Dù bạn nói bằng bất kỳ ngôn ngữ nào, thì một lời chào đón nồng nhiệt luôn có thể tạo ấn tượng tốt với khách hàng. Thư chào mừng tuy đơn giản nhưng lại có sự ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận và trải nghiệm của khách lưu trú, giúp bạn tạo được thiện cảm với khách khi họ vừa bước vào chỗ nghỉ của bạn.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn viết mẫu thư chào mừng khách sạn, homestay hiểu quả giúp bạn tạo ấn tượng tốt với khách và tăng tỉ lệ đánh giá 5 sao của khách lưu trú.

Thư chào mừng là gì?

Thư chào mừng (Welcome letter) là một bức thư được gửi đến khách khi họ đến lưu trú tại khách sạn. Thư chào mừng thường được viết tay hoặc in ấn và đặt sẵn trên bàn hoặc gối trong phòng khách sạn.

Thư chào mừng thể hiện sự quan tâm của khách sạn đến với du khách - người sẽ lưu trú tại chỗ nghỉ của bạn trong thời gian họ du lịch. Không chỉ thể hiện sự hiếu khách, thư chào mừng còn cho thấy bạn đang quan tâm về khách lưu trú và cho khách lưu trú biết rằng bạn sẵn sàng hỗ trợ cho bất cứ điều gì mà họ cần.

Đối với ngành dịch vụ lưu trú, khách hàng đến với bạn không chỉ tìm kiếm một chỗ nghỉ đơn thuần, họ tìm kiếm trải nghiệm và sự thoải mái trong chuyến đi. Thư chào mừng là câu nói đầu tiên bạn gửi đến họ, và khi bạn cho khách hàng thấy bạn thật sự quan tâm giúp đỡ họ. Họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn và biết rằng họ người đang sẵn sàng giúp đỡ họ cho chuyến đi.

Tại sao bạn nên gửi thư chào mừng?

Thư chào mừng là một cách tuyệt vời để cho khách hàng thấy rằng bạn rất hào hứng khi tiếp đón họ và rằng bạn quan tâm đến việc làm cho trải nghiệm của khách trở nên tuyệt vời hơn. Dưới đây là 4 lý do tại sao bạn nên gửi thư chào mừng:

Tạo ấn tượng tốt đẹp

Thư chào mừng là cơ hội đầu tiên để tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng. Một bức thư chào mừng được viết tốt sẽ giúp khách hàng cảm thấy được chào đón và trân trọng.

Cung cấp thông tin hữu ích

Lời chào này cũng giúp bạn đưa đến một số thông tin quan trọng tới khách như quy tắc tại chỗ nghỉ (hãy sử dụng văn phong nhẹ nhàng, đừng quá cứng nhắc) khách sẽ đón nhận trong sự cởi mở hơn. Thông tin một số dịch vụ mà bạn cung cấp miễn phí hoặc nếu có phí thì chi phí là bao nhiêu sẽ được cung cấp rõ ràng trong thư chào mừng. Khách hàng sẽ không cảm thấy e ngại khi dùng bất kỳ dịch vụ nào vì mọi thứ đã được nêu chi tiết và rõ ràng.

Bạn có thể đề cập đến một vài thông tin sự kiện địa phương đang/sắp diễn ra trong thời gian khách ở tại chỗ của bạn. Khách hàng sẽ cảm thấy được sự quan tâm, chu đáo từ bạn.

Bạn cũng có thể và nên đề cập đến một số quán ăn, địa điểm vui chơi tại địa phương ở bên trong nội dung lời chào, khách hàng sẽ rất quan tâm và muốn thử những địa điểm bạn đề cử vì thế hãy chọn lọc những địa điểm chất lượng nhất. Nếu khách cảm thấy hài lòng thì đánh giá tốt đã ở trong tay bạn một nữa rồi.

Hoặc bạn cũng có thể chuẩn bị danh sách quán ăn, địa điểm vui chơi trong một file pdf hoặc hình ảnh và gởi file này cho khách trong thư chào mừng.

Dịch vụ tạo trang đặt phòng trực tiếp từ GoHost cho phép bạn tạo danh sách địa điểm, quán ăn ngay trên website của chính bạn, giúp bạn chủ động hơn trong việc gởi thư chào mừng và gửi thông tin hữu ích đến khách hàng thông qua link.

Tăng doanh thu

Thư chào mừng có thể được sử dụng để quảng bá các dịch vụ và tiện nghi của khách sạn, khuyến khích khách hàng sử dụng các dịch vụ này sẽ giúp tăng doanh thu cho chỗ nghỉ.

Tăng sự hài lòng của khách hàng 

Thư chào mừng có thể giúp tăng sự hài lòng của khách hàng bằng cách thể hiện sự quan tâm và chào đón của khách sạn. Một khi khách hàng hài lòng với dịch vụ và sự tiếp đón tận tình của khách sạn, khả năng để lại đánh giá cao điểm cho chỗ nghỉ của bạn là rất cao.

Trong lời chào mừng, bạn cũng có thể tranh thủ giới thiệu về facebook fanpage của bạn để giúp khách hàng có thể tìm hiểu thêm các thông tin khác về dịch vụ của bạn. Bạn có thể tham khảo về các thức viết và xây dựng nội dung fanpage cho homestay tại đây.

Gửi thư chào mừng tới khách hàng như thế nào?

Bạn có thể chọn gửi lời chào trước khi khách đến qua email. Hoặc in ra một vài bản chào mừng và đặt ở trong không gian sinh hoạt chung để khách có thể dễ dàng đọc lại bất kỳ lúc nào.

Khi khách đặt phòng trực tiếp, bạn đã có zalo khách, hãy tạo nhóm zalo với khách cùng với nhân viên sẽ hỗ trợ khách và gửi thư chào mừng vào trong nhóm zalo. Khách hàng sẽ biết rằng bạn luôn sẵn sàng ở đó hỗ trợ và họ sẽ liên lạc với bạn khi cân cần thiết.

Nếu khách đặt qua OTA như booking hoặc Airbnb, hãy gửi thư chào mừng qua các nền tảng này. Các nền tảng OTA luôn cho phép bạn gửi tin nhắn với khách qua nền tảng của họ.

Bạn nên cố gắng sắp xếp gửi thư chào mừng trong 4 giờ sau khi khách đặt hàng, không nên để quá lâu. Việc làm này giúp khách hàng sẽ biết rằng chỗ nghỉ của bạn luôn có những người bạn nhanh nhẹn và sẵn sàng phục vụ nhu cầu của họ.

Nội dung nào nên có trong lời chào mừng?

Thư chào mừng là thông điệp gởi đến khách khi họ đã đặt phòng. Vì vậy, nó nên bao gồm một số thông tin hữu ích về chỗ nghỉ của bạn mà khách hàng nên biết khi check in.

Văn phong trong lời chào cũng nên đồng bộ với tính cách của bạn. Khi khách đọc vào họ sẽ cảm nhận được ngay lòng nhiệt tình, cảm giác vui mừng của bạn khi được tiếp đón những vị khách mới.

Hãy khởi đầu bằng một lời chào với nhau như người đối diện là khách hàng của bạn. Tiếp đến bạn có thể chia sẻ một chút về câu chuyện thành lập của bạn, khách sẽ có cơ hội hiểu thêm về những giá trị bạn đang làm, nếu câu chuyện của bạn đủ truyền cảm hứng có thể khách sẽ “yêu” hơn chỗ nghỉ của bạn.

Đề cập đến các tiện ích bạn có thể cung cấp miễn phí cho khách hàng. Những dịch vụ bổ sung nào sẽ bị tính thêm phí và phí là bao nhiêu. Bạn càng rõ ràng thì khách hàng càng hài lòng. Đừng mập mờ về các thông tin này, khách hàng họ có thể để lại các đánh giá tệ nếu họ cảm thấy bị bạn lừa dối thì mọi công sức bạn làm sẽ trở nên vô nghĩa.

Chắc chắn không thể thiếu là thông tin liên hệ với bạn. Đừng chỉ cung cấp một mà hãy đưa ra từ hai đến ba số điện thoại, tránh trường hợp không liên lạc được.

Một gợi ý về lịch trình sẽ giúp khách bớt thời gian tìm kiếm và sắp xếp. Đừng chỉ đi sao chép thông tin ở trên mạng, nếu bạn tìm thấy thì khách họ cũng sẽ tự tìm thấy được thông tin đó. Hãy đưa vào một số nơi mà chỉ người địa phương biết, có thể đó không là một vị trí “viral” nhưng nó mang dấu ấn địa phương.

Cuối cùng, đừng quên cảm ơn khách đã lựa chọn chỗ nghỉ của bạn. Hãy kèm theo những lời chúc chân thành, mọi thứ bạn làm điều đặt tình cảm vào thì khách hàng họ sẽ cảm nhận được.

Nếu có thể, hãy cá nhân hóa lời chào thay vì copy và past một nội dung cho tất cả các khách. Ví dụ, thay vì dùng “chào mừng bạn”, bạn có thể thay “bạn” thành tên của khách. Họ sẽ cảm thấy sự quan tâm chân thành hơn. Bạn có thể làm thêm một số phiên bản lời chào mừng dành cho những nhóm đối tượng cụ thể như nhóm gia đình, nhóm bạn trẻ đi du lịch khám phá, nhóm đi nghỉ tuần trăng mật,... Với việc phân chia ra rõ ràng như vậy bạn sẽ vừa có thể cá nhân hóa nội dung vừa tiết kiệm được thời gian.

Mẫu thư chào mừng khách đến khách sạn, homestay

Dưới đây là một ví dụ về lời chào mừng mà bạn có thể tham khảo:

Mẫu 1: 

Xin chào [tên khách lưu trú]! 

Cảm ơn bạn đã lựa chọn [tên chỗ nghỉ]! Chúng mình hy vọng rằng bạn sẽ có một chuyến đi tuyệt vời tại Đà Nẵng.

Chúng mình có chuẩn bị danh sách một số quán ăn và địa điểm mà bạn có thể tham khảo: <link hướng dẫn>

[Tên chỗ nghỉ] luôn sẵn sàng hỗ trợ để giúp bạn có một kỳ nghỉ tốt nhất. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc bạn cần sự hỗ trợ nào, hãy liên hệ vào số điện thoại hoặc qua zalo [số điện thoại] hoặc quan fanpage của chúng mình: [đường link fanpage] 

Cảm ơn và chúc bạn có một kỳ nghỉ tuyệt vời!

Mẫu 2: 

Xin chào [tên khách lưu trú]! 

Cảm ơn bạn đã đặt phòng tại [tên chỗ nghỉ]!

Thời gian nhận phòng là 14h00 và trả phòng vào lúc 12h00 của ngày kế tiếp. Nếu bạn muốn nhận phòng sớm, vui lòng báo trước với bộ phận đặt phòng của [tên chỗ nghỉ] để được hỗ trợ tốt nhất!  

Tại [tên chỗ nghỉ], chúng tôi có cung cấp dịch vụ xe máy, bữa tối BBQ cùng nhóm bạn bè tại Villa. Quý khách có thể liên hệ trước 4h để [tên chỗ nghỉ] chuẩn bị.

Nếu đây là lần đầu tiên Quý khách đến Đà Nẵng và chưa có lịch trình tham quan cụ thể, hãy để [tên chỗ nghỉ] được hỗ trợ cho chuyến đi của bạn. Vui lòng liên hệ [số điện thoại] hoặc phản hồi email này để được hỗ trợ. 

Cảm ơn và chúc bạn sẽ có một kỳ nghỉ tuyệt vời tại Đà Nẵng.