy liên hệ GoHost ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp phần mềm pms và cms phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của bạn. Chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tối ưu giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu overbooking và tối đa hóa doanh thu từ mọi kênh OTA.