Trong thị trường du lịch ngày càng khốc liệt, đa dạng hóa kênh OTA không chỉ là lựa chọn, mà là điều kiện sống còn để phát triển. Tuy nhiên, việc sử dụng nhiều kênh chưa đủ – việc chọn đúng kênh và xây dựng chiến lược kết hợp thông minh mới quyết định hiệu quả doanh thu.

Bài viết này từ GoHost sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất của việc kết hợp kênh OTA, những yếu tố cần chuẩn bị trước khi triển khai, và đặc biệt là vai trò của hệ thống quản lý hiện đại như GoHost CMS trong việc biến chiến lược thành hành động, tạo lợi thế cạnh tranh và tối ưu doanh thu bền vững.

OTA là gì? Kênh OTA quan trọng thế nào với ngành lưu trú hiện đại?

Định nghĩa OTA và tầm ảnh hưởng trong kỷ nguyên số

OTA là gì? Online Travel Agency (OTA) là các nền tảng trực tuyến đóng vai trò trung gian, giúp khách hàng tìm kiếm, so sánh và đặt phòng khách sạn, homestay hay các loại hình lưu trú khác một cách thuận tiện. Khác với các hình thức đặt phòng truyền thống, kênh OTA tạo ra một thị trường kỹ thuật số khổng lồ nơi hàng triệu lựa chọn lưu trú được tập hợp và phân phối đến khách hàng trên toàn thế giới.

Trong kỷ nguyên số hóa, các kênh OTA đã trở thành cầu nối không thể thiếu giữa chủ cơ sở lưu trú và khách hàng tiềm năng. Theo thống kê của ngành, hơn 70% khách du lịch hiện tại sử dụng OTA để nghiên cứu và đặt phòng, điều này cho thấy tầm ảnh hưởng sâu rộng của các nền tảng này đối với quyết định mua hàng của người tiêu dùng.

Vai trò không thể thiếu của kênh OTA

OTA được ví như những “siêu thị lưu trú” giúp khách sạn, homestay nhanh chóng xuất hiện trước mắt khách hàng mà không cần đầu tư quá nhiều vào quảng cáo hay xây dựng thương hiệu từ đầu. Với lợi thế ngân sách marketing khổng lồ và độ phủ sóng toàn cầu, OTA mang lại cơ hội tiếp cận hàng triệu khách tiềm năng – điều mà các kênh truyền thống khó có thể làm được. Đây là lợi thế lớn cho các cơ sở mới hoặc ở khu vực chưa được nhiều người biết đến. Bên cạnh đó, hệ thống đánh giá và review từ khách hàng thật trên OTA giúp xây dựng uy tín, củng cố niềm tin – những yếu tố then chốt để cạnh tranh và phát triển bền vững.

Tổng quan các kênh OTA phổ biến nhất hiện nay

Thị trường OTA hiện tại được thống trị bởi một số kênh OTA phổ biến với những đặc trưng riêng biệt:

Kết hợp kênh OTA là gì? Lý giải sự cần thiết của một chiến lược cụ thể

Kết hợp kênh OTA là gì? Từ đa kênh đến tối ưu hóa

Kết hợp kênh OTA không đơn thuần là việc đăng ký bán phòng trên nhiều nền tảng khác nhau. Đây là một chiến lược quản lý và điều phối tổng thể, trong đó mỗi kênh OTA được lựa chọn và vận hành một cách có mục đích, nhằm tối đa hóa hiệu quả kinh doanh tổng thể.

Sự khác biệt cốt lõi nằm ở chữ kết hợp - tức là các kênh không hoạt động độc lập mà được liên kết và đồng bộ với nhau thông qua một hệ thống quản lý thống nhất. Kết hợp kênh OTA bao gồm việc đồng bộ hóa dữ liệu, phân bổ nguồn lực hiệu quả, tối ưu hóa chiến lược giá động, và quản lý đánh giá khách hàng một cách nhất quán trên tất cả các nền tảng.

Điều này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về đặc điểm của từng kênh, khả năng phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định chiến lược dựa trên thông tin thực tế. Tư duy này chuyển dịch từ đa kênh (multi-channel) sang "dàn nhạc đa kênh" (orchestrated multi-channel).

Tại sao chủ cơ sở lưu trú không thể "chọn đại" kênh OTA?

Chọn kênh OTA mà không có chiến lược rõ ràng chẳng khác nào bắn súng bịt mắt – vừa tốn công, tốn chi phí mà kết quả lại không như mong muốn. Bạn sẽ phải bỏ nguồn lực để thiết lập và quản lý nhiều kênh, nhưng thực tế có những kênh không mang lại doanh thu vì không đúng với nhóm khách hàng mục tiêu

Hơn nữa, mỗi kênh OTA phổ biến có những yêu cầu riêng về nội dung, hình ảnh và chính sách. Việc không hiểu rõ những yêu cầu này có thể khiến cơ sở lưu trú bỏ lỡ cơ hội tiếp cận đúng phân khúc khách hàng hoặc thậm chí tiếp cận sai đối tượng, làm giảm hiệu quả marketing và ảnh hưởng đến lợi nhuận tổng thể.

4 lý do cần có một chiến lược kết hợp kênh OTA rõ ràng

Tối đa hóa công suất phòng và tối ưu doanh thu OTA là lý do hàng đầu để có một chiến lược kết hợp kênh OTA rõ ràng. Khi hiểu được đặc điểm và thời điểm hoạt động mạnh nhất của từng kênh, chủ cơ sở lưu trú có thể phân bổ phòng trống một cách thông minh, điều tiết giá theo cầu, đẩy bán kênh hiệu quả, và lấp đầy khoảng trống mùa thấp điểm.

Tiếp cận đúng khách hàng mục tiêu hiệu quả là lý do thứ hai. Mỗi kênh OTA có những đặc điểm riêng về đối tượng người dùng - từ độ tuổi, thu nhập, mục đích du lịch đến hành vi tiêu dùng. Một chiến lược rõ ràng giúp chủ cơ sở lưu trú chọn đúng kênh để tiếp cận đúng khách hàng, tăng tỷ lệ chuyển đổi và giảm chi phí marketing.

Giảm thiểu rủi ro và tăng tính linh hoạt là lợi ích quan trọng thứ ba. Thay vì phụ thuộc vào một hoặc hai kênh chính, việc kết hợp kênh OTA một cách chiến lược giúp phân tán rủi ro. Khi một kênh gặp vấn đề hoặc thay đổi chính sách, các kênh khác vẫn có thể duy trì doanh thu.

Cuối cùng, xây dựng thương hiệu và uy tín vững chắc thông qua việc có mặt nhất quán trên các kênh OTA phổ biến với chất lượng dịch vụ ổn định. Điều này tạo ra hiệu ứng tích cực, khi khách hàng nhìn thấy cơ sở lưu trú trên nhiều nền tảng với đánh giá tốt, họ sẽ tin tưởng hơn vào chất lượng dịch vụ.

Trước khi quyết định chiến lược: Chủ cơ sở lưu trú cần hiểu & nghiên cứu gì?

Hiểu rõ về dịch vụ và mục tiêu kinh doanh của bạn

Trước khi quyết định nên chọn kênh OTA nào, việc đầu tiên và quan trọng nhất là hiểu rõ đặc điểm cơ sở lưu trú của chính mình. Mỗi loại hình có những ưu thế và hạn chế riêng, thu hút những phân khúc khách hàng khác nhau.

Khách sạn mini/boutique thường tập trung vào trải nghiệm cá nhân, giá cạnh tranh, linh hoạt chính sách, phù hợp với Booking.com, Traveloka. Homestay mang lại trải nghiệm bản địa, ảnh đẹp, phù hợp với Airbnb và các kênh OTA bán phòng homestay khác như Booking.com (danh mục nhà/căn hộ). Căn hộ dịch vụ phục vụ khách dài ngày, có tiện nghi bếp/giặt, lý tưởng cho Airbnb, Expedia, Agoda Homes.

Việc xác định rõ phân khúc khách hàng mục tiêu cũng đóng vai trò then chốt trong việc nên kết hợp OTA như thế nào. Khách du lịch cá nhân thường tìm kiếm trải nghiệm độc đáo và giá cả hợp lý, trong khi khách công tác ưu tiên sự tiện lợi, vị trí, hóa đơn và chính sách hủy linh hoạt. Gia đình với trẻ em cần không gian rộng rãi và tiện ích phù hợp, còn giới trẻ thích những địa điểm trendy và có tính trải nghiệm cao.

Mục tiêu kinh doanh cụ thể cũng ảnh hưởng trực tiếp đến công thức kết hợp kênh. Nếu mục tiêu chính là tăng công suất phòng (Occupancy), bạn sẽ ưu tiên những kênh OTA có lưu lượng truy cập cao. Nếu muốn tăng ADR (Average Daily Rate), việc tập trung vào các kênh phục vụ phân khúc cao cấp sẽ hiệu quả hơn. Còn nếu mục tiêu là mở rộng thị trường mới, việc nghiên cứu các kênh OTA phổ biến tại thị trường đó trở nên cần thiết.

Nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh

Phân tích đối thủ cạnh tranh trực tiếp là bước không thể bỏ qua khi xây dựng chiến lược kết hợp kênh OTA. Việc tìm hiểu xem các cơ sở lưu trú tương tự đang sử dụng kênh OTA nào, với mức giá như thế nào và nhận được phản hồi ra sao sẽ cung cấp những thông tin vô giá về thị trường và xu hướng.

Hãy tìm 5-10 đối thủ trong bán kính khu vực, ghi nhận kênh họ xuất hiện, mức giá, chính sách hủy, gói ưu đãi. Theo dõi tần suất review mới, ảnh cập nhật để suy ra hiệu quả kênh. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về thị trường và tìm ra những kênh tiềm năng hoặc những khoảng trống mà đối thủ chưa khai thác.

Nghiên cứu nhu cầu và hành vi đặt phòng của khách hàng trong khu vực cũng quan trọng không kém. Nhu cầu du lịch theo mùa vụ, sự kiện địa phương, ngày cuối tuần so với ngày thường, thiết bị đặt phòng (di động/desktop), độ nhạy giá, thói quen đặt sát ngày đều ảnh hưởng đến việc nên chọn kênh OTA nào và nên kết hợp OTA như thế nào.

Đánh giá tiềm năng và yêu cầu của từng kênh OTA

Mỗi kênh OTA có cơ cấu chi phí hoa hồng và chính sách riêng biệt mà chủ cơ sở lưu trú cần hiểu rõ trước khi quyết định tham gia. Hoa hồng dao động theo kênh và khu vực, cần theo dõi các chương trình ưu tiên hiển thị đổi hoa hồng/khuyến mãi. Chính sách hủy, đặt cọc, thanh toán trước ảnh hưởng trực tiếp tỉ lệ hủy và dòng tiền.

Độ phủ thị trường và đối tượng khách hàng của từng kênh OTA cũng cần được đánh giá kỹ lưỡng. Một số nền tảng có thế mạnh ở thị trường quốc tế, trong khi một số khác lại chiếm ưu thế tại thị trường nội địa. Việc hiểu rõ điều này giúp chủ cơ sở lưu trú nên chọn kênh OTA nào phù hợp với chiến lược mở rộng thị trường của mình.

Yêu cầu về nội dung, hình ảnh và tiện ích của từng kênh OTA khác nhau đáng kể. Mỗi kênh có format khác nhau về mô tả, danh mục tiện ích, số ảnh tối ưu, chuẩn SEO theo từ khóa của khách. Công cụ hỗ trợ và tính năng quản lý như app quản lý di động, công cụ khuyến mãi, hỗ trợ API với Channel Manager cũng cần được xem xét kỹ lưỡng.

Khi kinh doanh đa kênh OTA: Chủ cơ sở cần chuẩn bị gì về công cụ quản lý?

Thách thức khi quản lý kết hợp kênh OTA thủ công

Quản lý kết hợp kênh OTA bằng phương pháp thủ công giống như việc điều khiển nhiều chiếc xe cùng một lúc - đòi hỏi sự tập trung cao độ và rất dễ xảy ra sai sót. Nguy cơ trùng lặp đặt phòng (overbooking) là mối lo lớn nhất khi thông tin về tình trạng phòng trống không được cập nhật đồng bộ giữa các kênh OTA phổ biến.

Cập nhật thủ công dễ lệch vài phút - đủ để phát sinh double booking trong giờ cao điểm. Bỏ sót booking do email/điện thoại bận, đặc biệt khi có nhiều tài khoản, cũng là vấn đề thường gặp. Mất thời gian cập nhật giá và phòng trống trên từng kênh là thách thức khác - mỗi thay đổi về giá/khuyến mãi phải thao tác lặp lại, mất hàng giờ mỗi tuần với rủi ro sai sót cao.

Khó khăn trong việc đồng bộ thông tin và chính sách cũng rất đáng lo ngại. Nội dung, hình ảnh, tiện ích, chính sách hủy không thống nhất sẽ giảm điểm hiển thị và độ tin cậy. Đặc biệt, thiếu dữ liệu tổng thể để ra quyết định chiến lược kết hợp kênh là một hạn chế lớn - không nhìn được KPI theo kênh như ADR, Occupancy, CPA, tỉ lệ hủy, tỉ lệ chuyển đổi dẫn đến quyết định "cảm tính".

Giải pháp tối ưu: Hệ thống quản lý kênh và PMS

Channel Manager đóng vai trò cầu nối đa kênh, đồng bộ tồn kho, giá, đặt phòng thời gian thực giữa PMS và các kênh OTA. Thiết lập phân bổ phòng theo kênh, theo ngày và kiểm soát parity rate thông minh giúp tối ưu hóa hiệu quả phân phối.

PMS (Property Management System) bổ sung cho Channel Manager bằng cách quản lý toàn diện vận hành - từ check-in/out, housekeeping, hóa đơn, khách lưu trú, phân quyền nhân sự. Kết hợp Channel Manager để đóng mở phòng, điều chỉnh giá theo tình trạng công suất tức thời tạo thành một hệ sinh thái quản lý hoàn chỉnh.

GoHost CMS – Nền tảng tự động hóa và tối ưu kết hợp kênh OTA cho bạn

GoHost CMS (Channel Management System) được thiết kế đặc biệt để giải quyết mọi thách thức trong việc kết hợp kênh OTA một cách thông minh và hiệu quả. Đồng bộ hóa đặt phòng và giá tức thì trên tất cả các kênh OTA phổ biến giúp loại bỏ hoàn toàn nguy cơ overbooking và đảm bảo thông tin luôn chính xác, cập nhật.

Kết nối trực tiếp với hơn 50 kênh OTA phổ biến như Booking.com, Agoda, Expedia, Traveloka, Airbnb với cập nhật 2 chiều theo thời gian thực. Quản lý tập trung mọi thông tin khách hàng và đặt phòng thông qua một bảng điều khiển duy nhất cho giá, tình trạng phòng trống, chương trình khuyến mãi, chính sách kênh. 

Báo cáo doanh thu và hiệu suất kênh minh bạch với các KPI: Giá phòng trung bình, Doanh thu phòng (RevPAR), Tỷ lệ lấp đầy, Tỷ lệ hủy, Chi phí/đơn (CPA), Tỷ lệ chuyển đổi. Dữ liệu so sánh theo thời gian và mùa vụ giúp tối ưu ngân sách, công suất và doanh thu OTA.

Quy trình được tự động hóa: đóng/mở phòng tự động, đồng bộ giá tự động, điều chỉnh giá theo kế hoạch, gửi email tự động, tối ưu quá trình check-in, check-out. Nhờ đó, bạn tiết kiệm thời gian, nhân lực và tập trung vào chiến lược kênh thay vì công việc hành chính.

Kết luận: Hành trình tối ưu kênh OTA bắt đầu từ sự chuẩn bị

Hiểu rõ kết hợp kênh OTA và xây dựng chiến lược rõ ràng là nền tảng để thành công trong ngành lưu trú cạnh tranh. Đây không chỉ là sử dụng nhiều kênh, mà là quản trị dữ liệu, giá và tình trạng phòng để tối ưu doanh thu. Việc chọn kênh OTA cảm tính dễ lãng phí nguồn lực và gây hại cho kinh doanh. Bạn cần dựa trên sản phẩm, khách hàng mục tiêu, thị trường và đặc thù từng kênh.

Giải pháp như GoHost CMS giúp bạn quản lý đa kênh thông minh: đồng bộ tức thì, báo cáo minh bạch, tự động hóa giá và tình trạng phòng, tăng công suất và lợi nhuận bền vững. Với GoHost, quản lý OTA trở thành lợi thế cạnh tranh chứ không còn là thách thức.

Sẵn sàng tối ưu doanh thu OTA? Khám phá và sử dụng GoHost 30 ngày miễn phí ngay hôm nay!

Đăng ký sử dụng tại đây.