Báo cáo hiệu suất kinh doanh khách sạn: Các chỉ số quan trọng cần theo dõi

Trong thế giới kinh doanh homestay ngày càng cạnh tranh, nhiều chủ homestay vẫn đang vận hành dựa trên "cảm nhận" thay vì dữ liệu cụ thể. Họ có thể biết tháng này "có vẻ tốt hơn tháng trước" nhưng không thể lượng hóa chính xác mức độ tăng trưởng, hoặc nhận ra doanh thu giảm nhưng không biết nguyên nhân cụ thể đến từ đâu.

Báo cáo hiệu suất homestay chính là công cụ giúp bạn chuyển từ việc "đoán" sang "biết chắc chắn". Thông qua các chỉ số kinh doanh homestay được theo dõi thường xuyên, bạn sẽ hiểu rõ tình hình hoạt động thực tế, phát hiện những điểm mạnh cần phát huy và những vấn đề cần khắc phục kịp thời. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn đang quản lý từ 10-50 phòng và phải đồng bộ lịch từ nhiều kênh OTA khác nhau.

Vậy đâu là những chỉ số quan trọng nhất trong phân tích hiệu quả homestay? Làm thế nào để theo dõi chúng một cách dễ dàng và hiệu quả? Bài viết này sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời.

Vì sao báo cáo hiệu suất là công cụ không thể thiếu trong vận hành homestay?

Báo cáo hiệu suất homestay đóng vai trò như "bảng điều khiển" của phi công, giúp chủ homestay nắm bắt toàn cảnh hoạt động kinh doanh một cách chính xác và kịp thời. Thay vì chỉ dựa vào cảm giác hoặc ấn tượng chung, bạn sẽ có được những con số cụ thể để đánh giá hiệu quả homestay.

Báo cáo giúp chủ homestay theo dõi hiệu quả kinh doanh theo thời gian một cách có hệ thống. Bạn có thể so sánh doanh thu tháng này với tháng trước, quý này với cùng kỳ năm ngoái, từ đó nhận ra xu hướng tăng trưởng hoặc suy giảm. Điều này đặc biệt quan trọng trong ngành homestay có tính mùa vụ cao, khi doanh thu có thể biến động mạnh theo thời điểm trong năm.

Thứ hai, báo cáo giúp phát hiện vấn đề sớm trước khi chúng trở thành khủng hoảng. Ví dụ, khi công suất phòng giảm đột ngột trong một tuần, bạn có thể nhanh chóng điều tra nguyên nhân và áp dụng các biện pháp khắc phục như điều chỉnh giá, tăng cường marketing hoặc cải thiện chất lượng dịch vụ.

Cuối cùng, dữ liệu từ báo cáo giúp bạn đưa ra quyết định thông minh hơn. Thay vì đoán "có lẽ nên giảm giá để thu hút khách", bạn có thể phân tích mối quan hệ giữa mức giá và tỷ lệ đặt phòng để tìm ra mức giá tối ưu. Điều này giúp tối đa hóa lợi nhuận thay vì chỉ tăng doanh thu.

7 chỉ số quan trọng trong báo cáo hiệu suất cần theo dõi thường xuyên

Công suất phòng (Average Occupancy Rate)

Công suất phòng là tỷ lệ phần trăm giữa số đêm phòng đã bán và tổng số đêm phòng có thể bán trong một khoảng thời gian nhất định. Đây là chỉ số cơ bản nhất để đánh giá mức độ "đầy" của homestay.

Cách tính:

AOR = số đêm phòng đã bán/ Tổng số đêm phòng khả dụng x 100%

Ví dụ thực tế: Homestay A có 10 phòng. Trong tháng 6 (30 ngày), homestay đã bán được tổng cộng 225 đêm phòng.

• Tổng đêm phòng khả dụng = 10 phòng × 30 ngày = 300 đêm phòng

• AOR = 225/300x100% = 75%

Mục tiêu lý tưởng: Trong mùa cao điểm, bạn nên hướng tới mức 80-90%, trong khi mùa thấp điểm, mức 60-70% có thể được chấp nhận. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng công suất phòng cao không phải lúc nào cũng tốt nếu giá phòng quá thấp.

Giá phòng trung bình (ADR - Average Daily Rate)

ADR là giá phòng trung bình mà bạn thu được cho mỗi đêm phòng đã bán. Chỉ số này phản ánh khả năng định giá và chất lượng dịch vụ của homestay.

Cách tính:

ADR= Tổng doanh thu phòng/ số đêm phòng đã bán

Ví dụ thực tế: Tiếp tục với Homestay A, nếu tổng doanh thu phòng trong tháng 6 là 135 triệu đồng và đã bán được 225 đêm phòng:

ADR= 135.000.000 (VND) / 255 (đêm phòng) = 600.000 VND/ đêm

Gắn kết với chiến lược giá: ADR cần được phân tích kết hợp với các yếu tố như ngày trong tuần, mùa vụ, và sự kiện đặc biệt. Thông thường, ADR cuối tuần cao hơn ngày thường 20-30%, và trong các dịp lễ tết có thể tăng 50-100%. Việc theo dõi ADR giúp bạn đánh giá hiệu quả chiến lược giá và điều chỉnh phù hợp với thị trường.

Doanh thu trên mỗi phòng khả dụng (RevPAR)

RevPAR là chỉ số quan trọng nhất trong báo cáo hiệu suất homestay vì nó kết hợp cả công suất phòng và giá phòng trung bình. RevPAR phản ánh tổng thể hiệu quả kinh doanh tốt hơn so với việc chỉ nhìn vào một chỉ số riêng lẻ.

Cách tính:

RevPAR= ADR x AOR (Công suất phòng)

Hoặc:

RevPAR= Tổng doanh thu phòng/ Tổng số đêm phòng khả dụng​

Ví dụ thực tế: Với Homestay A:

RevPAR= 600.000 VND×75%= 450.000 VND/ đêm

Vì sao RevPAR phản ánh tổng thể hiệu quả tốt hơn ADR: ADR chỉ cho bạn biết giá trung bình của các phòng đã bán, nhưng không tính đến các phòng trống. Công suất phòng chỉ cho biết bao nhiêu phòng được lấp đầy, nhưng không nói lên giá trị của chúng. RevPAR kết hợp cả hai yếu tố này, cho thấy khả năng tạo ra doanh thu từ tất cả các phòng bạn có, dù chúng có được thuê hay không.

Doanh thu

Theo dõi doanh thu mỗi ngày hoặc trong từng khoảng thời gian cụ thể giúp bạn nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh thực tế. Khi doanh thu có dấu hiệu tăng hoặc giảm bất thường, bạn dễ dàng đưa ra quyết định điều chỉnh giá, tung ưu đãi hoặc tăng cường marketing để cải thiện tỉ lệ lấp đầy.

Ví dụ thực tế: Nếu doanh thu tuần này giảm 15% so với tuần trước, bạn có thể kiểm tra lại công suất phòng, giá bán và các chương trình khuyến mãi để xác định nguyên nhân và hành động kịp thời.

Tỉ lệ phân bổ giữa các kênh

Khi vận hành đa kênh như Booking.com, Agoda, Airbnb và đặt trực tiếp, việc theo dõi tỉ lệ phân bổ doanh thu giữa các kênh là rất quan trọng. Nếu bạn phụ thuộc quá nhiều vào một kênh, rủi ro sẽ tăng lên khi có thay đổi về chính sách, hoa hồng, hoặc kênh đó gặp sự cố kỹ thuật. Đặc biệt với homestay từ 10 phòng trở lên, chiến lược phân bổ cân bằng giúp bạn ổn định nguồn khách, giảm rủi ro và kiểm soát tốt doanh thu.

Ví dụ thực tế: Homestay B có 60% đơn đặt từ Booking.com, 30% từ Agoda và 10% từ khách đặt trực tiếp. Chủ homestay nên tìm cách tăng tỉ lệ khách đặt trực tiếp (ví dụ qua website hoặc mạng xã hội) để giảm phụ thuộc vào OTA và tối ưu chi phí hoa hồng.

Chi phí vận hành

Chi phí vận hành bao gồm tất cả các khoản chi phí cần thiết để duy trì hoạt động của homestay. Việc theo dõi chi phí một cách chi tiết giúp bạn kiểm soát lợi nhuận và phát hiện những khoản chi bất thường.

Phân loại chi phí:

• Chi phí cố định: Tiền thuê mặt bằng, bảo hiểm, lương nhân viên cố định, khấu hao thiết bị, phí phần mềm quản lý như GoHost.

• Chi phí biến đổi: Điện nước, vật tư tiêu hao, hoa hồng OTA, chi phí marketing, chi phí dọn phòng theo số lượng khách.

Cách theo dõi chi tiết: Để theo dõi hiệu quả, bạn nên tính chi phí vận hành trên mỗi phòng đã bán. Ví dụ, nếu tổng chi phí vận hành trong tháng là 27 triệu đồng và có 225 đêm phòng đã bán:

Chí phí/ phòng= 27.000.000 (VND)/ 225 đêm = 120.000 VND/đêm

Lợi nhuận ròng

Lợi nhuận ròng là chỉ số cuối cùng và quan trọng nhất, phản ánh hiệu quả kinh doanh thực tế sau khi đã trừ đi tất cả chi phí.

Cách tính:

Lợi nhuận ròng = tổng doanh thu - tổng chi phí vận hành

Ví dụ thực tế: Với Homestay A:

• Tổng doanh thu: 135 triệu VND

• Tổng chi phí vận hành: 50 triệu VND

• Lợi nhuận ròng = 135.000.000-50.000.000= 85.000.000 VND

Tỷ lệ lợi nhuận ròng = 85.000.000/135.000.000×100%= 63%

Một homestay được coi là hoạt động hiệu quả khi có tỷ lệ lợi nhuận ròng từ 25-40%.

Ứng dụng báo cáo để tối ưu hiệu quả kinh doanh homestay

Việc thu thập dữ liệu chỉ là bước đầu tiên, quan trọng hơn là biết cách phân tích và ứng dụng thông tin từ báo cáo để tối ưu hiệu suất homestay và quản lý homestay hiệu quả hơn.

Điều chỉnh giá linh hoạt theo ngày: Khi phân tích dữ liệu lịch sử, bạn sẽ nhận ra những ngày trong tuần hoặc thời điểm trong tháng có nhu cầu cao hơn. Ví dụ, nếu dữ liệu cho thấy thứ 6 và chủ nhật có công suất phòng đạt 95% với ADR cao, bạn có thể tăng giá vào những ngày này. Ngược lại, vào thứ 3 và thứ 4 khi công suất chỉ đạt 60%, việc giảm giá hoặc tung ra các gói ưu đãi sẽ giúp tăng lưu lượng khách.

Đẩy mạnh kênh OTA khi công suất thấp: Khi báo cáo cho thấy công suất phòng giảm dưới mức mục tiêu, bạn có thể tăng cường hiển thị trên các nền tảng như Booking.com, Agoda bằng cách cải thiện ranking, tăng hoa hồng tạm thời, hoặc tham gia các chương trình khuyến mãi của OTA. Dữ liệu từ báo cáo cũng giúp bạn đánh giá hiệu quả của từng kênh để phân bổ ngân sách marketing hợp lý.

Kiểm soát chi phí tăng bất thường: Khi chi phí vận hành trên mỗi phòng tăng đột ngột mà không có lý do rõ ràng, báo cáo sẽ giúp bạn phát hiện và điều tra nguyên nhân. Có thể là do giá điện tăng, nhà cung cấp tăng giá, hoặc có sự lãng phí trong quy trình vận hành. Việc phát hiện sớm giúp bạn có biện pháp khắc phục kịp thời, tránh ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận.

Phần mềm quản lý homestay GoHost giúp theo dõi hiệu suất dễ dàng như thế nào?

Hiểu được tầm quan trọng của các báo cáo hiệu suất homestay, nhưng cũng thấu hiểu những khó khăn mà chủ homestay quy mô nhỏ và vừa đang gặp phải – từ việc đồng bộ lịch thủ công trên nhiều OTA, đến việc tổng hợp số liệu bằng Excel mất thời gian và dễ sai sót – GoHost đã phát triển một giải pháp toàn diện.

Giao diện báo cáo đơn giản, dễ hiểu

GoHost được thiết kế với triết lý "đơn giản là tốt nhất". Chúng tôi hiểu rằng bạn là chủ kinh doanh, không phải chuyên gia phân tích dữ liệu. Vì vậy, hệ thống báo cáo của GoHost tập trung vào việc trình bày thông tin một cách trực quan, dễ hiểu nhất.

Các chỉ số quan trọng như công suất phòng, ADR, RevPAR được hiển thị dưới dạng biểu đồ màu sắc rõ ràng, kèm theo bảng so sánh theo ngày, tuần, tháng. Hệ thống cung cấp cả báo cáo tổng quan và báo cáo chi tiết, giúp bạn nắm bắt nhanh tình hình chung trong vài giây, đồng thời có thể đi sâu vào từng khía cạnh khi cần thiết.

Đặc biệt, GoHost còn cung cấp tính năng so sánh hiệu suất giữa các khoảng thời gian khác nhau. Bạn có thể dễ dàng so sánh doanh thu tháng này với tháng trước, hoặc cùng kỳ năm ngoái, giúp nhận ra xu hướng và đưa ra quyết định phù hợp.

Tự động tổng hợp và gửi báo cáo định kỳ

Một trong những tính năng nổi bật của GoHost là khả năng tự động tổng hợp dữ liệu từ tất cả các kênh bán hàng và gửi báo cáo định kỳ qua email. Bạn không cần phải nhớ việc kiểm tra báo cáo hàng ngày, mà sẽ nhận được báo cáo tự động vào thời gian đã cài đặt.

Hệ thống cho phép tùy chỉnh tần suất gửi báo cáo theo nhu cầu: hàng ngày, hàng tuần, hoặc hàng tháng. Báo cáo hàng ngày giúp bạn theo dõi hiệu suất ngắn hạn và phản ứng nhanh với những thay đổi. Báo cáo hàng tuần cung cấp cái nhìn tổng quan về xu hướng, trong khi báo cáo hàng tháng giúp đánh giá hiệu suất dài hạn và lập kế hoạch chiến lược.

Kết luận

Báo cáo hiệu suất homestay không chỉ là tập hợp các con số khô khan, mà là công cụ quyết định thành bại trong việc vận hành homestay hiệu quả. Thông qua việc theo dõi thường xuyên các chỉ số kinh doanh homestay như công suất phòng, ADR, RevPAR, chi phí vận hành và lợi nhuận ròng, bạn sẽ có được cái nhìn toàn diện về tình hình kinh doanh và đưa ra những quyết định đúng đắn.

Việc phân tích hiệu quả homestay không chỉ giúp bạn hiểu rõ hiện tại mà còn dự đoán xu hướng tương lai, từ đó xây dựng chiến lược phát triển bền vững. Trong thời đại số hóa, những chủ homestay biết tận dụng dữ liệu sẽ có lợi thế cạnh tranh vượt trội so với những người chỉ dựa vào kinh nghiệm và cảm giác.

Khám phá hệ thống báo cáo hiệu suất thông minh của GoHost ngay hôm nay – Giúp bạn ra quyết định chính xác và nâng cao lợi nhuận. Với GoHost, việc theo dõi và phân tích các chỉ số kinh doanh homestay trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết, giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất: phát triển doanh nghiệp và mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.

Đăng ký dùng thử hoàn toàn miễn phí TẠI ĐÂY