Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, việc tự động hóa hệ thống kinh doanh Homestay và Airbnb trở nên không chỉ là xu hướng mà còn là yếu tố quyết định sự thành công. Tự động hóa giúp chủ sở hữu tối ưu hóa quy trình quản lý, từ việc đồng bộ lịch đặt phòng, giao tiếp với khách hàng, đến quản lý các nhiệm vụ hàng ngày như dọn dẹp và bảo dưỡng. Nó không chỉ tiết kiệm thời gian quý báu mà còn giảm thiểu lỗi do con người, nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường. Đặc biệt, trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt của ngành lưu trú ngắn hạn hiện nay, việc áp dụng công nghệ vào kinh doanh là bước đi thông minh, giúp chủ nhà không chỉ duy trì mà còn phát triển doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả và bền vững.

Hành trình của khách hàng trong việc đặt phòng bao gồm các bước: tìm kiếm và lựa chọn, đặt phòng, thanh toán, trải nghiệm ở, check-out, và đánh giá. Từ hành trình này, chủ nhà cần tự động hóa các công việc vận hành sau:

1) Website đặt phòng trực tiếp: xây dựng thương hiệu và giảm dần sự phụ thuộc vào OTA.

2) Quản lý vận hành: Quản lý đội ngũ một cách hiệu quả bằng cách tự động hóa việc phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ thực hiện.

3) Đồng bộ lịch: Quản lý mọi đặt phòng qua hệ thống CMS.

4) Quản lý tài chính: Tích hợp cổng thanh toán tự động, quản lý giao dịch và xác nhận. Tạo báo cáo nhanh chóng để theo dõi hiệu suất kinh doanh.

5)Tự động hóa và đồng bộ trải nghiệm khách hàng:

• Hộp Thư Đồng Nhất: Tối ưu hóa giao tiếp với khách hàng, đồng bộ tất cả tin nhắn từ Airbnb, Booking, ... về một nguồn.

• Thông Báo Pop-up: Không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn nào từ khách thuê nhà. Cập nhật thông tin cho nhân viên vệ sinh và các thành viên trong đội vận hành.

• Tin Nhắn Tự Động: Tận dụng các tin nhắn tự động có thể gửi vào thời gian cài đặt sẵn.

• Tự Động Hóa Đánh Giá: Tự động xin đánh giá từ khách hàng và viết đánh giá cho khách hàng dựa trên dữ liệu được phản hồi từ team vận hành.

Website đặt phòng trực tiếp

Ngày càng nhiều khách hàng thích kết nối trực tiếp với chủ nhà. Việc có một trang web đặt phòng trực tiếp không chỉ tăng cường lợi nhuận cho bạn mà còn giúp giảm dần sự phụ thuộc vào các kênh OTA, đồng thời tạo dựng mối quan hệ cá nhân hơn với khách hàng, từ đó mang lại trải nghiệm tốt hơn cho cả khách hàng lẫn chủ nhà.

Hiện nay, nếu bạn chưa có website, khách hàng mong muốn đặt phòng trực tiếp sẽ có các lựa chọn sau:

• Điện thoại

• Email

• Facebook/Instagram

• Biểu mẫu trên website của bạn

Vấn đề với những phương thức này là chúng thường yêu cầu nhiều thời gian và sự hiện diện liên tục của chủ nhà. Hãy tưởng tượng lượng công việc bạn phải xử lý hàng ngày, từ việc kiểm tra điện thoại, email, đến tin nhắn trên các kênh mạng xã hội để kiểm tra và phản hồi thông tin về tình trạng phòng cho khách hàng.

Tạo website cho nhà của bạn với GoHost

GoHost là nền tảng tạo trang web Đặt Phòng Trực Tiếp (Direct Booking) cho kinh doanh Khách Sạn - Homestay - Airbnb đơn giản và dễ dàng với chi phí hợp lý.

• Tạo website dễ dàng, giao diện thân thiện

• Tiết kiệm và giảm phụ thuộc vào OTA

• Website đồng bộ lịch đặt phòng với Booking.com, Airbnb, và các kênh OTA khác.

• Xây dựng thương hiệu riêng

Bạn có thể xem Demo ứng dụng được triển khai thực tế:

Xem Demo

Tham khảo website một số khách hàng đã triển khai:

🖼️ Đây có thể là website của bạn sau 24h ^^

Những hình ảnh dưới đây là kết quả thực sự từ những chủ nhà đã lựa chọn GoHost. Cùng khám phá ngay!

Quản lý vận hành

Quản lý vận hành trong kinh doanh homestay và Airbnb đòi hỏi sự tỉ mỉ và chú ý đến từng chi tiết. Điều này bao gồm việc giao tiếp và trao đổi với khách hàng để hướng dẫn họ cách thức check-in và check-out, đảm bảo quá trình này diễn ra mượt mà và không gặp trở ngại. Ngoài ra, việc sắp xếp nhân sự để dọn dẹp và chuẩn bị phòng cho khách mới cũng là một phần quan trọng. Điều này đòi hỏi việc lên lịch làm việc cụ thể và hiệu quả cho nhân viên, cũng như quản lý chất lượng công việc họ thực hiện, để đảm bảo rằng mỗi khách hàng đều có trải nghiệm ở tốt nhất.

Công nghệ có thể đóng vai trò quan trọng trong việc tự động hóa quản lý vận hành cho homestay và Airbnb.

Ví dụ, hệ thống tự động hóa có thể được sử dụng để giúp lên lịch làm việc cho nhân viên dọn dẹp, theo dõi tiến độ công việc và bảo dưỡng phòng, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng dịch vụ.

Đồng bộ lịch

Lựa chọn kinh doanh trên nhiều kênh OTA để gia tăng khả năng bán phòng cho chỗ ở của mình, đồng nghĩa với việc Host đối diện với hàng loạt khó khăn trong việc quản lý lịch đặt phòng trên các nền tảng này. Việc đồng bộ lịch đặt phòng là một quá trình giúp đảm bảo rằng lịch đặt phòng trên các kênh này được cập nhật tự động và đồng bộ với nhau. Từ đó, tránh được tình trạng trùng lịch booking.

Hạn chế tối đa trùng lịch đặt phòng (overbooking)

Overbooking thường được gọi là đặt phòng quá số lượng, trùng lịch đặt phòng,... Đây là tình trạng khi có hơn 2 khách hàng đặt cùng một phòng của đơn vị lưu trú vào cùng một thời điểm. 

Việc overbooking thường xuất phát từ việc host không quản lý tốt các kênh OTA, dẫn đến khi có khách đặt phòng tại nền tảng A, host không kịp cập nhật và khóa phòng đó trên nền tảng B, dẫn đến có nhiều khách đặt chung 1 phòng cùng lúc.

Việc trùng lịch booking là điều tối kị mà các host nên hạn chế nhiều nhất trong quá trình kinh doanh. Mỗi lượt overbooking, host thường phải liên hệ khách để xin khách hủy booking. Mặc dù đã nhận được hoàn tiền phòng, tuy nhiên, hình ảnh của cơ sở lưu trú đó đã xấu đi phần nào trong mắt khách hàng. Nhiều khách hàng khó tính hơn có thể sẽ để lại đánh giá xấu trên Google Review hoặc Facebook, dẫn đến nhiều hệ lụy khó khắc phục sau này.

Bên cạnh đó, overbooking cũng dẫn đến nguy cơ bị khóa listing, khóa tài khoản,... trên các nền tảng OTA. Mặc dù mỗi kênh đều có chính sách hỗ trợ hủy booking của khách, tuy nhiên, nếu tình trạng này xảy ra liên tục, tài khoản của host có thể bị khóa bất cứ lúc nào. Lúc này, host sẽ tốn rất nhiều chi phí, thời gian và công sức chỉ để khôi phục lại tài khoản ấy.

Tiết kiệm thời gian quản lý

Thay vì bấm vào từng kênh để kiểm tra, việc quản lý lịch đặt phòng sẽ dễ dàng hơn nếu bạn có thể xem chúng cùng lúc, không cần chuyển qua lại liên tục giữa các tab hay phải ghi từng lịch đặt phòng xuống sổ tay.

Vì vậy, việc đồng bộ lịch sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả trong quản lý đặt phòng.

Bạn có thể tham khảo về các cơ chế đồng bộ lịch tại bài viết này:

➝ Các cơ chế đồng bộ lịch đặt phòng giữa các OTA

Quản lý tài chính

Quản lý tài chính trong kinh doanh homestay và Airbnb đòi hỏi sự chính xác, từ việc theo dõi thu nhập, chi phí bảo trì, vận hành đến quản lý nguồn thu từ các kênh OTA. Điều này cũng bao gồm việc lên kế hoạch chi tiêu cho vật tư và nhu yếu phẩm, giúp tối ưu hóa hiệu suất và cải thiện quản lý tài chính.

Khi áp dụng công nghệ vào quản lý, bạn có thể dễ dàng theo dõi các chỉ số tài chính quan trọng của cơ sở kinh doanh. Bạn sẽ nắm rõ doanh thu hàng tháng, xác định nguồn doanh thu chính và tỷ lệ phân bổ của từng nguồn. Đồng thời, công nghệ cũng giúp bạn theo dõi chi phí và đánh giá hiệu quả kinh doanh, từ đó biết được cơ sở của bạn đang lãi hay lỗ.

Tự động hóa và đồng bộ trải nghiệm khách hàng

Tự động hóa và đồng bộ hóa trải nghiệm khách hàng là yếu tố quan trọng trong việc kinh doanh homestay và Airbnb. Tuy nhiên, nếu không được thực hiện một cách hiệu quả và không có sự hỗ trợ từ công nghệ, quá trình này có thể trở nên phức tạp và mất thời gian.

Việc giao tiếp với khách hàng trên các nền tảng như Airbnb hay Booking.com thường rời rạc và không liên kết vào cùng một chỗ, khiến việc quản lý và giao việc cho nhân viên trở nên phức tạp. Do hạn chế của các hệ thống, việc phân công nhiệm vụ liên lạc cho nhân viên khác thường không khả thi. Hơn nữa, không thể giao nhiệm vụ cụ thể như dọn dẹp phòng hay theo dõi tiến độ công việc qua các kênh này, gây khó khăn trong việc đảm bảo chất lượng dịch vụ và trải nghiệm thống nhất cho khách hàng.

Kết luận

Để nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường, việc tự động hóa hệ thống kinh doanh Homestay và Airbnb là điều bắt buộc. Tự động hóa giúp chủ sở hữu tối ưu hóa quy trình quản lý, tiết kiệm chi phí và tăng biên độ lợi nhuận. Nếu bạn chưa biết phải bắt đầu từ đâu, hãy bắt đầu hành trình này cùng GoHost. Với tinh thần hợp tác và cùng phát triển, GoHost không ngừng nâng cấp để đồng hành cùng bạn. GoHost liên tục cập nhật các tính năng mới, nhằm hướng tới việc tự động hóa các quy trình từ đồng bộ hóa lịch đặt phòng, tối ưu hóa giao tiếp với khách hàng, đến quản lý hiệu quả các công việc hàng ngày như dọn dẹp và bảo dưỡng.