Bạn đã bao giờ gặp khó khăn trong việc quản lý homestay, đặc biệt trong những giai đoạn khách đặt phòng tăng đột biến? Việc vận hành homestay trong những tình huống như vậy có thể gặp nhiều khó khăn. Để tránh những vấn đề này, một phần mềm quản lý hiệu quả và chuyên nghiệp chính là “chìa khóa vàng".

Trong bài viết này, GoHost sẽ hướng dẫn bạn cách lựa chọn phần mềm quản lý homestay tối ưu, giúp bạn kiểm soát mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh một cách dễ dàng và hiệu quả.

Phần mềm quản lý PMS trong kinh doanh homestay 

Phần mềm quản lý PMS trong kinh doanh homestay chính là công cụ hỗ trợ cho các nhà quản lý trong việc sắp xếp và tự động hoá các quy trình vận hành, từ việc đặt phòng, quản lý khách hàng, đến việc theo dõi doanh thu và chi phí.

Nhờ đó, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để chăm chút cho homestay của mình, tạo ra những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng và tăng doanh thu. Có thể nói, chọn đúng phần mềm quản lý sẽ giúp bạn "level up" công việc kinh doanh homestay của mình lên một tầm cao mới.

Xem thêm: Xu hướng về công nghệ trong ngành dịch vụ lưu trú du lịch

Xác định nhu cầu về chức năng phần mềm quản lý homestay 

Để chọn được phần mềm quản lý homestay phù hợp, bạn cần hiểu rõ những yêu cầu cụ thể mà mình mong đợi. Việc xác định nhu cầu của homestay sẽ giúp loại bỏ những chức năng không cần thiết và tập trung vào những tính năng thực sự hữu ích. Là chủ kinh doanh homestay, bạn có thể cân nhắc các yếu tố dưới đây để xác định nhu cầu về chức năng của phần mềm quản lý:

Quy mô homestay

• Homestay nhỏ (dưới 5 phòng)

  • Ưu tiên: Đơn giản, dễ sử dụng, chi phí thấp.

  • Tính năng cần có:

    • Quản lý đặt phòng

    • Thông tin khách hàng

    • Tình trạng phòng

    • Báo cáo doanh thu cơ bản.

  • Ví dụ: Các phần mềm như EzCloudhotel, GoHost

• Homestay vừa (5-10 phòng)

  • Ưu tiên: Đa dạng tính năng, tích hợp kênh OTA, quản lý nhân sự cơ bản.

  • Tính năng cần có: Ngoài các tính năng của homestay nhỏ, cần có thêm tính năng:

    • Quản lý nhân sự

    • Dịch vụ bổ sung

    • Báo cáo chi tiết hơn.

  • Ví dụ: Các phần mềm như GoHost, Skyhotel là lựa chọn phù hợp.

• Homestay lớn (trên 10 phòng)

  • Ưu tiên: Chuyên nghiệp, quy mô lớn, khả năng tùy chỉnh cao.

  • Tính năng cần có:

    • Quản lý kênh phân phối đa dạng

    • Quản lý kho hàng

    • Tích hợp với các hệ thống khác

    • Phân tích dữ liệu nâng cao

    • Quản lý nhân sự chuyên nghiệp.

  • Ví dụ: Các giải pháp phần mềm lớn, có thể tùy chỉnh cao như các sản phẩm của các công ty phần mềm lớn.

Các chức năng cần thiết

• Quản lý đặt phòng

Chức năng quản lý đặt phòng như một "trung tâm điều hành" giúp bạn nắm bắt toàn bộ thông tin về các đơn đặt phòng. Từ việc nhận đặt phòng trực tiếp, qua điện thoại đến việc kết nối với các kênh OTA lớn, mọi thứ đều được quản lý tập trung và rõ ràng.

Bạn có thể dễ dàng xem lịch phòng trống, xác nhận đặt phòng và theo dõi tình trạng thanh toán của khách hàng. Nhờ đó, bạn sẽ không còn phải lo lắng về việc nhầm lẫn hay bỏ lỡ bất kỳ một đơn đặt phòng nào nữa.

• Quản lý khách hàng

Với chức năng quản lý khách hàng, bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan về tất cả những người đã và đang sử dụng dịch vụ của mình. Từ thông tin cá nhân, lịch sử đặt phòng đến những yêu cầu đặc biệt, tất cả đều được lưu trữ một cách khoa học.

Nhờ đó, bạn có thể cá nhân hóa trải nghiệm cho từng khách hàng, xây dựng mối quan hệ lâu dài và tăng tỷ lệ khách hàng quay lại.

• Quản lý doanh thu & báo cáo

Chức năng quản lý doanh thu và báo cáo sẽ giúp bạn nắm bắt rõ ràng tình hình kinh doanh của homestay. Bạn có thể dễ dàng theo dõi doanh thu hàng ngày, hàng tháng, so sánh doanh thu giữa các thời kỳ và phân tích hiệu quả của các kênh bán hàng.

Từ những báo cáo chi tiết này, bạn có thể đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt, tối ưu hóa lợi nhuận và phát triển homestay ngày càng lớn mạnh.

Tham khảo: Xây dựng chiến lược quản lý doanh thu Khách Sạn

• Tích hợp với các kênh OTAs

Việc tích hợp với các kênh OTA như Agoda, Booking.com sẽ giúp homestay của bạn tiếp cận được với lượng khách hàng lớn hơn trên toàn thế giới. Nhờ đó, bạn có thể tăng tỷ lệ lấp đầy phòng và mở rộng thị trường kinh doanh.

Chức năng này giúp đồng bộ thông tin phòng trống, giá phòng và các chính sách khác giữa homestay và các kênh OTA, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức quản lý.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về chủ đề này qua Ebook Tỷ lệ lấp đầy phòng & Tối đa hóa lợi nhuận cho Khách sạn

Cân nhắc lựa chọn giải pháp quản lý homestay all-in-one 

Việc lựa chọn một giải pháp quản lý homestay all-in-one hay các phần mềm chuyên biệt riêng lẻ là một quyết định quan trọng đối với các nhà quản lý. Trong khi các phần mềm chuyên biệt thường tập trung sâu vào một chức năng cụ thể, đem lại hiệu quả cao trong lĩnh vực đó, thì giải pháp all-in-one lại cung cấp một gói dịch vụ tổng thể, tích hợp nhiều tính năng trong một nền tảng duy nhất.

Điều này giúp đơn giản hóa quy trình quản lý, giảm thiểu rủi ro phát sinh từ việc sử dụng nhiều phần mềm khác nhau và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, việc lựa chọn giải pháp all-in-one cũng đi kèm với những hạn chế nhất định như có thể thiếu tính linh hoạt hoặc không đáp ứng đầy đủ các nhu cầu đặc thù của một số homestay.

Do đó, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng về quy mô, nhu cầu cụ thể và ngân sách của mình trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, để tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho việc quản lý homestay.

Cân nhắc về chi phí phần mềm

Chi phí là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi quyết định chọn phần mềm quản lý homestay. Bên cạnh các tính năng và khả năng tích hợp, việc đánh giá chi phí một cách kỹ lưỡng sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp với ngân sách và quy mô kinh doanh của mình.

Các loại hình chi phí:

• Phí bản quyền: Đây là khoản phí một lần để mua bản quyền sử dụng phần mềm.

• Phí thuê bao: Bạn sẽ trả một khoản phí định kỳ hàng tháng hoặc hàng năm để sử dụng phần mềm.

• Phí triển khai: Một số phần mềm có thể yêu cầu phí triển khai để cài đặt và cấu hình.

• Phí hỗ trợ kỹ thuật: Chi phí này bao gồm việc hỗ trợ, bảo trì và nâng cấp phần mềm.

Xem xét khả năng hỗ trợ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng

Chọn một phần mềm quản lý homestay không chỉ dừng lại ở việc so sánh tính năng và giá cả, mà còn cần quan tâm đến yếu tố hỗ trợ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng. Bạn hình dung xem, khi gặp khó khăn trong quá trình sử dụng, hoặc có thắc mắc cần giải đáp, việc có một đội ngũ hỗ trợ tận tình, chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng và tiếp tục vận hành trơn tru.

Một phần mềm tốt không chỉ cung cấp những công cụ hiện đại mà còn đi kèm với dịch vụ chăm sóc khách hàng chất lượng. Bạn sẽ cảm thấy yên tâm hơn khi biết rằng luôn có người sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi lúc mọi nơi. Một đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp sẽ giúp bạn:

• Giải đáp thắc mắc nhanh chóng: Khi gặp bất kỳ khó khăn nào, bạn có thể liên hệ với đội ngũ hỗ trợ qua nhiều kênh khác nhau như điện thoại, email, chat trực tuyến để được giải đáp nhanh chóng và chính xác.

• Hướng dẫn sử dụng: Đội ngũ hỗ trợ sẽ hướng dẫn bạn từng bước để làm quen với phần mềm, tận dụng tối đa các tính năng và giải quyết các vấn đề phát sinh.

• Cập nhật thông tin: Bạn sẽ được thông báo về các bản cập nhật mới nhất của phần mềm, đảm bảo rằng bạn luôn sử dụng phiên bản mới nhất với những tính năng cải tiến.

• Giải quyết sự cố: Trong trường hợp gặp sự cố kỹ thuật, đội ngũ hỗ trợ sẽ nhanh chóng xác định và khắc phục vấn đề.

Để đánh giá chất lượng dịch vụ hỗ trợ khách hàng của một phần mềm, bạn có thể:

• Đọc các đánh giá của người dùng: Tìm kiếm những đánh giá từ những người đã từng sử dụng phần mềm đó để xem họ đánh giá như thế nào về dịch vụ hỗ trợ.

• Kiểm tra các kênh hỗ trợ: Phần mềm có cung cấp nhiều kênh hỗ trợ khác nhau như điện thoại, email, chat trực tuyến hay không?

• Hỏi về thời gian phản hồi: Hỏi nhà cung cấp về thời gian trung bình để giải quyết một vấn đề.

• Thử nghiệm dịch vụ hỗ trợ: Nếu có thể, hãy liên hệ với đội ngũ hỗ trợ để đặt một vài câu hỏi và đánh giá chất lượng dịch vụ.

Bên cạnh việc sử dụng PMS để quản lý, các chủ homestay cũng thường sử dụng ứng dụng channel manager để quản lý kênh bán phòng, tham khảo chi tiết tại đây

Kết luận

Việc lựa chọn một phần mềm quản lý homestay phù hợp là yếu tố quyết định thành công của hoạt động kinh doanh. Qua bài viết này, bạn đã được trang bị những kiến thức cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng về quy mô homestay, các tính năng cần thiết, chi phí và chất lượng dịch vụ hỗ trợ khách hàng.

Đừng quên theo dõi GoHost Blogs để cập nhật thêm những kiến thức mới về lĩnh vực lưu trú nhé, chúc bạn thành công!