Bạn đang loay hoay tìm cách tiếp cận hàng triệu khách online nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Hay bạn đã từng nghe về các thuật ngữ như Booking.com, Agoda, Traveloka nhưng vẫn mơ hồ về cách thức hoạt động và lợi ích thực sự mà chúng mang lại?

OTA - Online Travel Agent chính là giải pháp giúp chủ khách sạn, homestay, căn hộ dịch vụ tiếp cận hàng triệu khách du lịch trên toàn cầu chỉ với vài cú click chuột. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu từ A-Z về thế giới OTA, từ khái niệm cơ bản, vai trò quan trọng, ưu nhược điểm, đến những chiến lược thực tiễn để tối ưu kênh OTA hiệu quả nhất.

OTA là gì?

OTA viết tắt của từ gì?

OTA là viết tắt của Online Travel Agent - tức đại lý du lịch trực tuyến. Đây là những nền tảng công nghệ hoạt động hoàn toàn trên môi trường số, cho phép khách hàng tìm kiếm, so sánh giá và đặt các dịch vụ du lịch như phòng khách sạn, homestay, vé máy bay, tour du lịch thông qua website hoặc ứng dụng di động.

Khác với các đại lý du lịch truyền thống có văn phòng vật lý, OTA kết nối trực tiếp hàng triệu khách du lịch với hàng trăm nghìn cơ sở lưu trú chỉ trong vài giây. Sức mạnh của OTA nằm ở khả năng tự động hóa toàn bộ quy trình từ tìm kiếm, đặt phòng, thanh toán đến xác nhận booking - tất cả diễn ra 24/7 mà không cần sự can thiệp của con người.

TA và OTA khác nhau thế nào?

Để hiểu rõ sự cách mạng mà OTA mang lại, hãy so sánh với TA (Travel Agent - đại lý du lịch) truyền thống:

Travel Agent truyền thống (TA):

• Có văn phòng vật lý, nhân viên tư vấn trực tiếp

• Hoạt động theo giờ hành chính (8h-17h)

• Phạm vi tiếp cận hạn chế theo địa lý

• Quy trình đặt phòng phức tạp, mất nhiều thời gian

• Phụ thuộc vào mối quan hệ cá nhân và mạng lưới địa phương

Online Travel Agent (OTA):

• Hoạt động hoàn toàn trên nền tảng số

• Phục vụ 24/7, không giới hạn thời gian

• Tiếp cận khách hàng toàn cầu

• Quy trình tự động, booking tức thì

• Sử dụng dữ liệu và thuật toán để tối ưu trải nghiệm khách hàng

Sự khác biệt cốt lõi chính là OTA đã số hóa hoàn toàn quy trình và mở rộng quy mô tiếp cận một cách không giới hạn, trong khi TA truyền thống vẫn bị ràng buộc bởi các yếu tố vật lý và thời gian.

Vai trò của các kênh OTA trong ngành du lịch, khách sạn

Trong thời đại số, các kênh OTA đã trở thành cầu nối quan trọng nhất giữa cơ sở lưu trú và khách hàng. Theo thống kê mới nhất, hơn 85% khách du lịch tại Việt Nam sử dụng OTA để tìm kiếm và đặt phòng, con số này còn cao hơn ở thị trường quốc tế.

OTA thực chất đóng vai trò như một "siêu thị" khổng lồ nơi khách hàng có thể:

• So sánh giá cả, tiện nghi của hàng nghìn chỗ nghỉ cùng lúc

• Đọc đánh giá thực tế từ khách đã từng lưu trú

• Đặt phòng tức thì với nhiều phương thức thanh toán linh hoạt

• Được bảo vệ quyền lợi thông qua chính sách bảo hiểm và hoàn tiền

Đối với chủ cơ sở lưu trú, OTA mang lại những giá trị không thể thay thế:

Mở rộng thị trường: Một homestay nhỏ ở Sapa có thể dễ dàng tiếp cận khách từ Singapore, Hàn Quốc hay châu Âu mà không cần đầu tư marketing quốc tế tốn kém.

Tự động hóa vận hành: Thay vì trả lời điện thoại, email 24/7, hệ thống OTA tự động xử lý booking, thanh toán, gửi xác nhận mà không cần sự can thiệp thủ công.

Tăng uy tín thương hiệu: Việc xuất hiện trên các kênh OTA uy tín như Booking.com, Agoda tạo niềm tin với khách hàng, đặc biệt là khách lần đầu biết đến cơ sở lưu trú của bạn.

Ưu và nhược điểm khi bán phòng trên OTA

5 lợi ích vượt trội

1. Tiếp cận hàng triệu khách hàng toàn cầu: Booking.com có hơn 1.5 triệu chỗ nghỉ và phục vụ khách từ 228 quốc gia, Agoda thống trị thị trường châu Á với hàng triệu lượt tìm kiếm mỗi ngày. Một căn homestay 5 phòng ở Đà Nẵng có thể xuất hiện trước khách từ Tokyo, Seoul, Singapore cùng lúc - điều mà marketing truyền thống khó có thể làm được với ngân sách hạn chế.

2. Tối ưu tỷ lệ lấp đầy, đặc biệt mùa thấp điểm: Trong những ngày giữa tuần hoặc mùa thấp điểm khi lượng khách walk-in giảm mạnh, OTA vẫn có thể mang về booking nhờ mạng lưới khách hàng rộng lớn và các chương trình flash sale hấp dẫn. Nhiều chủ homestay chia sẻ OTA giúp duy trì tỷ lệ lấp đầy 60-70% ngay cả trong mùa thấp điểm.

3. Hệ thống đặt phòng chuyên nghiệp 24/7: Khách có thể đặt phòng bất cứ lúc nào, thanh toán trực tuyến an toàn và nhận xác nhận ngay lập tức. Điều này giúp chủ cơ sở lưu trú không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào, kể cả khi đang ngủ hay bận việc khác.

4. Marketing miễn phí từ OTA: Các kênh OTA đầu tư hàng tỷ đô la vào quảng cáo Google, Facebook, SEO để thu hút khách hàng. Khi listing trên OTA, bạn được hưởng lợi từ những khoản đầu tư marketing khổng lồ này mà không tốn thêm chi phí.

5. Công cụ phân tích và báo cáo chi tiết: Hầu hết OTA cung cấp dashboard với dữ liệu chi tiết về tỷ lệ chuyển đổi, nguồn khách, xu hướng đặt phòng. Những insights này vô cùng giá trị để tối ưu chiến lược kinh doanh.

3 thách thức lớn

1. Hoa hồng cao (15-20%) ảnh hưởng lợi nhuận: Đây là thách thức lớn nhất mà chủ cơ sở lưu trú phải đối mặt. OTA thường thu hoa hồng 15-20%, thậm chí lên đến 25% cho một số chương trình đặc biệt. Với tỷ lệ lợi nhuận vốn đã mỏng của ngành lưu trú, việc này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài chính.

2. Phụ thuộc vào thuật toán ranking của OTA: Thuật toán của OTA có thể thay đổi bất cứ lúc nào, ảnh hưởng đến vị trí hiển thị của listing. Một đánh giá tiêu cực có thể kéo ranking xuống trong nhiều tháng.

3. Khó đồng bộ giá và tình trạng phòng khi quản lý thủ công: Khi có 3-5 kênh OTA, việc cập nhật giá, tình trạng phòng trống thủ công trở thành ác mộng. Sai sót dẫn đến overbooking, khách hàng không hài lòng, ảnh hưởng rating.

Top 7 kênh OTA phổ biến nhất tại Việt Nam

Booking.com

Booking.com thống trị thị trường OTA Việt Nam với thị phần gần 40%, phục vụ hơn 1.5 triệu chỗ nghỉ toàn cầu và 1.5 tỷ lượt đặt phòng mỗi năm. Tại Việt Nam, nền tảng này đặc biệt mạnh ở phân khúc khách quốc tế và khách nội địa có thu nhập trung bình khá trở lên.

Điểm mạnh nổi bật:

• Chính sách hủy phòng linh hoạt: 80% listing cho phép hủy miễn phí đến 24-48h trước checkin, tạo an tâm tối đa cho khách

• Hệ thống Genius Program: Khách hàng thân thiết được giảm giá 10-15% và các ưu đãi độc quyền

• Đánh giá minh bạch: Chỉ khách đã lưu trú mới được review, đảm bảo độ tin cậy cao

• Hỗ trợ 24/7: Dịch vụ chăm sóc khách hàng bằng 40+ ngôn ngữ, kể cả tiếng Việt

Phí hoa hồng: 15-18% cho khách sạn, 12-15% cho căn hộ/homestay. Để biết rõ hơn bạn phải trả bao nhiêu tiền hoa hồng cho Booking.com hãy xem chi tiết tại đây.

Agoda

Agoda chiếm 25% thị phần tại Việt Nam, đặc biệt mạnh ở khách nội địa và khách từ Thái Lan, Singapore, Malaysia, Hàn Quốc. Thuộc Booking Holdings nhưng được thiết kế riêng cho thị trường châu Á với giao diện và trải nghiệm phù hợp văn hóa địa phương.

Điểm mạnh nổi bật:

• Flash Sale định kỳ: Mỗi thứ 6 hàng tuần có flash sale với giảm giá 30-70%, thu hút lượng lớn khách săn deal

• PointsMAX Program: Cho phép tích điểm từ 30+ chương trình khách hàng thân thiết khác nhau (Grab, AirAsia, Vietnam Airlines...)

• Thanh toán đa dạng: Hỗ trợ đầy đủ ví điện tử phổ biến ở châu Á (GrabPay, ShopeePay, Momo...)

• Insider Deal: Giảm giá độc quyền cho thành viên, tạo động lực đăng ký tài khoản

Phí hoa hồng: 14-20% tùy theo loại hình và chương trình tham gia

Traveloka

Traveloka nắm 15% thị phần Việt Nam, hiểu rõ nhất thị trường nội địa với hơn 40 triệu người dùng tại Đông Nam Á. Nền tảng này được thiết kế đặc biệt cho thói quen và nhu cầu của người châu Á.

Điểm mạnh nổi bật:

• Hỗ trợ tiếng Việt 100%: Từ website, app đến dịch vụ chăm sóc khách hàng, tất cả đều bằng tiếng Việt chuẩn

• Thanh toán địa phương: Chấp nhận thanh toán tại Circle K, FamilyMart, chuyển khoản ngân hàng địa phương

• Tích hợp đa dịch vụ: Một app để đặt khách sạn, vé máy bay, xe đưa đón, tour - tiện lợi cho khách Việt

• Chương trình cashback: Hoàn tiền 2-5% cho mỗi booking, đặc biệt hấp dẫn với khách nội địa.

Phí hoa hồng: 12-17%, thấp hơn các OTA quốc tế khác

Expedia

Expedia là thương hiệu OTA lâu đời với thế mạnh về khách Bắc Mỹ và châu Âu. Nền tảng này phù hợp với các cơ sở lưu trú cao cấp, resort muốn thu hút khách quốc tế có sức chi tiêu lớn. Expedia chiếm 8% thị phần Việt Nam nhưng có giá trị booking/khách cao nhất (trung bình 2.5-3 triệu VNĐ/đêm). Đây là lựa chọn hàng đầu cho các cơ sở lưu trú muốn thu hút khách phương Tây có sức chi tiêu cao.

Điểm mạnh nổi bật:

• Khách hàng premium: 70% khách từ Mỹ, Canada, châu Âu với ngân sách du lịch trung bình cao

• Expedia Rewards: Chương trình tích điểm hấp dẫn, đổi point thành hotel credit

• Bundle deals: Combo hotel + flight với giảm giá đáng kể, thu hút khách đặt dài ngày

• Advanced booking: Khách thường đặt trước 2-3 tháng, giúp dự báo doanh thu tốt

Phí hoa hồng: 16-22%, cao nhưng bù lại giá phòng trung bình cao hơn 30-50% so với OTA khác.

Airbnb

Airbnb có 12% thị phần Việt Nam, thống trị phân khúc homestay và căn hộ dịch vụ với 65,000+ listing tại Việt Nam. Khách hàng Airbnb thường lưu trú dài hơn (3.2 đêm/booking so với 1.8 đêm của OTA khác) và chi tiêu nhiều cho trải nghiệm địa phương.

Điểm mạnh nổi bật:

• Trải nghiệm cá nhân hóa: Tính năng nhắn tin trực tiếp giữa host-guest, tạo kết nối con người

• Airbnb Plus & Superhost: Chương trình chứng nhận chất lượng, tăng uy tín và tỷ lệ đặt phòng (booking rate)

• Experience platform: Host có thể bán thêm các tour, hoạt động địa phương, tăng doanh thu phụ

• Review hai chiều: Cả host và guest đều đánh giá nhau, tạo cộng đồng tin cậy

Phí hoa hồng: 14-16% từ host + 3% từ guest, tổng cộng 17-19%.

VNTrip

VNTrip nắm 6% thị phần, là ota việt nam lớn nhất do người Việt phát triển. Với slogan "Du lịch thông minh", VNTrip tập trung vào trải nghiệm khách hàng và hiểu rõ thói quen du lịch của người Việt.

Điểm mạnh nổi bật:

• Hoa hồng cạnh tranh: 10-15%, thấp nhất thị trường nhờ chi phí vận hành tối ưu

• Hỗ trợ tận tình: Đội ngũ hỗ trợ người Việt, hiểu rõ nhu cầu và xử lý nhanh vấn đề phát sinh

• Cổng thanh toán địa phương: Tích hợp sâu với các ngân hàng Việt, tỷ lệ thanh toán thành công cao

• Chương trình hợp tác marketing: Hỗ trợ partner marketing trên fanpage 500K+ followers

Phí hoa hồng: 10-15% tùy theo volume và thỏa thuận.

Mytour

Mytour chiếm 4% thị phần nhưng tăng trưởng nhanh nhất (50%/năm), tập trung vào phân khúc khách trẻ 18-35 tuổi. Với giao diện hiện đại và tích hợp mạng xã hội mạnh mẽ, Mytour đang trở thành lựa chọn hàng đầu của thế hệ millennials và Gen Z.

Điểm mạnh nổi bật:

• Social integration: Cho phép đăng nhập bằng Facebook, Google, chia sẻ trip lên social media

• Group booking: Tính năng đặt phòng nhóm với nhiều ưu đãi, phù hợp với xu hướng du lịch nhóm bạn

• Review có hình ảnh: Khuyến khích khách upload ảnh, video thực tế, tăng độ tin cậy

• Gamification: Hệ thống point, level, achievement thu hút khách trẻ tương tác

Phí hoa hồng: 12-16%, kèm theo các chương trình hỗ trợ marketing

Hướng dẫn 4 bước để bắt đầu và tối ưu OTA hiệu quả

Bước 1: Lựa chọn kênh phù hợp

Không phải OTA nào cũng phù hợp với mọi loại hình lưu trú. Việc chọn sai kênh có thể lãng phí thời gian và không mang lại hiệu quả mong đợi.

Đối với khách sạn 3-4 sao: Nên ưu tiên Booking.com và Agoda để tiếp cận cả khách nội địa lẫn quốc tế. Bổ sung Expedia nếu muốn thu hút khách châu Âu, Bắc Mỹ.

Đối với homestay, căn hộ dịch vụ: Airbnb là lựa chọn hàng đầu, kết hợp với Agoda và Traveloka để tối đa hóa độ phủ. VNTrip và Mytour có thể bổ sung cho thị trường nội địa.

Đối với hostel, nhà nghỉ bình dân: Tập trung vào Agoda, Traveloka và các ota việt nam như VNTrip, Mytour vì phân khúc khách hàng phù hợp hơn.

Bước 2: Tạo hồ sơ "hút khách"

Viết mô tả hấp dẫn:

• Bắt đầu bằng hook thu hút: "Thức dậy với view núi Fansipan tuyệt đẹp..."

• Nhấn mạnh USP (điểm khác biệt độc nhất): vị trí đắc địa, decor độc đáo, dịch vụ đặc biệt

• Sử dụng từ khóa tự nhiên: ota du lịch, ota booking, không nhồi nhét

Tối ưu hình ảnh:

• Chụp trong golden hour (6-8h sáng hoặc 16-18h chiều) để có ánh sáng đẹp nhất

• Đảm bảo độ phân giải tối thiểu 1920x1080 pixel

• Bao gồm đủ các góc: ngoại thất, phòng ngủ, phòng tắm, khu vực chung, view từ phòng

• Hình đầu tiên phải là ấn tượng nhất vì quyết định 80% khả năng khách click vào xem chi tiết

Bước 3: Chiến lược giá cạnh tranh

Dynamic pricing theo thời gian thực: Thay vì đặt giá cố định, sử dụng chiến lược pricing linh hoạt dựa trên:

• Mức độ cạnh tranh (số lượng phòng trống của đối thủ)

• Thời điểm trong tuần (cuối tuần giá cao hơn 20-30%)

• Sự kiện địa phương (lễ hội, sự kiện thể thao)

• Thời tiết (nắng đẹp ở biển, mát mẻ ở núi)

Tận dụng các chương trình ưu đãi của OTA:

• Booking.com: Genius program, Deal of the Day

• Agoda: Flash Sale, Secret Deal

• Airbnb: Smart Pricing, Special Offers

• Traveloka: Flash Sale, Member Exclusive Deal

Bước 4: Quản lý đánh giá và phản hồi

Chiến lược thu thập review tích cực:

• Gửi tin nhắn chào mừng khi khách checkin, hướng dẫn sử dụng tiện nghi

• Follow up trong quá trình lưu trú để giải quyết vấn đề kịp thời

• Gửi tin nhắn cảm ơn sau checkout, nhẹ nhàng khuyến khích đánh giá

Xử lý review tiêu cực chuyên nghiệp:

• Phản hồi trong vòng 24 giờ

• Thừa nhận vấn đề, đưa ra giải pháp cụ thể

• Mời khách quay lại để trải nghiệm sự cải thiện

• Không bao giờ tranh cãi hay biện hộ trong phần phản hồi công khai

FAQ - Câu hỏi thường gặp

1. OTA có nghĩa là gì trong ngành du lịch? 

OTA (Online Travel Agent) là đại lý du lịch trực tuyến, đóng vai trò trung gian kết nối cơ sở lưu trú với khách hàng thông qua nền tảng công nghệ. OTA giúp khách tìm kiếm, so sánh và đặt phòng dễ dàng, đồng thời giúp chủ khách sạn tiếp cận thị trường rộng lớn.

1. Tại sao cần sử dụng nhiều kênh OTA cùng lúc? 

Mỗi OTA có đặc điểm và đối tượng khách hàng riêng. Sử dụng đa kênh giúp tối đa hóa độ phủ thị trường, giảm phụ thuộc vào một nền tảng duy nhất và tăng khả năng cạnh tranh.

1. Làm thế nào để tránh overbooking khi có nhiều kênh OTA? 

Sử dụng Channel Manager để đồng bộ real-time tình trạng phòng giữa các kênh. Khi có booking từ kênh nào, hệ thống tự động cập nhật trên tất cả kênh khác, loại bỏ hoàn toàn rủi ro trùng phòng.

1. Chi phí hoa hồng OTA có đáng so với lợi ích mang lại? 

Mặc dù hoa hồng OTA cao (15-20%), nhưng chi phí marketing để tự thu hút được cùng lượng khách thường còn đắt hơn nhiều. OTA cũng mang lại giá trị về branding, uy tín và hệ thống công nghệ mà cơ sở lưu trú nhỏ khó tự đầu tư.

Kết luận

Trong thời đại số hóa, việc hiểu rõ OTA là gì và cách tối ưu kênh OTA không còn là lựa chọn mà đã trở thành yếu tố sống còn đối với các cơ sở lưu trú. Các kênh OTA phổ biến như Booking.com, Agoda, Airbnb, Traveloka đang thống trị thị trường với hơn 85% khách hàng sử dụng để đặt phòng.