Vận hành homestay quy mô vừa và nhỏ tưởng chừng đơn giản, nhưng thực tế lại không hề dễ dàng. Quản lý homestay đòi hỏi sự chú ý đến nhiều công việc như quản lý đặt phòng, quản lý giá, kiểm soát doanh thu, và duy trì sự hài lòng của khách hàng,... Để tối ưu hóa các công việc quản lý một cách hiệu quả, chủ nhà có thể sử dụng phần mềm quản lý homestay .

Bài viết này sẽ bật mí những lợi ích tuyệt vời mà phần mềm quản lý homestay mang lại cho chủ nhà, từ đó giúp chủ nhà hiểu rõ tại sao công cụ này là một phần không thể thiếu cho việc quản lý hiệu quả homestay.

Phần mềm quản lý homestay là gì?

Trên thị trường hiện nay, các giải pháp phần mềm quản lý cho ngành lưu trú vô cùng đa dạng và phong phú, phục vụ mọi nhu cầu và quy mô của các cơ sở lưu trú, từ các khách sạn lớn đến những homestay nhỏ.

Phần mềm quản lý kênh bán phòng (Channel Management System - CMS) giúp tối ưu hóa việc phân phối phòng trên nhiều kênh bán phòng trực tuyến như Booking.com, Airbnb, Agoda và nhiều nền tảng khác. CMS tự động cập nhật tình trạng phòng trống, giá cả và các chương trình khuyến mãi trên tất cả các kênh, giảm thiểu tình trạng đặt phòng trùng lặp và tăng cường hiệu quả bán phòng.

Phần mềm quản lý tài sản (Property Management System - PMS) là giải pháp cốt lõi cho việc vận hành các hoạt động hàng ngày trong một cơ sở lưu trú. Từ quản lý đặt phòng, kiểm soát doanh thu, quản lý dịch vụ dọn phòng cho đến theo dõi thông tin khách hàng, PMS tích hợp mọi khía cạnh của hoạt động quản lý vào một nền tảng duy nhất, giúp tối ưu hóa quy trình và cải thiện hiệu quả hoạt động.

Ngoài ra, tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô, các cơ sở lưu trú có thể lựa chọn giữa giải pháp all-in-one, tích hợp toàn bộ các chức năng như quản lý kênh bán phòng, quản lý tài sản, quản lý nhân sự, kế toán và quản lý khách hàng hoặc sử dụng các phần mềm chuyên biệt cho từng phòng ban hoặc chức năng cụ thể như lễ tân, nhà hàng, spa, hay sự kiện.

Thách thức khi quản lý homestay thủ công

Thông thường, các homestay có quy mô từ 5 đến 20 phòng, được coi là quy mô vừa và nhỏ trong ngành lưu trú. Với quy mô này, nhiều chủ homestay thường chọn cách quản lý thủ công bằng các công cụ đơn giản như Google Excel hoặc thông qua các kênh OTAs để quản lý lịch đặt phòng và số lượng phòng trống.

Tuy nhiên, việc quản lý homestay một cách thủ công, không dựa vào phần mềm chuyên dụng, sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn và hạn chế. Dưới đây là một số vấn đề điển hình:

Sai sót trong quản lý đặt phòng

Khi xử lý đơn đặt phòng bằng phương pháp truyền thống, như sổ sách hay bảng tính, sẽ có nguy cơ xảy ra các lỗi nhập liệu hoặc bỏ sót thông tin.

Từ những sai sót này có thể dẫn đến trùng lặp đặt phòng, thiếu phòng cho khách, hoặc không có sự thống nhất thông tin giữa các bộ phận.

Việc thiếu khả năng đồng bộ hóa và cập nhật tức thì làm giảm hiệu quả hoạt động, ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng và doanh thu của homestay.

Thường xuyên xảy ra overbooking (đặt phòng vượt mức)

Quản lý đặt phòng thủ công là nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng overbooking (đặt phòng vượt mức) vì phương pháp quản lý này đòi hỏi chủ nhà phải điều chỉnh phòng liên tục ở các kênh OTAs mỗi khi có đặt phòng mới.

Trường hợp chủ nhà “quên” điều chỉnh đặt phòng ngay lập tức, hoặc đặt phòng mới đến vào lúc giữa đêm, khả năng cao sẽ có trường hợp overbooking.

Quản lý khách hàng thiếu chuyên nghiệp

Quản lý thông tin khách hàng theo phương pháp thủ công mang đến nhiều khó khăn đáng kể. Khi dữ liệu được lưu trữ trên giấy hoặc trong các bảng tính riêng biệt, việc duy trì và truy cập thông tin lâu dài trở nên phức tạp. Thông tin khách hàng thường bị phân tán và không đồng bộ, khiến việc tìm kiếm nhanh chóng và chính xác trở nên mất thời gian.

Quá trình tra cứu lịch sử lưu trú, quản lý các yêu cầu đặc biệt của khách có thể trở nên khó khăn và không hiệu quả. Việc liên kết không đồng bộ không chỉ ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm của khách hàng mà còn làm giảm khả năng giữ chân khách hàng lâu dài.

Xem thêm: 5 Chiến lược giao tiếp làm tăng sự hài lòng của khách hàng

Yếu kém trong quản lý tài chính

Việc ghi chép các khoản thu chi bằng sổ sách hoặc bảng tính dễ dẫn đến sai sót, khó đối chiếu và mất nhiều thời gian để tổng hợp dữ liệu. Điều này gây trở ngại lớn trong việc lập báo cáo tài chính chính xác, từ đó ảnh hưởng đến việc ra quyết định đầu tư và phát triển kinh doanh.

Bên cạnh đó, việc theo dõi các khoản chi phí phát sinh như điện, nước, đồ dùng cũng trở nên phức tạp hơn, gây khó khăn trong việc kiểm soát chi tiêu và tối ưu hóa lợi nhuận. Hơn nữa, khi quy mô kinh doanh homestay ngày càng mở rộng, việc quản lý tài chính bằng phương pháp thủ công sẽ trở nên quá tải và dễ xảy ra sai sót, gây ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý homestay

Quản lý homestay thủ công khiến quá trình vận hành trở nên phức tạp và dễ xảy ra sai sót, đồng thời hạn chế khả năng tăng trưởng doanh thu. Để giải quyết những thách thức kể trên, chủ nhà có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý homestay .

Dưới đây là những lợi ích mà các phần mềm quản lý mang lại cho mô hình kinh doanh homestay mà có thể bạn chưa biết:

Tối ưu hóa quy trình

Một trong những lợi ích lớn nhất của phần mềm quản lý homestay là khả năng tự động hóa giúp tối ưu các quy trình quản lý. Ví dụ như trong quy trình đặt phòng, khi có đặt phòng mới, hệ thống PMS sẽ tự động cập nhật thông tin và thông báo cho chủ nhà ngay lập tức.

Nhiều hệ thống PMS hiện đại còn tích hợp tính năng khóa phòng trên tất cả các kênh OTAs của homestay, giúp ngăn chặn tình trạng overbooking. Nhờ đó, chủ nhà chỉ cần quản lý đặt phòng và lịch phòng trống trên một nền tảng duy nhất, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.

Đối với phần mềm CMS homestay có thể dễ dàng quản lý và cập nhật thông tin phòng trên nhiều nền tảng trực tuyến khác nhau. CMS tự động điều chỉnh giá, tình trạng phòng, và các chương trình khuyến mãi trên các kênh OTAs, giúp tối ưu hóa doanh thu và đảm bảo sự đồng bộ, hạn chế rủi ro mất khách do thông tin không nhất quán. Điều này không chỉ giúp tăng cường khả năng cạnh tranh mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, tạo điều kiện cho homestay phát triển bền vững.

Tiết kiệm thời gian và nhân lực

Việc ứng dụng phần mềm quản lý homestay đã trở thành giải pháp tối ưu để tiết kiệm thời gian và nhân lực. Thay vì phải mất nhiều thời gian cho các công việc thủ công như nhập liệu, kiểm tra đặt phòng, lập báo cáo, nhân viên có thể tập trung vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng.

PMS và CMS không chỉ tự động hóa các quy trình một cách thông minh mà còn giúp giảm thiểu sai sót, tăng năng suất làm việc và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Nhờ đó, chủ sở hữu homestay có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc phát triển kinh doanh và mở rộng quy mô.

Tăng hiệu quả kinh doanh

Phần mềm quản lý homestay không chỉ là một công cụ quản lý, mà còn là người bạn đồng hành đắc lực giúp chủ sở hữu tối ưu hóa doanh thu và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Với khả năng phân tích dữ liệu sâu rộng, PMS và CMS cung cấp những báo cáo chi tiết, giúp chủ homestay nắm bắt rõ tình hình hoạt động, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác và kịp thời.

Từ việc theo dõi tỷ lệ lấp đầy phòng, doanh thu bình quân đến việc phân tích hành vi của khách hàng, PMS trang bị cho chủ homestay những thông tin cần thiết để xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả, tăng cường lợi nhuận và duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Phần mềm quản lý homestay này còn là cầu nối để nâng cao trải nghiệm khách hàng, với khả năng cá nhân hóa dịch vụ, cho phép chủ sở hữu hiểu rõ hơn về sở thích và nhu cầu của từng khách hàng, từ đó tạo ra những trải nghiệm độc đáo và đáng nhớ. Việc theo dõi các yêu cầu đặc biệt, lịch sử đặt phòng và phản hồi của khách hàng giúp nhân viên cung cấp dịch vụ một cách chuyên nghiệp và tận tâm hơn.

Nhờ đó, khách hàng sẽ cảm thấy được quan tâm và trân trọng, tăng cường lòng trung thành và khả năng giới thiệu cho bạn bè, người thân. Việc đầu tư vào phần mềm chất lượng không chỉ là một khoản đầu tư cho hiện tại mà còn là một khoản đầu tư cho tương lai bền vững của homestay.

Xem thêm: Xu hướng sử dụng giải pháp công nghệ thông minh khi vận hành Khách Sạn

Kết luận

GoHost hy vọng rằng những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp các chủ nhà hiểu rõ hơn về lợi ích to lớn mà phần mềm quản lý homestay mang lại. Việc ứng dụng những phần mềm này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, tiết kiệm thời gian và nguồn lực mà còn nâng cao trải giúp tăng doanh thu và cải thiện hiệu quả kinh doanh.