Các chủ khách sạn từ lâu đã nhận ra rằng phần mềm quản lý khách sạn là yếu tố thiết yếu để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và các nhiệm vụ hàng ngày. Nền tảng ưu việt này được thiết kế dành cho khách sạn, resort, homestay và các cơ sở lưu trú khác, giúp tăng hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Phần mềm quản lý khách sạn là yếu tố quan trọng để tinh giản các hoạt động hàng ngày và giúp công việc của nhân viên lẫn quản lý trở nên dễ dàng hơn. Với các tính năng như quản lý (PMS), quản lý doanh thu, quản lý kênh bán phòng (CMS),..., khách sạn có thế đảm bảo hiệu suất tối ưu nhằm mang lại trải nghiệm tuyệt vời đến cho khách hàng.

Với vô số phần mềm quản lý khách sạn hiện có trên thị trường, việc lựa chọn có thể trở nên khó khăn đối với chủ doanh nghiệp. Cùng GoHost điểm qua 8 tiêu chí vàng giúp bạn lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp cho khách sạn của mình.

1. Xác định nhu cầu

Xác định chính xác nhu cầu của khách sạn là bước quan trọng trong việc chọn lựa phần mềm phù hợp. Là chủ đơn vị lưu trú, bạn cần phải nắm rõ quy trình của từng bộ phận nhằm xác định được những tính năng cần thiết nhằm phục vụ các bộ phận trong khách sạn.

Bạn cũng có thể trao đổi với nhân viên khách sạn và xác định rõ những gì họ cần để làm cho các hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn. Khi bạn hiểu rõ những yêu cầu cụ thể nào sẽ mang lại lợi ích cho khách sạn, việc tìm kiếm phần mềm quản lý hoàn hảo sẽ trở nên đơn giản hơn.

Bên cạnh đó, hãy cân nhắc các yếu tố như quy mô khách sạn, địa điểm và tiện nghi. Để đảm bảo lựa chọn đúng đắn, phần mềm tiềm năng phải đáp ứng được cả nhu cầu hiện tại và tương lai của khách sạn.

2. Phân tích chức năng

Sau khi xác định được nhu cầu, bước tiếp theo là phân tích các chức năng mà phần mềm cung cấp. Một phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả nên bao gồm những chức năng cơ bản như quản lý đặt phòng, quản lý tình trạng phòng trống, quản lý doanh thu cũng như quản lý các cơ sở vật chất trong khách sạn,...

Phần mềm quản lý khách sạn sẽ trở nên tối ưu hơn nếu được tích hợp thêm chức năng quản lý kênh bán (CMS). Tính năng này cho phép khách sạn đồng bộ lịch đặt phòng trên tất cả các kênh bán hàng về một hệ thống duy nhất giúp tiết kiệm thời gian và góp phần quản lý hiệu quả. CMS cũng là chìa khóa giúp hạn chế tính trạng đặt phòng quá mức (overbooking) hiệu quả.

Ngoài ra, bạn cũng nên tìm kiếm các tính năng bổ sung như hệ thống CRM để quản lý quan hệ khách hàng và chương trình khách hàng thân thiết. Hãy chắc chắn rằng phần mềm không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn có thể phát triển cùng với sự mở rộng của khách sạn trong tương lai.

3. Khả năng tích hợp 

Phần mềm quản lý khách sạn không nên hoạt động độc lập mà cần có khả năng tích hợp với các hệ thống và công cụ khác mà khách sạn đang sử dụng. Điều này giúp đảm bảo một luồng thông tin liên tục, đồng bộ và tránh những sai sót có thể xảy ra khi phải nhập liệu thủ công giữa các hệ thống.

Các tích hợp phổ biến cần xem xét bao gồm kết nối với hệ thống POS, hệ thống quản lý kênh bán phòng (CMS) và các công cụ kế toán tài chính. Một phần mềm có khả năng tích hợp tốt sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động.

4.Phần mềm tích hợp all-in-one

Khi tìm kiếm giải pháp quản lý khách sạn, bạn sẽ có hai lựa chọn chính: phần mềm quản lý khách sạn chuyên biệt và phần mềm all-in-one. Phần mềm chuyên biệt được thiết kế riêng cho ngành khách sạn, tập trung vào các tính năng quản lý phòng, đặt phòng, thanh toán... một cách chuyên sâu.

Trong khi đó, phần mềm all-in-one cung cấp một giải pháp tổng thể, kết hợp quản lý khách sạn với các tính năng khác như quản lý nhà hàng, spa, sự kiện... Đây là lựa chọn phù hợp cho những khách sạn muốn tích hợp mọi hoạt động vào một nền tảng duy nhất.

5. Ngân sách

Việc xem xét ngân sách cũng rất quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn. Hãy nhớ rằng một số phần mềm có thể đi kèm với các khoản phí bổ sung cho các dịch vụ như hỗ trợ, cài đặt và thậm chí là nâng cấp tính năng. Bạn có thể nghiên cứu và so sánh tính năng và mức giá của từng đơn vị cung cấp phần mềm, hoặc giữa các gói sản phẩm của một phần mềm.

Nghiên cứu kỹ các gói sản phẩm sẽ giúp bạn đưa ra sự lựa chọn tốt nhất cho khách sạn. Hầu hết các đơn vị cung cấp phần mềm đều hỗ trợ các bản dùng thử miễn phí, vì vậy bạn có thể tận dụng cơ hội này để làm quen và trải nghiệm hệ thống.

Như đã đề cập trước đó, các nhà cung cấp thường bán các gói dịch vụ theo từng cấp độ, vì vậy hãy tìm kiếm giá trị tốt nhất trong phạm vi ngân sách của bạn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn sở hữu nhiều cơ sở lưu trú, vì hầu hết các nhà cung cấp đều có chính sách giảm giá khi nhiều khách sạn cùng sử dụng một phần mềm.

6. Dễ sử dụng

Phần mềm quản lý khách sạn cần phải dễ sử dụng để đảm bảo nhân viên ở mọi cấp bậc có thể nhanh chóng làm quen và vận hành trơn tru. Giao diện thân thiện, dễ hiểu cùng với hướng dẫn sử dụng chi tiết sẽ giúp giảm thiểu thời gian đào tạo và tăng cường hiệu quả làm việc.

Hãy lựa chọn những phần mềm có thiết kế trực quan, có thể tùy chỉnh để phù hợp với quy trình làm việc của khách sạn bạn. Một phần mềm dễ sử dụng sẽ giúp tối ưu hóa công việc hàng ngày và giảm thiểu các sai sót không đáng có.

7. Chính sách hỗ trợ khách hàng

Một yếu tố khác cần xem xét là liệu các nhà cung cấp phần mềm có cung cấp hỗ trợ khách hàng 24/7 hay không. Điều này rất quan trọng, vì bạn không bao giờ biết khi nào có thể phát sinh vấn đề. Hãy đảm bảo rằng nhà cung cấp phần mềm mà bạn đang xem xét có thể cung cấp hỗ trợ khách hàng chất lượng và hướng dẫn khi cần thiết.

Thêm vào đó, các chương trình đào tạo cũng rất cần thiết để trang bị cho nhân viên những kỹ năng cần thiết nhằm sử dụng phần mềm hiệu quả. Đào tạo đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên luôn cập nhật những thay đổi và tính năng mới của hệ thống, đảm bảo tất cả mọi người đều hiểu rõ cách sử dụng phần mềm trong các hoạt động hàng ngày.

8. Tính bảo mật

Cuối cùng, bảo mật thông tin khách hàng là ưu tiên hàng đầu khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn. Hãy tìm kiếm các hệ thống có các tính năng bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố và tường lửa để bảo vệ thông tin cá nhân, lịch sử giao dịch và thông tin thẻ thanh toán của khách hàng. Điều này không chỉ giúp bạn tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu mà còn xây dựng lòng tin với khách hàng.

GoHost tự hào là đơn vị tiên phong cập nhật liên tục các tính năng cũng như bảo mật tối đa dành cho khách sạn và các mô hình quản lý lưu trú. Với GoHost, bạn có thể hoàn toàn yên tâm rằng hệ thống của mình luôn tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất, bảo vệ thông tin và đặt phòng của khách hàng một cách an toàn tuyệt đối.

Kết luận 

Việc chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp có thể khá thách thức, với nhiều yếu tố cần cân nhắc như tính dễ sử dụng, hỗ trợ khách hàng, giá cả và bảo mật. Trước khi quyết định, hãy nghiên cứu kỹ và so sánh các nhà cung cấp để tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho nhu cầu của bạn, giúp quản lý khách sạn hiệu quả hơn. Đừng quên theo dõi GoHost Blog để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích về lĩnh vực lưu trú, chúc bạn thành công!