Top 5 phần mềm quản lý khách sạn, homestay hiệu quả nhất 2025 (Đánh giá chi tiết)

Việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn và phần mềm quản lý homestay đã trở thành yếu tố bắt buộc đối với các chủ cơ sở lưu trú muốn ngăn ngừa thất thoát, kiểm soát vận hành và nâng cao lợi thế cạnh tranh. Đặc biệt, với những homestay và khách sạn quy mô nhỏ và vừa, lựa chọn một giải pháp phù hợp sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tối ưu hiệu quả kinh doanh.

Bài viết dưới đây sẽ đánh giá chi tiết 5 phần mềm quản lý phổ biến nhất năm 2025, giúp bạn dễ dàng lựa chọn công cụ phù hợp với nhu cầu thực tế.

Tầm quan trọng của việc lựa chọn phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh

Không phải phần mềm nào cũng thích hợp cho mọi loại hình lưu trú. Sự khác biệt về quy mô, đặc thù sản phẩm và phương thức kinh doanh khiến mỗi homestay hay khách sạn cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi triển khai. Một lựa chọn không phù hợp có thể làm tăng chi phí, phức tạp hóa quy trình hoặc bỏ sót những tính năng thiết yếu.

Những yếu tố khi lựa chọn phần mềm quản lý:

• Tính phù hợp quy mô: Homestay 10 phòng sẽ có nhu cầu và cách vận hành khác với khách sạn 50 phòng hay chuỗi căn hộ dịch vụ.

• Tính năng cần thiết: Không phải phần mềm nào cũng đồng bộ OTA, quản lý đa kênh hay có giao diện lịch đặt phòng trực quan.

• Khả năng thích ứng: Nên chọn phần mềm cho phép mở rộng, nâng cấp hoặc điều chỉnh tính năng khi bạn phát triển quy mô.

• Chi phí và dịch vụ hỗ trợ: Giá cả cần hợp lý so với quy mô, đồng thời phải có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, dễ liên lạc.

• Tính minh bạch và bảo mật: Dữ liệu lưu trú, doanh thu, khách hàng cần được bảo vệ và phân quyền rõ ràng cho từng vị trí nhân sự.

Một phần mềm phù hợp sẽ giúp bạn kiểm soát toàn bộ hoạt động từ xa, tối ưu doanh thu, giảm thiểu rủi ro và đem lại trải nghiệm nhất quán cho khách hàng.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn, homestay

• Giao diện dễ sử dụng: Thiết kế trực quan, thao tác nhanh, ít thao tác phức tạp, giúp chủ và nhân viên quen thuộc chỉ sau vài buổi hướng dẫn.

• Kết nối và đồng bộ đa kênh: Khả năng quản lý đặt phòng, tin nhắn và trạng thái phòng trên nhiều OTA hoặc website chỉ qua một nền tảng duy nhất.

• Giao diện lịch đặt phòng: Lịch dạng kéo-thả, dễ theo dõi, cập nhật và sắp xếp phòng, tránh nhầm lẫn hoặc bỏ sót booking.

• Tính năng phân quyền: Chia quyền truy cập, thao tác cho từng bộ phận (lễ tân, quản lý, kế toán…) để đảm bảo bảo mật và kiểm soát nội bộ.

• Báo cáo và phân tích: Có hệ thống báo cáo chi tiết về doanh thu, công suất phòng, hiệu quả từng kênh bán… hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.

• Hỗ trợ đa thiết bị (web, mobile): Dễ dàng quản lý mọi lúc mọi nơi.

• Chi phí linh hoạt: Gói cước phù hợp với quy mô, không phát sinh chi phí ẩn.

• Hỗ trợ kỹ thuật: Đội ngũ tư vấn, xử lý sự cố nhanh, tận tình, dễ liên hệ.

Review chi tiết 5 phần mềm quản lý khách sạn và homestay hàng đầu năm 2025

1. Kiotviet hotel

Tính năng nổi bật:

• Quản lý sơ đồ phòng trực quan, đặt phòng, trả phòng, đổi phòng

• Quản lý dịch vụ cộng thêm (nhà hàng, minibar)

• Giao diện lịch đặt phòng cơ bản, trực quan

• Báo cáo doanh thu, hiệu quả hoạt động

• Phân quyền nhân sự theo vai trò

Ưu điểm – Nhược điểm:

• Ưu điểm: Dễ sử dụng, tích hợp nhanh với hệ sinh thái Kiotviet, phí hợp lý với cơ sở nhỏ.

• Nhược điểm: Kết nối OTA còn hạn chế (thông qua bên thứ ba), báo cáo chưa sâu, lịch phòng chưa hỗ trợ kéo-thả nâng cao.

Đối tượng phù hợp: Nhà nghỉ, khách sạn nhỏ ưu tiên vận hành truyền thống, lượng booking trực tiếp chiếm đa số.

2. Ezcloud

Tính năng nổi bật:

• Quản lý đặt phòng, lịch phòng, giá theo mùa

• Channel Manager kết nối nhiều OTA lớn

• Báo cáo doanh thu, công suất phòng, phân tích nguồn khách

• Giao diện lịch đặt phòng dạng bảng, hỗ trợ kéo-thả

Ưu điểm – Nhược điểm:

• Ưu điểm: Tính năng OTA mạnh, phù hợp khách sạn vừa, giao diện tiếng Việt rõ ràng, hỗ trợ tốt.

• Nhược điểm: Chi phí cao hơn trung bình, giao diện mobile chưa tối ưu, cập nhật tính năng mới chậm, thiếu tính năng phân quyền, nhiều tính năng dư thừa, không cần thiết cho quy nhỏ và vừa.

Đối tượng phù hợp: Khách sạn, homestay 15-50 phòng, có nhu cầu quản lý OTA mạnh mẽ, cần nhiều báo cáo phân tích.

3. GoHost – giải pháp quản lý toàn diện cho khách sạn và homestay

Tính năng nổi bật:

• Kết nối OTA tự động: Đồng bộ lịch trống, giá phòng trên nhiều kênh như Agoda, Booking.com, Airbnb…

• Tin nhắn đa kênh: Tập trung tất cả tin nhắn khách đặt phòng từ nhiều OTA về một nền tảng duy nhất, trả lời và theo dõi lịch sử trao đổi dễ dàng.

• Giao diện lịch đặt phòng: Dạng kéo-thả, trực quan, dễ theo dõi trạng thái phòng, cập nhật nhanh chóng các thay đổi.

• Phân quyền chi tiết: Dễ dàng cài đặt quyền cho từng chức năng (check-in, báo cáo, quản lý giá…)

• Báo cáo chi tiết: Tổng hợp doanh thu, công suất phòng, hiệu quả từng kênh, xuất dữ liệu dễ dàng cho kế toán.

• Hỗ trợ đa thiết bị: Web và app mobile, thao tác mượt trên điện thoại.

Ưu điểm – Nhược điểm:

• Ưu điểm: Giá tốt nhất, giao diện thân thiện, thiết lập ban đầu dễ dàng kể cả cho chủ homestay không rành kỹ thuật; Hỗ trợ kỹ thuật tận tình; Quản lý tập trung đa kênh, tiết kiệm thời gian.

• Nhược điểm: Một số tính năng nâng cao (như định giá tự động) đang được phát triển; Chưa tích hợp khóa từ.

Lý do nổi bật: GoHost giải quyết bài toán đồng bộ lịch, tập trung tin nhắn, phân quyền rõ ràng và tối ưu thao tác quản lý trên giao diện lịch phòng trực quan.

4. Hotel link solution

Tính năng nổi bật:

• Channel Manager mạnh, kết nối hàng trăm OTA

• Báo cáo phân tích doanh thu, nguồn khách, công suất phòng

• Giao diện lịch phòng dạng bảng

• Phân quyền, kiểm soát tác vụ nhân viên

• Quản lý giá, khuyến mãi, website khách sạn

Ưu điểm – Nhược điểm:

• Ưu điểm: Kết nối OTA mạnh, phù hợp khách sạn lớn, nhiều chi nhánh; Báo cáo chuyên sâu.

• Nhược điểm: Chi phí cao, giao diện tương đối phức tạp, tính năng quản lý vận hành vẫn còn hạn chế nếu so với GoHost hay Ezcloud

Đối tượng phù hợp: Khách sạn, resort lớn, hướng đến khách quốc tế và cần quản lý đa kênh chuyên sâu.

5. Bluejay pms

Tính năng nổi bật:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

• Chatbot tự động trả lời khách

• Quản lý lịch phòng, báo cáo hoạt động

• Phân quyền nhân viên theo vị trí

• Báo cáo doanh thu, công suất cơ bản

Ưu điểm – Nhược điểm:

• Ưu điểm: Trải nghiệm di động tốt, giao diện đẹp, chi phí cạnh tranh.

• Nhược điểm: Độ ổn định cần kiểm chứng thêm, tính năng báo cáo và phân quyền chưa sâu.

Đối tượng phù hợp: Homestay, khách sạn nhỏ muốn thử nghiệm công nghệ mới, ưu tiên quản lý qua di động.

So sánh các phần mềm quản lý khách sạn, homestay phổ biến 2025

Kết luận

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn hay phần mềm quản lý homestay giờ đây không chỉ là xu thế mà là yếu tố bắt buộc nếu bạn muốn kinh doanh hiệu quả, tránh thất thoát và phát triển bền vững. Mỗi phần mềm có điểm mạnh riêng; tuy nhiên, GoHost có lợi thế về giá, hỗ trợ rất tốt và giao diện dễ sử dụng (đặt biệt ứng dụng di động); là giải pháp tối ưu nhờ sự tập trung vào tự động hóa, quản lý đa kênh và giao diện trực quan.