OTA là gì? Vai trò của các kênh bán phòng trực tuyến trong ngành lưu trú

Theo thống kê gần đây, hơn 85% du khách tại Việt Nam hiện sử dụng các nền tảng trực tuyến để tìm kiếm và đặt phòng lưu trú. Xu hướng này không chỉ là một làn sóng tạm thời mà đã trở thành tiêu chuẩn mới của ngành.

Trong bối cảnh này, việc hiểu rõ OTA là gì và cách thức hoạt động của các kênh OTA trở thành yếu tố quyết định sự thành công của các chủ homestay, khách sạn quy mô nhỏ và vừa. Đặc biệt, những cơ sở lưu trú từ 10-50 phòng với doanh thu từ 60-500 triệu đồng mỗi tháng cần nắm vững kiến thức về travel online agency để không chỉ tối ưu hóa doanh thu mà còn vượt qua thách thức lớn nhất: quản lý và đồng bộ hóa dữ liệu từ nhiều kênh cùng lúc.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu sâu về thế giới OTA, từ khái niệm cơ bản đến các chiến lược thực tiễn để khai thác hiệu quả các nền tảng như Booking.com, Agoda, Airbnb và Traveloka, đồng thời khám phá cách GoHost có thể trở thành giải pháp toàn diện cho những thách thức này.

OTA là gì và tại sao quan trọng với ngành lưu trú?

Online Travel Agency (OTA) - hay đại lý du lịch trực tuyến - là những nền tảng công nghệ cho phép khách hàng tìm kiếm, so sánh và đặt các dịch vụ du lịch như phòng khách sạn, homestay, vé máy bay, tour du lịch thông qua website hoặc ứng dụng di động. Khác với các đại lý du lịch truyền thống có văn phòng vật lý, OTA hoạt động hoàn toàn trên môi trường số, kết nối hàng triệu khách du lịch với hàng trăm nghìn cơ sở lưu trú chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt, hãy so sánh OTA với các kênh bán phòng truyền thống. Trước đây, việc đặt phòng chủ yếu diễn ra qua điện thoại, email, walk-in tại quầy lễ tân, hoặc thông qua các đại lý du lịch địa phương. Những phương thức này có phạm vi tiếp cận hạn chế, phụ thuộc nhiều vào yếu tố địa lý và mạng lưới quan hệ cá nhân.

OTA đã thay đổi hoàn toàn cục diện này. Thay vì chỉ tiếp cận khách hàng trong phạm vi địa phương, các cơ sở lưu trú giờ đây có thể trưng bày sản phẩm trước hàng triệu lượt khách tiềm năng từ khắp nơi trên thế giới. Đây chính là lý do OTA được ví như "cánh tay nối dài" giúp các homestay và căn hộ dịch vụ tiếp cận khách toàn cầu.

Sức mạnh của OTA đến từ ba yếu tố chính. Thứ nhất là độ phủ toàn cầu - chỉ với vài thao tác, homestay của bạn có thể xuất hiện trước hàng triệu khách từ hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thổ. Thứ hai là tối ưu marketing - các OTA đầu tư mạnh vào quảng cáo, SEO, tiếp thị trên Google, Facebook, Instagram thay chủ nhà quảng bá chỗ nghỉ tới khách tiềm năng. Thứ ba là niềm tin và uy tín - khách hàng có xu hướng chọn đặt qua OTA vì có hệ thống đánh giá công khai, quy trình minh bạch, đảm bảo quyền lợi khi có sự cố phát sinh.

Các nền tảng OTA phổ biến và đặc điểm nổi bật

Các OTA được dùng phổ biến tại Việt Nam

Thị trường OTA tại Việt Nam hiện được thống trị bởi bốn nền tảng chính, mỗi nền tảng có những đặc điểm và lợi thế riêng biệt phù hợp với các phân khúc khách hàng khác nhau.

Booking.com là gã khổng lồ trong ngành OTA toàn cầu với hơn 1.5 triệu chỗ nghỉ được niêm yết. Tại Việt Nam, Booking.com chiếm thị phần lớn nhất trong phân khúc khách quốc tế và khách nội địa có thu nhập cao.

Agoda thuộc tập đoàn Booking Holdings, được thiết kế đặc biệt cho thị trường châu Á. Tại Việt Nam, Agoda có lượng khách nội địa và khách từ các nước Đông Nam Á, Đông Bắc Á rất lớn. Nền tảng này nổi tiếng với các chương trình khuyến mãi hấp dẫn và giao diện thân thiện với người dùng châu Á.

Airbnb mang đến mô hình hoàn toàn khác biệt, tập trung vào trải nghiệm "sống như người địa phương". Nền tảng này đặc biệt phù hợp với các homestay, căn hộ dịch vụ và các loại hình lưu trú độc đáo. Khách hàng của Airbnb thường là những người trẻ tuổi, thích khám phá và có xu hướng lưu trú dài ngày.

Traveloka là nền tảng OTA hàng đầu Đông Nam Á, có ưu thế lớn tại thị trường Việt Nam nhờ sự hiểu biết sâu sắc về văn hóa và thói quen tiêu dùng địa phương. Traveloka hỗ trợ tiếng Việt toàn diện và có các chương trình khuyến mãi phù hợp với túi tiền người Việt.

So sánh đặc điểm – ưu thế của từng nền tảng

Booking.com nổi bật với chính sách hủy phòng linh hoạt và hệ thống đánh giá khách hàng minh bạch. Nền tảng này cho phép khách hàng hủy phòng miễn phí đến 24-48 tiếng trước ngày nhận phòng, tạo sự an tâm cho khách khi đặt phòng.

Agoda có lợi thế về giá cả cạnh tranh và các chương trình loyalty hấp dẫn. Nền tảng này thường xuyên tổ chức các flash sale, deal of the day với mức giảm giá lên đến 50-70%, đồng thời có chương trình PointsMAX cho phép khách hàng tích điểm từ nhiều chương trình khách hàng thân thiết khác nhau.

Airbnb mang lại trải nghiệm cá nhân hóa cao với tính năng nhắn tin trực tiếp giữa host và guest. Điều này giúp chủ homestay có thể tư vấn, gợi ý về các hoạt động du lịch địa phương, tạo nên những trải nghiệm đáng nhớ cho khách.

Traveloka có ưu thế về thanh toán địa phương với hỗ trợ đầy đủ các phương thức thanh toán phổ biến tại Việt Nam như internet banking, ví điện tử, thanh toán tại cửa hàng tiện lợi.

📌 Tìm hiểu chuyên sâu:

• Cẩm nang Airbnb - Bí quyết trở thành Superhost

• Booking.com – Tối ưu từ A-Z cho chủ homestay

Lợi ích và thách thức khi hợp tác với OTA

Lợi ích

Việc hợp tác với các kênh OTA mang lại những lợi ích to lớn mà các chủ cơ sở lưu trú quy mô nhỏ và vừa khó có thể đạt được nếu chỉ dựa vào các kênh truyền thống.

• Tăng độ phủ thương hiệu và tiếp cận hàng triệu khách toàn cầu là lợi ích đầu tiên và quan trọng nhất. Một homestay nhỏ ở Đà Lạt có thể dễ dàng tiếp cận khách từ Singapore, Hàn Quốc, hay châu Âu thông qua Booking.com mà không cần đầu tư vào marketing quốc tế. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh du lịch Việt Nam đang mở cửa mạnh mẽ và thu hút ngày càng nhiều khách quốc tế.

• Tăng tỷ lệ lấp đầy phòng, đặc biệt trong mùa thấp điểm, là lợi ích thiết thực khác. Trong những tháng thấp điểm hoặc giữa tuần khi lượng khách walk-in thấp, các kênh OTA vẫn có thể mang về đặt phòng nhờ mạng lưới khách hàng rộng lớn và các chương trình khuyến mãi hấp dẫn. Nhiều chủ homestay chia sẻ rằng OTA giúp họ duy trì tỷ lệ lấp đầy ổn định quanh mức 70-80% ngay cả trong mùa thấp điểm.

• Hệ thống đặt phòng và thanh toán chuyên nghiệp, tiện lợi giúp chủ cơ sở lưu trú tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Thay vì phải xử lý từng giao dịch thủ công, trả lời email, xác nhận thanh toán, tất cả đều được tự động hóa thông qua hệ thống của OTA. Khách hàng có thể đặt phòng 24/7, thanh toán trực tuyến an toàn, và nhận xác nhận đặt phòng ngay lập tức.

Thách thức

Tuy nhiên, việc hợp tác với OTA cũng đi kèm với những thách thức mà các chủ cơ sở lưu trú cần cân nhắc kỹ lưỡng.

• Hoa hồng cao (15–20%) ảnh hưởng lợi nhuận là thách thức lớn nhất. Các kênh OTA thường thu hoa hồng từ 15-20% trên mỗi đặt phòng, con số này có thể lên đến 25% đối với một số chương trình khuyến mãi đặc biệt. Với tỷ lệ lợi nhuận vốn đã thấp của ngành lưu trú (thường chỉ 20-30%), việc trả hoa hồng cao cho OTA có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận cuối cùng.

• Phụ thuộc vào nền tảng về ranking và review là một rủi ro khác mà nhiều chủ cơ sở lưu trú không lường trước được. Thuật toán ranking của OTA có thể thay đổi bất cứ lúc nào, khiến listing của bạn xuống hạng và giảm visibility. Một đánh giá tiêu cực có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến tỷ lệ đặt phòng trong nhiều tháng.

• Khó kiểm soát đồng bộ giá và tình trạng phòng nếu quản lý thủ công là thách thức lớn nhất mà nhiều chủ cơ sở lưu trú gặp phải. Khi có nhiều kênh OTA, quản lý thủ công dễ dẫn đến trùng phòng, sai giá, đặt nhầm lịch, giảm trải nghiệm khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín trên các nền tảng.

Chiến lược tối ưu hóa listing trên OTA để thu hút khách hàng

Một listing nổi bật, chuyên nghiệp trên OTA là yếu tố quyết định để khách hàng lựa chọn chỗ nghỉ của bạn thay vì đối thủ cạnh tranh.

Tối ưu hóa nội dung và hình ảnh

Viết mô tả rõ ràng, làm nổi bật USP (Unique Selling Proposition) là bước đầu tiên quan trọng. Mô tả không chỉ đơn thuần liệt kê tiện nghi mà phải truyền tải được cảm xúc, không khí và những trải nghiệm độc đáo mà khách hàng sẽ nhận được. Hãy nhấn mạnh điểm khác biệt của bạn: vị trí đắc địa gần biển, view núi tuyệt đẹp, decor độc đáo, hay dịch vụ cá nhân hóa. Sử dụng ngôn ngữ hấp dẫn, ngắn gọn, và tích hợp tự nhiên các từ khóa liên quan để tăng khả năng hiển thị.

Sử dụng hình ảnh chất lượng cao, đúng chuẩn kích thước từng nền tảng là yếu tố quyết định hàng đầu. Các nghiên cứu cho thấy listing có hình ảnh chất lượng cao có tỷ lệ đặt phòng cao gấp 3-5 lần so với những listing có hình ảnh kém. Mỗi OTA có yêu cầu kỹ thuật khác nhau - Booking.com ưa chuộng hình ảnh có độ phân giải cao tối thiểu 1024x768 pixel, trong khi Airbnb khuyến khích sử dụng hình ảnh tỷ lệ 3:2 để hiển thị tối ưu trên mobile.

Quản lý giá và khuyến mãi linh hoạt

Thiết lập giá theo mùa, theo ngày lễ là chiến lược quan trọng để tối đa hóa doanh thu. Thay vì áp dụng một mức giá cố định quanh năm, hãy điều chỉnh giá theo nhiều yếu tố: mùa du lịch, sự kiện địa phương, ngày trong tuần, và mức độ cạnh tranh. Trong mùa cao điểm như Tết, lễ 30/4-1/5, giá phòng có thể tăng 200-300% mà vẫn đảm bảo tỷ lệ lấp đầy cao.

Tận dụng các chương trình ưu đãi của OTA như Deal of the Day, Smart Pricing, Flash Sale để tăng khả năng hiển thị và thu hút khách đặt phòng. Mặc dù có thể phải chấp nhận mức hoa hồng cao hơn hoặc giảm giá, nhưng bù lại, bạn sẽ được tăng cường visibility và tiếp cận lượng lớn khách hàng đang tìm kiếm ưu đãi.

Xây dựng và duy trì đánh giá tích cực

Phản hồi nhanh đánh giá là yếu tố quan trọng để duy trì uy tín trên OTA. Dù là đánh giá tích cực hay tiêu cực, việc phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp thể hiện sự quan tâm đến trải nghiệm khách hàng. Cảm ơn khách hàng với đánh giá tốt, giải thích và cam kết cải thiện với đánh giá tiêu cực.

Nâng cao trải nghiệm khách lưu trú để giữ rating cao là cách tốt nhất để có đánh giá tích cực. Đặt mình vào vị trí khách để cải thiện chất lượng dịch vụ - từ sự sạch sẽ tuyệt đối, tiện nghi đầy đủ, đến thái độ phục vụ thân thiện và khả năng hỗ trợ nhanh chóng khi có vấn đề.

GoHost giúp quản lý và đồng bộ hóa dữ liệu trên các OTA như thế nào

Nếu bạn vận hành 10-50 phòng và phải cập nhật giá, lịch phòng, khuyến mãi trên nhiều OTA cùng lúc, chắc chắn không ít lần gặp phải tình huống trùng lịch, sai giá, hoặc bỏ sót đơn đặt phòng. Đây là lúc GoHost phát huy sức mạnh của một nền tảng SaaS chuyên biệt cho ngành lưu trú nhỏ và vừa.

Đồng bộ đặt phòng từ nhiều kênh OTA

GoHost cung cấp hệ thống Channel Manager thông minh, kết nối trực tiếp với API của các OTA lớn. Khi có một booking mới từ bất kỳ kênh nào, hệ thống sẽ tự động cập nhật tình trạng phòng trên tất cả các kênh khác trong vòng chưa đến 30 giây.

Tránh trùng phòng, sai giá khi có nhiều kênh cùng lúc là ưu tiên hàng đầu. Hệ thống tự động xử lý các trường hợp phức tạp như booking bị hủy, thay đổi ngày lưu trú, hay gia hạn thời gian ở. Thay vì phải cập nhật thủ công trên từng nền tảng, chủ cơ sở lưu trú chỉ cần thao tác một lần trên dashboard của GoHost.

Tính năng này đặc biệt quan trọng đối với các cơ sở lưu trú có 10-50 phòng. Một khách sạn 30 phòng sử dụng 5 kênh OTA sẽ cần thực hiện 150 thao tác cập nhật mỗi ngày nếu làm thủ công - con số này giảm xuống còn 0 khi sử dụng GoHost.

Báo cáo hiệu suất kinh doanh từ các kênh OTA

GoHost tích hợp tất cả dữ liệu từ các OTA vào một dashboard thống nhất, cung cấp báo cáo chi tiết về nhiều chỉ số quan trọng.

Theo dõi tỷ lệ lấp đầy, doanh thu từ từng OTA giúp bạn hiểu rõ hiệu suất của từng kênh theo ngày, tuần, tháng hoặc năm. Hệ thống phân tích xu hướng booking, giúp xác định những kênh nào đang tăng trưởng mạnh, kênh nào đang suy giảm.

Kết luận

Các kênh OTA đã và đang trở thành "cánh tay nối dài" không thể thiếu trong chiến lược bán phòng hiện đại. Việc hiểu rõ OTA là gì, cách thức hoạt động và tận dụng hiệu quả các nền tảng này không chỉ giúp chủ homestay, khách sạn tăng doanh thu mà còn tối ưu hóa vận hành, nâng tầm thương hiệu trên thị trường đầy cạnh tranh.

Trong thời đại số, việc hợp tác với các travel online agency không còn là lựa chọn mà đã trở thành yếu tố bắt buộc để duy trì tính cạnh tranh. Tuy nhiên, để khai thác tối đa tiềm năng mà không vấp phải những thách thức như hoa hồng cao hay khó khăn đồng bộ hóa dữ liệu, việc trang bị giải pháp quản lý thông minh là điều kiện tiên quyết.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc đồng bộ lịch, quản lý giá, ưu đãi, hoặc chỉ đơn giản là muốn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và tối đa hóa lợi nhuận khi bán phòng qua nhiều OTA, hãy khám phá ngay tính năng quản lý OTA thông minh từ GoHost.

Đội ngũ GoHost luôn sẵn sàng đồng hành, giúp bạn giải pháp hóa mọi vấn đề, để kinh doanh lưu trú trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết. Hãy để GoHost trở thành đối tác tin cậy trên con đường phát triển bền vững trong ngành lưu trú đầy tiềm năng này.

Trải nghiệm miễn phí ngay tại GoHost.vn!