Lựa chọn công cụ đặt phòng trực tuyến booking engine phù hợp là một bước quan trọng giúp khách sạn quản lý việc đặt phòng trực tiếp hiệu quả hơn, đồng thời giảm sự phụ thuộc vào các kênh OTA. Với sự đa dạng của các phần mềm trên thị trường hiện nay, việc chọn lựa phần mềm phù hợp với khách sạn của bạn đôi khi là vấn đề nan giải.

Trong bài viết này, GoHost sẽ đưa đến những lưu ý quan trọng, giúp bạn tự tin đưa ra quyết định sáng suốt cho khách sạn của mình.

1. Tại sao cần lựa chọn booking engine cho khách sạn? 

Booking Engine là một phần mềm trực tuyến được tích hợp vào website của khách sạn hoặc các trang mạng xã hội, cho phép khách hàng đặt phòng trực tiếp với khách sạn mà không cần thông qua các kênh trung gian như OTA (Online Travel Agency).

Booking Engine giúp khách sạn quản lý và xử lý các đơn đặt phòng trực tuyến một cách tự động và hiệu quả, từ đó tăng tỷ lệ đặt phòng trực tiếp, giảm chi phí hoa hồng cho các bên thứ ba, và tối ưu hóa doanh thu.

Sử dụng hệ thống booking engine tại khách sạn là là việc làm thiết yếu cho hoạt động kinh doanh khách sạn, bởi công cụ này cho phép khách hàng đặt phòng trực tuyến một cách thuận tiện và an toàn. Dưới đây là 4 lý do chính tại sao khách sạn nên sử dụng booking engine:

• Tăng doanh thu trực tiếp: Một Booking Engine hiệu quả giúp khách sạn thúc đẩy các đặt phòng trực tiếp từ website hoặc mạng xã hội, giảm sự phụ thuộc vào các OTA và do đó giảm chi phí hoa hồng.

• Tối ưu hóa trải nghiệm người dùng: Booking Engine giúp tạo ra trải nghiệm đặt phòng liền mạch và thân thiện với người dùng, từ đó tăng khả năng khách hàng hoàn tất quy trình đặt phòng.

• Quản lý dễ dàng và tự động hóa: Booking Engine tích hợp giúp khách sạn tự động hóa quá trình xử lý đặt phòng, cập nhật tình trạng phòng trống và giá phòng theo thời gian thực, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho nhân viên.

• Tăng tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh: Booking Engine cho phép khách sạn triển khai các chiến lược giá động, tạo các gói ưu đãi đặc biệt, và dễ dàng điều chỉnh theo nhu cầu kinh doanh hoặc thị trường.

• Tăng khả năng tiếp cận thị trường quốc tế: Với một Booking Engine tích hợp nhiều ngôn ngữ và đơn vị tiền tệ, khách sạn có thể mở rộng tầm tiếp cận đến khách hàng quốc tế, nâng cao tỷ lệ đặt phòng từ khắp nơi trên thế giới.

Một yếu tố quan trọng khác là việc sử dụng booking engine giúp bạn xây dựng mối quan hệ gắn bó hơn với khách hàng. Khi khách đặt phòng trực tiếp, bạn có thể cung cấp dịch vụ cá nhân hóa sâu sắc, tạo trải nghiệm đặc biệt và khuyến khích họ quay lại trong những lần tiếp theo.

2. Lựa chọn booking engine dựa trên ưu điểm của nhà cung cấp 

Một công cụ booking engine hiệu quả không chỉ gia tăng số lượng đặt phòng mà còn đảm bảo trải nghiệm khách hàng mượt mà, tối ưu hóa doanh thu và quy trình hoạt động. Để lựa chọn công cụ phù hợp, hãy cân nhắc các ưu điểm của nhà cung cấp và đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu của bạn.

Đánh giá từ người dùng trước

Đọc các đánh giá từ những khách sạn đã triển khai công cụ booking engine bạn đang cân nhắc có thể cung cấp thông tin quý giá. Hiện nay bạn có thể dễ dàng tìm kiếm những đánh giá này trên những trang đánh giá công khai, trên các diễn đàn internet hoặc mạng xã hội. Những phản hồi này thường làm nổi bật các điểm mạnh và nhược điểm tiềm ẩn của từng hệ thống, đồng thời cung cấp góc nhìn thực tế mà bạn có thể chưa xem xét.

Hãy đặc biệt chú ý đến các yếu tố như chất lượng hỗ trợ khách hàng, tính dễ sử dụng, độ ổn định và mức độ phù hợp của các tính năng so với những gì nhà cung cấp đã cam kết.

Kết quả từ những case studies

Các nghiên cứu case studies là nguồn thông tin quý giá giúp bạn hiểu rõ về hiệu quả của các công cụ booking engine khác nhau. Những kết quả này cung cấp cái nhìn chi tiết về cách các hệ thống này đã được áp dụng trong những môi trường tương tự như của bạn, các thách thức đã gặp phải và kết quả đạt được.

Hãy tìm các case studies liên quan đến các cơ sở lưu trú có quy mô tương tự để đánh giá hiệu suất của booking engine trong các tình huống tương đồng. Đặc biệt chú ý đến các chỉ số như tỷ lệ đặt phòng trực tiếp, cải thiện hiệu quả hoạt động và các chỉ số tài chính như lợi tức đầu tư.

Giá và chi phí

Các công ty phần mềm ngày nay cung cấp nhiều gói sản phẩm khác nhau theo chức năng và theo thời gian sử dụng. Hãy xem xét xem công cụ booking engine yêu cầu phí hàng tháng hay hàng năm cũng như các tính năng kèm theo với mức giá tương đương nhằm tránh trường hợp bạn trả phí nhưng không được sử dụng tính năng bạn mong muốn.

Đánh giá xem công cụ tính phí theo phần trăm trên mỗi đặt phòng hay theo mức phí cố định cho mỗi giao dịch, vì điều này sẽ ảnh hưởng đến chi phí tổng thể và lợi nhuận của khách sạn, đặc biệt là trong mùa cao điểm. Đồng thời cũng đặc biệt chú ý đến các khoản phí thiết lập ban đầu, vì chúng có thể ảnh hưởng đáng kể đến chi phí tổng thể.

Bên cạnh các khoản phí cơ bản, bạn nên lưu ý đến các chi phí phát sinh khi muốn sử dụng những tính năng nâng cao như quản lý kênh, tích hợp hệ thống với các phần mềm khác hoặc báo cáo phân tích chi tiết hơn.

Bản dùng thử miễn phí

Không có sự lựa chọn nào hoàn hảo bằng việc bạn được trực tiếp trải nghiệm bản dùng thử từ nhà cung cấp, bởi vì đây là cách ​​để xem xét chức năng và sự phù hợp của công cụ booking engine với cơ sở lưu trú của bạn.

Khoảng thời gian trải nghiệm bản dùng thử giúp bạn đánh giá tính trực quan của hệ thống đối với cả nhân viên và khách hàng, kiểm tra khả năng tích hợp với phần mềm hiện tại và xác định xem hệ thống có thực sự cải thiện quy trình đặt phòng và hiệu quả tổng thể của khách sạn hay không.

Luôn chọn bản dùng thử cung cấp quyền truy cập đầy đủ vào các tính năng quan trọng nhất. Việc này sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện và chính xác về khả năng đáp ứng của công cụ đối với nhu cầu của khách sạn.

Hỗ trợ kỹ thuật

Để đảm bảo nhân viên của bạn làm quen và sử dụng thành thạo hệ thống, các nhà cung cấp thường cung cấp tài liệu đào tạo chi tiết. Từ những câu hỏi thường gặp đơn giản, các hướng dẫn sử dụng chi tiết cho đến các video hướng dẫn trực quan, tất cả đều nhằm mục tiêu giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt các tính năng và hoạt động của phần mềm.

Một yếu tố không thể thiếu để đánh giá chất lượng của một công cụ booking engine đó là khả năng hỗ trợ và cập nhật liên tục. Các nhà cung cấp uy tín luôn cam kết cập nhật phần mềm theo những công nghệ mới nhất, đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định và an toàn. Đồng thời, họ cũng thường xuyên bổ sung các tính năng mới để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và xu hướng của thị trường.

3. Lựa chọn booking engine dựa trên 5 tính năng cơ bản

Dấu hiệu của một hệ thống booking engine tốt dành cho khách sạn của bạn được xây dựng dựa trên 5 tính năng cơ bản quan trọng sau:

Tích hợp phần mềm quản lý

Công cụ đặt phòng nên kết nối mượt mà với hệ thống quản lý khách sạn như PMS và CMS. Điều này giúp đảm bảo thông tin phòng luôn chính xác và không xảy ra tình huống khách đặt phòng rồi mới biết hết phòng.

Tùy chỉnh theo nhu cầu 

Giao diện đặt phòng phải dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với phong cách của khách sạn. Điều này giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp và tăng sự tin tưởng của khách hàng.

Hỗ trợ đa ngôn ngữ, đa tiền tệ

Khách của bạn đến từ khắp nơi, nên công cụ đặt phòng của bạn cần hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và loại tiền tệ khác nhau. Điều này giúp khách cảm thấy thuận tiện và dễ dàng đặt phòng.

Thanh toán an toàn

Chức năng thanh toán trực tuyến phải đảm bảo an toàn tuyệt đối thông qua đối tác thanh toán uy tín. Công cụ đặt phòng của bạn cần bảo vệ thông tin thanh toán của khách bằng các biện pháp bảo mật tiên tiến. Đồng thời, nó cũng nên hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như thẻ tín dụng, chuyển khoản hoặc các hình thức khác để khách hàng có thể thanh toán theo cách họ muốn.

Hỗ trợ phân tích chi tiết

Để luôn dẫn đầu đối thủ, bạn cần biết điều gì hoạt động hiệu quả và điều gì không. Chọn một công cụ đặt phòng cung cấp báo cáo chi tiết và dễ hiểu về cách khách hàng sử dụng trang web khách sạn. Sử dụng những dữ liệu này để cải thiện dịch vụ, thu hút thêm khách hàng và thúc đẩy doanh số.

Khám phá thêm các tính năng khác của công cụ booking engine qua bài viết 13 tính năng quan trọng của booking engine mà chủ khách sạn phải biết

4. Lựa chọn booking engine dựa trên mô hình khách sạn

Mỗi khách sạn đều có đặc điểm riêng, và một công cụ đặt phòng phù hợp với khách sạn này có thể không phù hợp với khách sạn khác, dưới đây là những lưu ý khi lựa chọn booking engine dựa trên từng mô hình khách sạn khác nhau:

Khách sạn cao cấp

Đối với khách sạn cao cấp, công cụ booking engine nên cung cấp trải nghiệm người dùng xuất sắc và liền mạch, phản ánh sự sang trọng và tiêu chuẩn dịch vụ cao cấp được cung cấp tại khách sạn. Các tính năng chính bao gồm:

• Tùy chọn bán thêm tùy chỉnh: Cho phép nâng cấp phòng cá nhân hóa, dịch vụ đặc biệt và gói độc quyền ngay tại điểm đặt phòng.

• Bảo mật cao cấp: Đảm bảo bảo mật dữ liệu hàng đầu để bảo vệ thông tin của khách hàng có giá trị cao.

• Tích hợp dịch vụ concierge: Cung cấp cho khách khả năng đặt lịch hẹn spa, đặt chỗ ăn uống và các tiện nghi khác trực tiếp thông qua công cụ đặt phòng.

Khu nghỉ dưỡng

Khu nghỉ dưỡng, với nhiều hoạt động và tiện nghi phong phú, cần một công cụ booking engine có khả năng quản lý các dịch vụ phức tạp một cách dễ dàng. Các tính năng quan trọng bao gồm:

• Tùy chỉnh gói dịch vụ: Khách nên có khả năng cá nhân hóa kỳ nghỉ của mình bằng cách chọn loại phòng, bữa ăn, hoạt động và dịch vụ spa trong một quy trình đặt phòng mượt mà và liên tục.

• Sự hấp dẫn về mặt hình ảnh: Hình ảnh và video chất lượng cao giới thiệu tài sản và tiện nghi của khu nghỉ dưỡng là rất quan trọng để thu hút đặt phòng.

• Giảm giá cho kỳ nghỉ dài: Khuyến khích khách lưu trú lâu hơn bằng cách áp dụng giảm giá tự động hoặc gói giá đặc biệt cho các kỳ nghỉ kéo dài.

Nhà nghỉ

Nhà nghỉ cần các công cụ đặt phòng đơn giản và hiệu quả để phù hợp với tính chất ngắn hạn và đặt phòng vào phút cuối.

• Tối ưu hóa di động: Đảm bảo công cụ đặt phòng hoạt động mượt mà trên thiết bị di động, phục vụ khách hàng đang di chuyển.

• Tốc độ và sự đơn giản: Quy trình đặt phòng cần nhanh chóng và dễ dàng, với số bước tối thiểu.

• Tính năng vị trí: Cung cấp bản đồ và dịch vụ dựa trên vị trí để giúp du khách dễ dàng tìm thấy nhà nghỉ.

Khách sạn boutique

Khách sạn boutique, với sự độc đáo và dịch vụ cá nhân hóa, nên chọn công cụ đặt phòng cho phép họ thể hiện sự đặc biệt của mình:

• Kể chuyện thương hiệu: Khả năng tích hợp chủ đề, câu chuyện và phong cách của khách sạn vào trải nghiệm đặt phòng.

• Trải nghiệm thiết kế riêng: Tùy chọn cho khách cá nhân hóa kỳ nghỉ dựa trên sở thích hoặc chủ đề đặc trưng của khách sạn.

• Tích hợp hình ảnh và phương tiện truyền thông: Hình ảnh và phương tiện truyền thông chất lượng cao làm nổi bật trang trí và không khí độc đáo của khách sạn.

Khách sạn nhỏ

Khách sạn nhỏ cần một công cụ đặt phòng hiệu quả và tiết kiệm chi phí để phù hợp với quy mô hoạt động của mình. Ví dụ, công cụ đặt phòng của GoHost tập trung vào:

• Dễ sử dụng: Giao diện đơn giản và trực quan cho cả khách hàng và nhân viên.

• Khuyến khích đặt phòng trực tiếp: Tính năng khuyến khích đặt phòng trực tiếp, như mức giá ưu đãi hoặc quà tặng.

• Khả năng tích hợp: Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác, như PMS quy mô nhỏ hoặc quản lý kênh bán phòng CMS, để tối ưu hóa hoạt động.

Xem thêm: Phân biệt PMS, Channel Manager, Booking Engine và OTA trong quản lý khách sạn

Kết luận 

Nhìn chung, để chọn công cụ booking engine phù hợp cho khách sạn của bạn, trước tiên bạn cần xác định rõ nhu cầu của khách sạn và các tính năng quan trọng của công cụ này. Việc tìm kiếm thông tin và đọc đánh giá từ nhiều nguồn khác nhau sẽ giúp bạn đưa ra quyết định chính xác.

Thông qua bài viết này GoHost hy vọng rằng các bạn độc giả đã nắm bắt thêm nhiều kiến thức bổ ích về booking engine, giúp bạn lựa chọn công cụ phù hợp và nâng cao hiệu quả quản lý đặt phòng tại khách sạn của mình. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi!