Giải mã cơ chế đồng bộ lịch đặt phòng các kênh OTA phổ biến

Cùng GoHost giải mã cơ chế đồng bộ lịch đặt phòng các kênh OTA như Airbnb, Booking.com,... thông qua công nghệ iCal, API và CMS (Channel Management Systems).

Giới thiệu

Xu hướng du lịch tăng trưởng liên tục cũng là lúc thế giới chứng kiến sự phát triển vượt bậc của các dịch vụ lưu trú. Một cá nhân có thể sở hữu nhiều căn hộ cùng lúc, con số này thậm chí còn có thể lên đến 50 - 60 căn hộ. Việc quản lý lịch đặt phòng giữa các kênh OTA (Online Travel Agencies) như Airbnb, Booking.com, Agoda,... đã trở thành một thách thức đối với chủ khách sạn, homestay, căn hộ và villa.

Việc đồng bộ là vô cùng quan trọng, vì nó giúp các chủ nhà quản lý lịch đặt phòng giữa các kênh dễ dàng hơn, từ đó hạn chế tình trạng overbooking (đặt phòng trùng lịch).

Hãy cùng GoHost hiểu rõ cách đồng bộ lịch đặt phòng trên các kênh OTA phổ biến như Airbnb, Booking.com, Agoda, v.v.v và công nghệ được sử dụng cho quá trình này.

Đồng bộ lịch đặt phòng là nhu cầu tất yếu

Lựa chọn kinh doanh trên nhiều kênh OTA để gia tăng khả năng bán phòng cho chỗ ở của mình, đồng nghĩa với việc Host đối diện với hàng loạt khó khăn trong việc quản lý lịch đặt phòng trên các nền tảng này. Việc đồng bộ lịch đặt phòng là một quá trình giúp đảm bảo rằng lịch đặt phòng trên các kênh này được cập nhật tự động và đồng bộ với nhau. Từ đó, tránh được tình trạng trùng lịch booking.

Hạn chế tối đa trùng lịch đặt phòng (overbooking)

Overbooking thường được gọi là đặt phòng quá số lượng, trùng lịch đặt phòng,... Đây là tình trạng khi có hơn 2 khách hàng đặt cùng một phòng của đơn vị lưu trú vào cùng một thời điểm.

Việc overbooking thường xuất phát từ việc host không quản lý tốt các kênh OTA, dẫn đến khi có khách đặt phòng tại nền tảng A, host không kịp cập nhật và khóa phòng đó trên nền tảng B, dẫn đến có nhiều khách đặt chung 1 phòng cùng lúc.

Việc trùng lịch booking là điều tối kị mà các host nên hạn chế nhiều nhất trong quá trình kinh doanh. Mỗi lượt overbooking, host thường phải liên hệ khách để xin khách hủy booking. Mặc dù đã nhận được hoàn tiền phòng, tuy nhiên, hình ảnh của cơ sở lưu trú đó đã xấu đi phần nào trong mắt khách hàng. Nhiều khách hàng khó tính hơn có thể sẽ để lại đánh giá xấu trên Google Review hoặc Facebook, dẫn đến nhiều hệ lụy khó khắc phục sau này.

Bên cạnh đó, overbooking cũng dẫn đến nguy cơ bị khóa listing, khóa tài khoản,... trên các nền tảng OTA. Mặc dù mỗi kênh đều có chính sách hỗ trợ hủy booking của khách, tuy nhiên, nếu tình trạng này xảy ra liên tục, tài khoản của host có thể bị khóa bất cứ lúc nào. Lúc này, host sẽ tốn rất nhiều chi phí, thời gian và công sức chỉ để khôi phục lại tài khoản ấy.

Tiết kiệm thời gian quản lý

Thay vì bấm vào từng kênh để kiểm tra, việc quản lý lịch đặt phòng sẽ dễ dàng hơn nếu bạn có thể xem chúng cùng lúc, không cần chuyển qua lại liên tục giữa các tab hay phải ghi từng lịch đặt phòng xuống sổ tay.

Vì vậy, việc đồng bộ lịch sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả trong quản lý đặt phòng.

iCal và API: công nghệ đồng bộ lịch phổ biến hiện nay

Có 2 cách đồng bộ lịch phổ biến nhất hiện nay, đó là đồng bộ qua iCal và đồng bộ sử dụng API.

Giải mã iCal và API

Cơ chế đồng bộ thông qua iCal sử dụng một định dạng lịch để chia sẻ thông tin lịch đặt phòng. Bạn có thể tạo các liên kết iCal từ các danh sách hoặc phòng và sao chép chúng vào các kênh OTA. Cơ chế này đơn giản và không đòi hỏi kiến thức kỹ thuật phức tạp.

Cơ chế đồng bộ bằng API là cách sử dụng API được cung cấp bởi các nền tảng OTA để kết nối trực tiếp vào hệ thống của họ. Điều này cho phép chúng ta truy cập và cập nhật dữ liệu lịch đặt phòng theo thời gian thực (real-time).

Khái niệm iCal

iCal, hay còn gọi là iCalendar, là một định dạng tệp tin chuẩn được sử dụng để lưu trữ và chia sẻ thông tin lịch. Định dạng này được phát triển bởi IETF và thường có phần đuôi của file là .ics. iCal được thiết kế để dễ dàng chia sẻ giữa các ứng dụng lịch khác nhau, giúp người dùng có thể đồng bộ hóa lịch trình của mình trên nhiều nền tảng và thiết bị.

File .ics và Cách Hoạt Động

File .ics chứa thông tin về các sự kiện trong lịch, bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc, mô tả sự kiện, địa điểm, và thông tin khác. Khi một đặt phòng được thực hiện trên một kênh, thông tin về đặt phòng đó sẽ được cập nhật vào file .ics. File này sau đó được tự động cập nhật trên các kênh OTA khác thông qua liên kết iCal, giúp đảm bảo rằng thông tin về tình trạng phòng luôn chính xác và cập nhật.

Ví dụ về File .ics

Dưới đây là một ví dụ đơn giản về nội dung của file .ics:

  BEGIN:VCALENDAR
  

Trong ví dụ này, BEGIN:VCALENDAR và END:VCALENDAR đánh dấu khởi đầu và kết thúc của tệp lịch. BEGIN:VEVENT và END:VEVENT bao bọc thông tin về một sự kiện cụ thể, trong trường hợp này là một đặt phòng. DTSTART và DTEND chỉ thời gian bắt đầu và kết thúc của sự kiện, SUMMARY và DESCRIPTION cung cấp thông tin chi tiết về sự kiện, và LOCATION chỉ địa điểm của đặt phòng.

Khái Niệm Đồng Bộ Lịch Qua API

Đồng bộ lịch qua API (Application Programming Interface) là quá trình sử dụng các API để tự động hóa việc cập nhật và đồng bộ hóa lịch giữa các hệ thống khác nhau. Trong ngành du lịch và đặt phòng, việc này giúp đảm bảo thông tin về tình trạng phòng trống hoặc đã đặt được cập nhật liên tục và chính xác trên các nền tảng như website cá nhân và các kênh OTA như Airbnb.

So sánh iCal và API

Cơ chế đồng bộ bằng API thường mang lại tính linh hoạt và ổn định cao hơn, cho phép bạn cập nhật lịch đặt phòng theo thời gian thực. Tuy nhiên, nó thường phức tạp hơn và gần như không khả thi để tự triển khai, vì hầu hết các nền tảng OTA không cung cấp API cho cá nhân hoặc chủ nhà đơn lẻ. Để sử dụng cơ chế đồng bộ qua API, chủ nhà thường phải sử dụng các phần mềm CMS (Channel Management Systems) thông qua bên thứ ba; và tất nhiên là sẽ có mất phí.

Trong khi đó, cơ chế đồng bộ bằng iCal đơn giản hơn vì bạn chỉ cần tạo và sao chép liên kết iCal. Tuy nhiên, nó thường cập nhật theo chu kỳ hoặc khi bạn thực hiện thao tác "Yêu cầu cập nhật".

Khi xem xét sự khác biệt giữa các chủ nhà sử dụng iCal và phần mềm CMS, bạn sẽ nhận thấy tại sao một số chủ nhà lựa chọn cách làm này trong khi những người khác chọn cách làm khác. Đối với ngành công nghiệp lưu trú, việc bán đa kênh là một phần không thể thiếu, và trong quá trình này, tránh overbooking và quản lý lịch đặt phòng hiệu quả là hai thách thức quan trọng. Đây là những lý do tại sao công nghệ đồng bộ hóa lịch ngày càng trở nên quan trọng và phổ biến.

Cách đồng bộ lịch Airbnb sử dụng iCal

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Airbnb của bạn.

• Bước 2: Truy cập vào phần Calendar ➝ sau đó bấm vào Listing mà bạn muốn đồng bộ lịch

• Bước 3: Chọn Availability

• Bước 4: Sau đó kéo xuống phần chọn Calendar Sync

• Bước 5: Calendar Import ➝ Có nghĩa là bạn sẽ đồng bộ lịch từ một bên khác qua Airbnb.

  Ở đây bạn chỉ cần copy link .ics từ nền tảng khác và dán vào ô Calendar URL; sau đó đặt tên cho lịch để tiện ghi nhớ.

• Bước 6: Calendar Export ➝ Có nghĩa là bạn sẽ đồng bộ lịch từ Airbnb qua một bên khác.

  Ở đây, bạn chỉ cần copy link lịch, sau đó làm tương tự như Bước 4 nhưng ở trên nền tảng khác.

➝ Bạn có thể thực hiện thao tác tương tự cho các nền tảng khác.

Sử dụng phần mềm Quản lý lịch đặt phòng CMS (Channel Management Systems)

CMS (Channel Management Systems) là một công cụ hoặc hệ thống phần mềm thứ ba giúp quản lý và đồng bộ hóa thông tin về đặt phòng trên nhiều kênh trực tuyến khác nhau, như các trang web đặt phòng khách sạn, ứng dụng di động, hoặc OTA (Online Travel Agencies). CMS giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả thông tin và tình trạng đặt phòng trên các nền tảng.

Các phần mềm phổ biến dùng để đồng bộ hóa lịch đặt phòng có thể kể đến như: myallocator, Beds24, ...

Ưu điểm của hệ thống CMS

CMS là giải pháp phổ biến mà nhiều host đang dùng hiện tại bởi những ưu điểm vượt trội của nó, cụ thể: sử dụng phần mềm CMS vô cùng nhanh chóng và tự động, việc đồng bộ được thực hiện là theo thời gian thực (real-time). Bên cạnh đó, CMS giúp host tiết kiệm thời gian bằng cách quản lý tất cả thông tin trên một nền tảng duy nhất.

Nhược điểm của hệ thống CMS

Vừa thừa vừa thiếu tính năng

Tuy nhiên, các hệ thống CMS lại có nhược điểm rất lớn chính là chưa phù hợp với đặc thù và cách các chủ nhà đang vận hành tại thị trường Việt Nam.

Hầu hết các CMS hiện tại đều thuộc sở hữu của các công ty nước ngoài và tuân thủ theo cách vận hành trên thế giới. Khi gia nhập thị trường Việt Nam, các CMS trên chưa kịp cập nhật với tình hình kinh doanh thực tế tại đây, dẫn đến có quá nhiều tính năng dư thừa mà hầu hết các host tại Việt Nam không sử dụng đến.

Ngược lại, các hệ thống CMS hiện tại lại thiếu đi những tính năng quan trọng giúp tối ưu hóa việc quản lý và vận hành của chủ nhà. Vì vậy, để sử dụng các ứng dụng này, nhiều chủ nhà mất rất nhiều thời gian để thay đổi quy trình cho phù hợp với phần mềm. Điều này đặc biệt khó đối với những chủ nhà không chuyên về công nghệ, bởi họ cần hiểu rõ quy trình hoạt động đằng sau để thực hiện tùy chỉnh. Thực tế, nhiều chủ nhà chỉ sử dụng tính năng đồng bộ lịch của CMS để tránh overbooking.

Quá trình đặt phòng không xuyên suốt

Thời gian gần đây, xu hướng Direct Booking - Đặt phòng trực tiếp đã phát triển mạnh mẽ và nhiều chủ nhà đang thúc đẩy sự phát triển này bằng việc xây dựng các trang web riêng cho những căn nhà của họ.

Mặc dù phát triển các dịch vụ tạo website đi kèm có tích hợp hệ thống CMS, các website này lại không tạo ra được trải nghiệm đặt phòng xuyên suốt cho các khách hàng. Cụ thể, hãy tưởng tượng việc đặt phòng của bạn diễn ra qua các bước sau:

Bước 1. Truy cập website chỗ lưu trú và so sánh các phòng tại đây.

Bước 2. Nhấn “Đặt phòng” tại trang của phòng mà bạn ưng ý nhất.

Bước 3. Website chuyển hướng sang website đặt phòng.

Bước 4. “Cố” tìm lại phòng mình vừa ưng ý, hoặc so sánh và chọn phòng lại từ đầu.

Có thể thấy, việc xem phòng diễn ra trên website chính thức của cơ sở kinh doanh, nhưng quá trình đặt phòng lại diễn ra tại một website khác riêng biệt. Hơn hết, lúc này người dùng phải tìm cách “cố” nhớ xem đâu là phòng mà mình thích, hoặc mò mẫm và so sánh các phòng lại từ đầu. Điều này khiến việc đặt phòng trở nên rườm rà, tốn thời gian và tạo trải nghiệm xấu trong tâm trí khách hàng.

Tạo website có sẵn chức năng đồng bộ tự động

Xu hướng Direct Booking - Đặt phòng trực tiếp đã phát triển mạnh mẽ và nhiều chủ nhà đang thúc đẩy sự phát triển này bằng việc xây dựng các trang web riêng cho những căn nhà của họ. Một trong những yếu tố quan trọng nhất khi tạo một trang web như vậy là tính năng đồng bộ lịch tự động. Điều này đảm bảo rằng các phòng trống luôn được cập nhật đồng thời trên nhiều nền tảng khác nhau, giúp quản lý đặt phòng trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Phương án này phù hợp với host nào muốn tạo website mới để branding - xây dựng hình ảnh thương hiệu chỉn chu nhất đến khách hàng của mình.

GoHost tự hào là nền tảng tạo trang web Đặt Phòng Trực Tiếp (Direct Booking) cho kinh doanh Khách Sạn - Homestay - Airbnb đơn giản và dễ dàng với chi phí thấp.

• Tạo website dễ dàng, giao diện thân thiện

• Tiết kiệm và giảm phụ thuộc vào OTA

• Website đồng bộ lịch đặt phòng với Booking.com, Airbnb, và các kênh OTA khác.

• Xây dựng thương hiệu riêng

Xây dựng website với tính năng tự động đồng bộ lịch là giải pháp lý tưởng cho những chủ nhà muốn phát triển trang web mới nhằm mục đích branding - tạo dựng và nâng cao hình ảnh thương hiệu của mình. Đồng thời, họ cũng cần tính năng này để đảm bảo thông tin về lịch đặt phòng luôn được cập nhật và nhất quán giữa trang web của họ và các kênh OTA khác.

Quá trình khách hàng đặt phòng trên website được tạo bởi GoHost liền mạch, từ bước so sánh và cân nhắc các phòng đến khi đặt phòng thành công hoàn toàn diễn ra trên cùng một website.

Bên cạnh đó, GoHost đồng hành cùng bạn tìm kiếm giải pháp tốt nhất cho website khách sạn - homestay - villa của bạn: từ việc liên tục cập nhật những tính năng mới một cách linh hoạt và nhanh chóng, đến việc tư vấn chiến lược xây dựng hình ảnh chỗ ở chỉn chu và gần gũi trong tâm trí khách hàng.

Sở hữu website tự đồng bộ hóa lịch đặt phòng ngay hôm nay cùng GoHost!

Bạn có thể xem Demo ứng dụng được triển khai thực tế:

Xem Demo

Tham khảo website một số khách hàng đã triển khai:

🖼️ Đây có thể là website của bạn sau 24h ^^

Những hình ảnh dưới đây là kết quả thực sự từ những chủ nhà đã lựa chọn GoHost. Cùng khám phá ngay!