Quản lý khách sạn: Kiểm soát toàn diện thu – chi, tối ưu lợi nhuận mỗi tháng

Chủ động kiểm soát tài chính từ doanh thu và chi phí là một điều tất yếu trong kinh doanh. Quản lý chính xác giúp bạn tiết kiệm thời gian, nắm bắt số liệu chính xác và tức thời để ra quyết định hiệu quả.

Bài viết này sẽ đề cập chi tiết các vấn đề trong việc quản lý tài chính: doanh thu & chi phí và cách ứng dụng phần mềm để quản lý tự động.

Những khó khăn tài chính thường gặp

Một trong những thách thức lớn nhất mà nhiều chủ homestay và khách sạn phải đối mặt là việc quản lý doanh thu khách sạn một cách rời rạc, thiếu hệ thống. Thay vì sử dụng một nền tảng quản lý tập trung, nhiều người vẫn duy trì thói quen ghi chép thủ công, sử dụng các bảng tính Excel đơn giản, hoặc thậm chí là sổ sách giấy tờ.

Ví dụ điển hình là việc quản lý lịch đặt phòng qua Excel. Khi số lượng phòng và lượt đặt tăng lên, việc cập nhật liên tục các thông tin như tên khách, ngày nhận/trả phòng, số tiền đã thanh toán, nguồn đặt phòng (trực tiếp,Booking.com, Agoda, Airbnb...) trở nên vô cùng phức tạp và dễ nhầm lẫn. Chỉ cần một lỗi nhỏ trong việc nhập liệu, bạn có thể dễ dàng gặp phải tình trạng trùng lặp đặt phòng, bỏ sót thông tin khách hàng quan trọng, hoặc ghi sai số tiền đã nhận.

Từ đó, dẫn đến những vấn đề sau:

Thông tin rời rạc, đối soát khó khăn

Việc đối soát doanh thu từ các kênh OTA (Online Travel Agency) nhưBooking.com hay Agoda trở thành một thách thức lớn. Mỗi kênh có quy trình thanh toán và báo cáo khác nhau, đòi hỏi bạn phải truy cập nhiều nền tảng, tải về các báo cáo riêng lẻ và sau đó tổng hợp thủ công. Quá trình này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót khi so khớp dữ liệu.

Hệ quả: Không nắm được doanh thu thực tế theo từng ngày, từng tháng, không đối soát được số phòng đã bán qua từng kênh, khó kiểm tra nhanh tình trạng phòng trống hoặc doanh số từng kênh. Việc này khiến chủ khách sạn bỏ lỡ cơ hội tối ưu doanh thu, không phát hiện kịp thời các vấn đề như phòng trống kéo dài hay giá bán chưa hợp lý.

Không theo dõi chi phí đầy đủ

Nếu doanh thu là một mặt của đồng xu tài chính, thì chi phí là mặt còn lại không kém phần quan trọng. Từ những khoản chi nhỏ nhặt hàng ngày đến những khoản đầu tư lớn hơn, việc không ghi nhận hoặc ghi nhận một cách rời rạc sẽ bóp méo bức tranh tài chính.

Các khoản chi phí vận hành hàng ngày như tiền điện, nước, internet, vật tư tiêu hao (xà phòng, dầu gội, giấy vệ sinh...), chi phí giặt là, sửa chữa nhỏ thường không được ghi nhận một cách có hệ thống. Ngoài ra còn có các khoản chi lớn hơn như lương nhân viên, chi phí marketing, bảo trì định kỳ các thiết bị, phí hoa hồng OTA.

Ví dụ cụ thể: Một khách sạn 20 phòng có thể có hóa đơn điện hàng tháng lên đến 15-20 triệu đồng trong mùa hè. Nếu không theo dõi chi tiết, bạn có thể sẽ không biết được liệu mức tiêu thụ này có hợp lý hay không, từ đó không thể có biện pháp tiết kiệm hiệu quả.

Hệ quả: Không biết chính xác tổng chi phí vận hành mỗi tháng, khó xác định nguyên nhân lỗ/lãi, không kiểm soát được những khoản chi vượt mức. Bạn dễ đánh giá sai hiệu quả kinh doanh, mất kiểm soát dòng tiền, thậm chí phải bù lỗ không rõ nguyên nhân.

Nguyên tắc kiểm soát tài chính khách sạn hiệu quả

Để vượt qua những khó khăn tài chính đã nêu, việc áp dụng các nguyên tắc kiểm soát tài chính hiệu quả là vô cùng cần thiết. Đây không chỉ là những lời khuyên chung chung mà là những kim chỉ nam thực tế giúp bạn xây dựng một nền tảng tài chính vững chắc.

Ghi nhận đầy đủ cả doanh thu lẫn chi phí

Nguyên tắc đầu tiên và quan trọng nhất trong quản lý tài chính khách sạn và homestay là sự minh bạch và đầy đủ trong việc ghi nhận mọi giao dịch. Điều này có nghĩa là bạn cần tạo thói quen ghi nhận mọi khoản thu và mọi khoản chi, dù lớn hay nhỏ, ngay khi chúng phát sinh.

Từ một hóa đơn tiền điện, một chi phí sửa chữa nhỏ, đến tiền lương nhân viên hay doanh thu từ một lượt đặt phòng, tất cả đều cần được ghi lại một cách chính xác và kịp thời. Đối với doanh thu, hãy ghi rõ nguồn gốc (trực tiếp, OTA nào), số tiền nhận được, ngày nhận và hình thức thanh toán. Đối với chi phí, hãy mô tả rõ ràng khoản chi đó là gì, số tiền, ngày chi và mục đích chi.

Theo dõi theo tháng để biết được mức sinh lời thực sự: Bằng cách so sánh tổng doanh thu và tổng chi phí trong một khoảng thời gian nhất định, bạn có thể dễ dàng xác định được lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng. Điều này giúp bạn nhận ra liệu cơ sở lưu trú có đang hoạt động hiệu quả hay không.

Phân loại và phân tích dữ liệu thường xuyên

Sau khi đã ghi nhận đầy đủ dữ liệu, bước tiếp theo là phân loại và phân tích chúng một cách thường xuyên. Việc gộp các khoản chi vào từng nhóm cụ thể như chi phí vận hành, nhân sự, marketing, bảo trì sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về cơ cấu chi phí.

Các nhóm chi phí phổ biến:

• Chi phí vận hành: điện, nước, internet, vật tư tiêu hao, giặt là, vệ sinh

• Chi phí nhân sự: lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm cho nhân viên

• Chi phí marketing: quảng cáo, khuyến mãi, phí hoa hồng cho các kênh OTA

• Chi phí bảo trì & sửa chữa: bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa thiết bị hỏng hóc

• Chi phí khác: thuế, phí quản lý, chi phí phát sinh bất thường

So sánh doanh thu - chi phí theo từng cơ sở hoặc từng phòng giúp bạn xác định được những "điểm yếu" trong hoạt động kinh doanh. Ví dụ, nếu phòng VIP có doanh thu cao nhưng chi phí bảo trì cũng cao do khách sử dụng nhiều tiện ích, bạn có thể cân nhắc điều chỉnh giá hoặc thay đổi chính sách phục vụ.

Sử dụng phần mềm để quản lý tập trung

Trong thời đại công nghệ số, việc tiếp tục quản lý khách sạn thủ công giống như việc cố gắng đi bộ khi đã có sẵn xe hơi. Sử dụng phần mềm chuyên biệt để quản lý tài chính mang lại nhiều lợi ích vượt trội:

Lợi ích của phần mềm quản lý:

• Giảm sai sót: Tự động hóa các quy trình tính toán, nhập liệu, loại bỏ lỗi do con người

• Tiết kiệm thời gian: Thay vì mất hàng giờ tổng hợp báo cáo cuối tháng, chỉ cần vài cú click chuột

• Báo cáo tự động: Tạo ra các báo cáo tài chính chi tiết, trực quan dưới dạng biểu đồ và bảng số liệu

• Dữ liệu tập trung: Mọi thông tin được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất, đảm bảo tính nhất quán

• Hỗ trợ ra quyết định: Dữ liệu cập nhật theo thời gian thực giúp đưa ra quyết định kịp thời

Công cụ giúp quản lý tài chính trong vận hành hiệu quả hơn

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt, việc sở hữu một công cụ quản lý doanh thu khách sạn mạnh mẽ không còn là lựa chọn mà là yếu tố bắt buộc. GoHost tự hào là nền tảng SaaS được thiết kế riêng để giải quyết những thách thức tài chính mà bạn đang gặp phải.

Quản lý chi phí rõ ràng, minh bạch với GoHost

GoHost hiểu rằng việc theo dõi chi phí là một trong những nỗi lo lớn nhất của các chủ cơ sở lưu trú. Với GoHost, việc quản lý thu chi khách sạn trở nên đơn giản, rõ ràng và minh bạch hơn bao giờ hết.

• Ghi nhận nhanh các khoản chi tiêu: GoHost cho phép bạn nhập liệu nhanh chóng các khoản chi từ điện, nước, lương nhân viên, bảo trì, vật tư... Giao diện thân thiện giúp bạn ghi lại chi phí ngay tại thời điểm phát sinh, tránh tình trạng quên sót hoặc ghi nhầm.

• Phân loại chi phí theo từng nhóm và từng thời gian: Hệ thống tự động phân loại các khoản chi theo từng nhóm (nhân sự, vận hành, marketing, bảo trì...) và theo từng khoảng thời gian. Bạn có thể dễ dàng so sánh chi phí giữa các tháng để phát hiện ra những biến động bất thường.

• Kết nối trực tiếp với báo cáo hiệu suất: Bằng cách liên kết dữ liệu chi phí với doanh thu và tỷ lệ lấp đầy của từng phòng, GoHost cung cấp cái nhìn chi tiết về lợi nhuận ròng của từng đơn vị phòng. Bạn có thể biết được phòng nào đang mang lại lợi nhuận cao, phòng nào đang lỗ do chi phí bảo trì cao.

• Giúp kiểm soát dòng tiền và đưa ra quyết định đúng thời điểm: Với thông tin chi phí được cập nhật liên tục, bạn có thể dễ dàng kiểm soát dòng tiền ra, từ đó dự báo các khoản chi sẽ phát sinh trong tương lai.

Báo cáo tài chính trực quan và cập nhật theo thời gian thực

Một trong những điểm mạnh nhất của GoHost là khả năng trực quan hóa dữ liệu tài chính thông qua các biểu đồ và bảng số liệu chi tiết, dễ hiểu.

Trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ và bảng số liệu chi tiết: Thay vì những con số khô khan trên bảng tính, GoHost biến dữ liệu tài chính phức tạp thành những biểu đồ sinh động và dễ hiểu. Bạn có thể dễ dàng xem biểu đồ doanh thu theo tháng, biểu đồ cơ cấu chi phí, tỷ lệ lấp đầy theo mùa, hay lợi nhuận của từng phòng.

Cập nhật doanh thu, tỷ lệ lấp đầy, lượt đặt phòng liên tục: Mọi giao dịch đặt phòng, nhận phòng, trả phòng, và các khoản thanh toán đều được GoHost tự động cập nhật vào hệ thống. Bạn luôn có cái nhìn theo thời gian thực về doanh thu hiện tại, số lượng phòng đã được lấp đầy, và số lượt đặt phòng mới nhất.

Dữ liệu tập trung, không cần tổng hợp từ nhiều nguồn: GoHost tích hợp tất cả thông tin cần thiết vào một nền tảng duy nhất. Từ lịch đặt phòng, thông tin khách hàng, doanh thu từ các kênh OTA, đến các khoản chi phí phát sinh – tất cả đều được lưu trữ và xử lý tập trung.

Cơ sở vững chắc cho các quyết định về giá, marketing, nhân sự: Với báo cáo tài chính minh bạch và kịp thời, bạn có trong tay những dữ liệu đáng tin cậy để đưa ra các quyết định chiến lược. Bạn có thể phân tích xu hướng đặt phòng và doanh thu để điều chỉnh giá cho phù hợp với từng mùa, đánh giá hiệu quả các chiến dịch marketing để phân bổ ngân sách tối ưu.

Lợi ích thiết thực khi áp dụng hệ thống quản lý tài chính chuyên nghiệp

Việc áp dụng hệ thống quản lý tài chính chuyên nghiệp như GoHost mang lại những lợi ích thiết thực và có thể đo lường được:

Tiết kiệm thời gian đáng kể: Thay vì phải dành 2-3 ngày để tổng hợp báo cáo tài chính cuối tháng, giờ đây chỉ cần vài phút là bạn đã có được báo cáo chi tiết và chính xác. Thời gian tiết kiệm này có thể được sử dụng để tập trung vào những hoạt động tạo giá trị khác như cải thiện chất lượng dịch vụ hay phát triển marketing.

Cải thiện độ chính xác: Khi mọi thứ được tự động hóa và có kiểm soát chặt chẽ, tỷ lệ sai sót giảm xuống gần như bằng không. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn cần trình bày báo cáo với ngân hàng để vay vốn mở rộng kinh doanh.

Nâng cao khả năng phân tích và dự báo: Với dữ liệu lịch sử đầy đủ và chính xác, bạn có thể dự báo xu hướng kinh doanh khách sạn trong những tháng tới, từ đó lên kế hoạch tài chính phù hợp. Nhiều chủ homestay và khách sạn đã tiết kiệm được 10-15% chi phí vận hành chỉ sau 3 tháng sử dụng hệ thống quản lý chuyên nghiệp.

Kết bài

Việc kiểm soát tài chính hiệu quả là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của bất kỳ homestay nào trong thời đại cạnh tranh khốc liệt hiện nay. Từ việc ghi nhận đầy đủ các khoản thu chi hàng ngày đến việc phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định chiến lược, mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa lợi nhuận và phát triển bền vững.

Những thách thức mà chủ khách sạn đối mặt khi quản lý tài chính khách sạn thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Việc áp dụng hệ thống quản lý chuyên nghiệp như GoHost không chỉ giải quyết những vấn đề này mà còn mở ra nhiều cơ hội mới để tăng doanh thu khách sạn và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

GoHost với hệ thống quản lý chi phí minh bạch, báo cáo tài chính trực quan và khả năng cập nhật theo thời gian thực đã chứng minh được hiệu quả trong việc hỗ trợ hàng trăm chủ homestay và khách sạn trên khắp Việt Nam. Từ việc ghi nhận chi phí đơn giản đến việc phân tích hiệu suất kinh doanh khách sạn phức tạp, GoHost cung cấp đầy đủ công cụ cần thiết để bạn quản lý khách sạn một cách thông minh và hiệu quả.

Hãy trải nghiệm GoHost ngay hôm nay để vận hành homestay hoặc căn hộ dịch vụ thông minh, kiểm soát tài chính chặt chẽ và hướng tới tăng trưởng bền vững. Với GoHost, bạn không chỉ quản lý được hiện tại mà còn có thể dự báo tương lai, từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn giúp khách sạn phát triển vượt bậc trong thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.